Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Составление плана и расписания для более сложных проектов

Диаграмма Ганта (Gantt Сhart) является очень полезным инструментом для анализа, планирования и управления сложных многоэтапных проектов. Эти диаграммы могут:

  • Помочь в определении задач и подзадач, которые необходимо выполнить
  • Помочь вам распределитьв все задачи
  • Помочь в составлении расписания и порядка выполнения данных задач
  • Помочь в планировании ресурсов, необходимых для завершения проекта
  • Помочь в работе с критическим путем развития проекта, когда его необходимо завершить к определенному сроку

В то время как сложные многозадачные проекты выполняются полным ходом, диаграммы Ганта помогают в наблюдении за соблюдением графика. Если график не соблюдается, то данные диаграммы позволяют вам с легкостью определить те действия, которые необходимо принять для восстановления нормального процесса.

Важным принципом планирования проекта является то, что некоторые действия зависят от выполнения других. К примеру, не самой лучшей идеей будет построение стен здания до того, как вы выстроите фундамент. Это зависимые действия, которые должны быть завершены в определенной последовательности, при этом каждый этап должен быть практически завершен до начала следующего. Мы можем также назвать данные действия 'последовательными'.

Непоследовательная работа не зависит от выполнения каких-либо других задач. Данные действия могут быть выполнены в любое время до или после наступления определенного этапа в проекте. Такие действия называются независимыми или "параллельными" задачами.

Для того, чтобы создать диаграмму Ганта, вам необходимо:

Шаг 1. Составить список всех действий/задач согласно плану

Для каждой задачи вам необходимо указать самую раннюю возможную дату старта, примерную длительность ее выполнения и указать, какая это задача – последовательная или параллельная. Если задача последовательная, то вам стоит указать этапы, от которых она зависит.

В верхней части листа диаграммной бумаги (используя карандаш и линейку) начертите дни, недели или месяцы для выполнения задания, следуя горизонтальной оси. Вертикальную ось можно использовать для указания всех заданий согласно порядку. Вам наверняка будет легче использовать электронную таблицу вместо диаграммной бумаги.

Шаг 2. Нанесите задания на ваш план

Далее перечислите все задания в первой колонке слева страницы, по вертикальной оси. Для того, чтобы сделать набросок диаграммы Ганта, вам необходимо нанести каждое задание на план, отобразив самую раннюю возможную дату старта. Нарисуйте каждое задание в виде горизонтального блока, при этом длина блока должна быть равна вашим предположениям по длительности выполнения данного задания. Над каждым блоком вам стоит указать примерное время выполнения данного задания. На данном этапе вам не стоит включать расписание – все, что вы делаете, это всего лишь набросок.

Шаг 3. Составьте расписание задач

Теперь на совершенно новом листе перерисуйте вашу диаграмму Ганта для того, чтобы составить расписание выполнения задач. Составление должно быть произведено таким образом, чтобы последовательные действия были отображены в определенной последовательности, - то есть "вырыть ямы", "выстроить фундамент", "начать строительство". Убедитесь в том, что данные зависимые действия не начинаются до того, как будут завершены те действия, от которых они зависят.

При возможности, распределите параллельные задания таким образом, чтобы они не пересекались и не мешали последовательной работе в критическом пути. При составлении расписания убедитесь в том, что вы рационально используете доступное время и ресурсы. Не полагайтесь чересчур на ресурсы и предусмотрите некоторое время на простои, перерасходы, задержки в доставках и т.д.

Как только вы нарисуете диаграмму Ганта, вы сможете увидеть время, необходимое на выполнение проекта. Ключевые шаги, обеспечивающие успех проекта должны теперь быть явно выражены.

На практике руководители проектов используют современное ПО в виде Microsoft Project для создания диаграмм Ганта. Данное программное обеспечение не только упрощает процесс вырисовывания диаграммы, но и позволяет вам с легкостью выполнить все последущие изменения в планах, а также предоставляет возможность мониторинга прогресса согласно плану. Электронные таблицы также могут быть использованы для создания простых и легкоизменяемых диаграмм без помощи Microsoft Project. Электронные таблицы с цветными диаграммами наиболее пригодны для простейших проектов.

Liz Cassidy

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.