Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Правила избежания провала проектов

Ежегодно  тысячи проектов завершаются перерасходом бюджета, несоблюдением сроков и превышением масштабов. При этом каждый год руководители проектов спешат начать проекты,  не прилагая  усилий для определения проекта и планирования его выполнения. Уделяя  недостаточно внимания данным критическим компонентам, на самом деле они проваливают свои проекты еще до начала. Так как же руководители проектов могут эффективно выполнить план проекта, при этом уложиться в сроки и оправдать  все ожидания высшего руководства? Далее мы вам предоставим три простых, но критических совета любому руководителю проекта, которые помогут улучшить результаты его работы.

1. Убедитесь в том, что определены все участники и заинтересованные стороны

Начиная любой проект, очень важно определить всех возможных участников и заинтересованных лиц, понять их интересы по отношению к проекту. Многие проекты терпят крах, когда руководитель проекта не принимает во внимание,что определенная группа людей, объединенных общими интересами (к примеру, союзы, группы по защите окружающей среды и т.п.), может отложить либо остановить проект. Руководитель проекта должен представлять все интересы при определении проекта. Во многих случаях руководители проектов имеют общее понятие определения работ согласно лишь спонсору проекта (то есть клиенту) и не совсем  адекватно понимают нужды целевых групп\пользователей на каждом этапе проекта. Помните, что участники проекта определяются как личность или организация, которая активно вовлечена в проект  либо на чьи интересы может позитивно или негативно повлиять выполнение и завершение проекта. Участник также может иметь влияние на проект и его составляющие.

2. Определите, опишите и проверьте этап подготовки проекта

Многие проекты терпят крах из-за плохого определения. В основном из-за неверной оценки масштаба, что приводит к недостатку в ресурсах, продлению сроков и увеличению бюджета для удовлетворения всех потребностей. Поскольку план отображает работу, ресурсы, бюджет и время, необходимые для удовлетворения масштабов, то очень легко заметить всю важность понимания определения и описания проекта. Также важно обеспечить договоренность между всеми участниками проекта до начала планирования. Пусть участники ознакомятся с наброском документа определения проекта и подпишут его до того, как вы перейдете к этапу планирования проекта. Стоит также обеспечить их понимание того, что подписание согласия с определением проекта значит лишь его утверждение, а не то, что они смогут обеспечить соблюдение рамок масштаба, расписания или бюджета. Для того чтобы достигать цели проекта, детальное планирование «от А до Я» должно быть завершено экспертами в данной среде, которые будут выполнять проект. Только создав детальный план проекта, мы можем обеспечить реальность и достижимость его определения.

Что касается оценки масштаба проекта, то необходимо определить основные комплектующие, которые удовлетворяют условиям масштаба. В дополнение к этому, команда должна определить то, что входит в рамки проекта, и что не входит в масштаб каждого основного комплектующего. Это сложный путь превращения подразумеваемых ожиданий в более ясные путем их документации в документе определения проекта.

Существуют семь основных элементов, которые должны быть включены в определение проекта:

  • Четкое описание бизнес-проблемы и ее решения
  • Описание выгоды от завершения проекта (касательно бизнеса)
  • Кратко изложенное (25-30 слов) определение расписания, масштаба и бюджета проекта
  • Список всех основных частей (которые в конечном итоге будут полностью удовлетворять масштаб проекта), включая все, что входит, и все, что не входит в масштаб каждой из них
  • Матрица приоритетов, которая собирает в себе приоритеты спонсоров, касающиеся параметров масштаба, расписания и бюджета, определяющих проект
  • Целевые клиенты для каждого комплектующего
  • Зависимости проекта (обязательные даты и зависимости от других проектов)

Указанное выше определение компонентов не исключает другие возможности, которые могут улучшить понимание проектов, такие как:

  • Расписание, включающее в себя контрольные точки, которое может содержать предоставление промежуточных результатов спонсорам
  • Определение влияния проекта, которое может указать на то, что находится под влиянием проекта
  • Стратегические риски
  • Ограничения (к примеру, расписание, условия окружающей среды, политические, культурные или технологические аспекты)

3. Создайте структуру декомпозиции работ (WBS - Work Breakdown Structure )

Декомпозиция работ является основой плана проекта. Данная структура является логической иерархической структурой, которая отображает всю работу, необходимую для предоставления промежуточных результатов проекта. Используя ее, вы организуете и определяете общий масштаб всего проекта. Работа, которая находится за пределами данной структуры, выходит за рамки масштаба проекта. Структура должна быть  достаточно  детализирована, таким образом  владелец также будет  нести ответственность за планирование и управление каждого действия на любом уровне. Понимая желаемый результат каждого действия, имея четкий критерий завершения, владелец каждого действия может успешно разработать реалистичные и стойкие предположения бюджета и сроков.

Вывод

Для того, чтобы получить необходимые ресурсы в нужное время, руководители проектов должны иметь четкое определение и план проекта. Опытный руководитель не является помехой для проекта – скорее, наоборот, он необходимый элемент для успеха проекта.

Matthew Sheaff


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.