Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Планирование проекта - пошаговая инструкция

Ключом к успешному проекту является планирование. Создание плана проекта - это первое, что вы должны сделать при старте любого проекта.

Зачастую планирование проектов игнорируется, и работа начинается как можно быстрее. Большинство просто не осознает  ценность планирования, заключающуюся в экономии времени, денег и избегании многих проблем.

Данная статья рассматривает простой практичный подход к планированию проекта. Ознакомившись с данной инструкцией, вы будете иметь стойкий подход к планированию, который вы сможете использовать в ваших проектах.

Шаг 1 - цели проекта

Проект считается успешным, если все нужды участников были выполнены. Участником может быть любой, кто напрямую или косвенно связан с проектом.

В качестве первого шага очень важно определить всех участников проекта. Не всегда легко определить всех участников, в частности тех, которые находятся под его косвенным влиянием. Примером участников могут быть:

  • Спонсор проекта
  • Клиент, который получит результаты работы
  • Пользователи производимого продукта
  • Руководитель проекта и проектная команда

Как только вы поймете, кто является участником, вашим следующим шагом будет определение их нужд. Лучшим способом будет проведение интервью. Уделите некоторое время созданию списка всех истинных нужд, приносящих выгоду. Зачастую участники рассказывают о своих нуждах, которые, тем не менее, не всегда относятся к делу и не сулят выгоду. Данные нужды могут быть записаны, но будут иметь низкие приоритеты.

Следующим шагом, после проведения интервью и создания списка нужд, будет расстановка приоритетов. Имея список приоритетов, вы можете составить набор целей, которые могут быть легко измеримы. Хорошей техникой выполнения этого будет рассмотрение целей по принципу "умных целей". Таким образом, у вас будет более четкое понятие того, что цель была достигнута.

Как только вы определили четкий набор целей, они должны быть записаны в плане проекта. Вам также стоит записать нужды и ожидания всех участников.

В этом заключается наиболее сложная часть составления плана проекта. Далее мы рассмотрим результаты проекта .

Шаг 2 - результаты проекта

Используя данные цели, определенные в шаге 1, создайте список того, что должен предоставить проект для достижения этих целей. Укажите, когда и как каждая из них должна быть предоставлена.

Добавьте данные результаты в план проекта, учитывая определенную дату. Более конкретные даты будут установлены во время составления графика, о чем речь пойдет далее.

Шаг 3 - график проекта

Создайте список действий, которые должны быть выполнены для создания каждого результата, определенного в шаге 2. Для каждого задания определите следующее:

  • Количество усилий (часов в день), необходимых для завершения задачи
  • Кто будет выполнять задачу

Как только вы установили количество усилий необходимых для каждого задания, вы можете вычислить количество усилий, необходимых для получения каждого результата и конкретную дату завершения. Обновите блок результатов в плане новыми конкретными датами.

На данном этапе планирования вы можете выбрать использование такого ПО, как Microsoft Project для создания графика проекта. В качестве альтернативы вы можете использовать множество различных доступных шаблонов. Туда вы сможете ввести все задачи, даты, ресурсы и результаты, а также всех, кто будет это выполнять.

Частой проблемой на данном этапе является то, срок завершения, исходящий от спонсора, не всегда соответствует вашим оценкам. Если вы своевременно поймете это, то вам стоит немедленно связаться со спонсором. У вас есть несколько вариантов:

  • Обговорить сроки (продлив проект)
  • Включить дополнительные ресурсы (увеличив затраты)
  • Уменьшить масштаб проекта (меньше функциональности)

Используйте график проекта для того, чтобы склонить спонсора к одному из вариантов.

Шаг 4 - поддерживающие планы

Данный раздел описывает планы, которые вы должны создать в качестве части процесса планирования. Они могут быть включены в план.

План использования людских ресурсов

Поименно определите людей и организации, а также лидера проекта. Для каждого из них опишите его роль и ответственность в проекте.

Далее опишите число и тип людей, которых необходимо включить в проект. Для каждого укажите дату начала его работы, установленную длительность проекта и метод, который вы будете использовать для получения результатов.

Создайте один общий документ обо всем этом.

План общения

Создайте документ, в котором будет отображено, кто должен быть осведомлен о проекте и как они будут получать данную информацию. Наиболее распространенным методом считаются недельные/месячные отчеты о прогрессе, описывающие развитие проекта, достигнутые контрольные точки и план работы на следующий период.

План управления рисками

Управление рисками - это важная часть процесса управления проектами. Хотя ее часто игнорируют, очень важно определить как можно больше рисков в вашем проекте и быть готовым ко всему.

Вот несколько примеров распространенных рисков проекта:

  • Слишком оптимистичная оценка затрат и времени
  • Слишком медленные обзоры и отзывы от клиентов
  • Неожиданное урезание бюджета
  • Нечеткие роли и ответственности
  • Вклад участников проекта не рассмотрен или их нужды не были поняты
  • Участники меняют требования после старта проекта
  • Участники добавляют новые требования после старта проекта
  • Плохой канал общения, приводящий в результате к непониманию, проблемам с качеством и переделке
  • Недостаток энтузиазма сотрудников

Риски могут быть отслежены при помощи простого журнала рисков. Добавьте каждый определенный риск в ваш журнал и опишите ваши предполагаемые действия в том случае, если он произойдет. Регулярно пересматривайте ваш журнал, при необходимости добавляя новые риски по мере их возникновения. Помните, что даже если игнорировать риски, от этого они всё равно никуда не исчезнут.

Если вы последуете всем этим шагам, то у вас будет отличный план проекта. Помните, что вам надо обновлять ваш план по мере прогресса проекта, а также измерять прогресс, сравнивая его с планом.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.