Управление проектом: планирование и расчет времени

Четкий расчет времени - это важный навык для хорошего управления проектами.  Расчет времени важно правильно составить по двум причинам:

1. Расчет времени управляет установкой сроков для предоставления результатов и планирования проекта, тем самым процесс расчета влияет на мнение других о вашей компетенции в качестве руководителя.
2. Расчет времени зачастую определяет цену контрактов, а следовательно, рентабельность проекта.

Нередко люди недооценивают объем времени, необходимый для реализации проекта. Так происходит чаще всего тогда, когда руководитель незнаком с заданием проекта. Неожиданные события или незапланированная работа высокого приоритета могут не быть учтены. Руководители проектов часто просто не учитывают всю сложность и потенциальные ошибки и задержки, которые подразумевает проект. Проект 2004-2006 годов по стадиону Уэмбли в Лондоне иногда используется в качестве примера, хотя это не единственный пример.

Оценка времени - это важный вклад в другие методы, используемые для организации и структуризации всех проектов. Использование хорошего метода оценки может помочь разделить большие проекты на множество маленьких.

Шаг 1 - понимание результатов проекта

Во-первых, вам необходимо четко понять то, что вам необходимо достичь. Думайте с конца - детально изучите проект/задачи, чтобы не было никакой неопределенности. Определите некоторые трудно решаемые проблемы, которые потребуют наибольшего количества времени на их разрешение. Наилучшим способом изучения работы является простой детальный перечень всех задач.

Шаг 2 - расчет времени

Когда у вас будет в наличии детальный список задач, которые вы должны выполнить для завершения проекта, вы можете начать процесс расчета необходимого времени.

Убедитесь в том, что вы учитываете время на руководство проектом, детальное общение в пределах проекта, включая внешних участников, ресурсы и власти, встречи, проверку качества, поддерживающую документацию, необходимые процедуры и тренинги.

Также вам стоит убедиться в том, что вы выделили время на:

• Другие срочные задачи, которые будут иметь высокий приоритет.
• Случайные и аварийныеситуации.
• Внутренние/внешние собрания.
• Выходные и отпуска по болезни ключевых участников/разработчиков.
• Общение с другими клиентами, поставщиками и подрядчиками.
• Исправление возможных поломок оборудования.
• Запоздалое предоставление товара поставщиками.
• Перерывы из-за клиентов, поставщиков, подрядчиков, семьи, животный, сотрудников и прочее.
• Другие приоритеты и расписания, к примеру, правительственные выборы.
• Неудовлетворительные результаты проверки качества и т.п.
• Неожиданные события (к примеру, ремонт туалета из-за обнаружения насекомых и т.п.).

Эти факторы могут значительно продлить время и увеличить затраты, связанные с завершением проекта.

Если точность прогнозирования длительности является критическим фактором, то эффективнее будет разработать методичный подход, включающий эти факторы. Если возможно, вам стоит основываться на полученном опыте. При отсутствии опыта, вам стоит спросить кого-нибудь, кто уже выполнял похожие задачи или проекты, о том, что может пойти не так, к чему вам стоит подготовиться, и сколько времени может занять каждое задание.

Вы можете потерять доверие и деньги, если вы переоцените количество времени, необходимое для реализации проекта. Если вы неправильно оцените время, то вы не только упустите сроки, но также поставите других людей в стрессовую ситуацию.

Шаг 3 - планирование действия в случае возникновения непредвиденных обстоятельств

Наконец, вам стоит выделить время на все ожидаемые и неожиданные прерывания работы, которые могут произойти во время проекта, например, болезни, забастовки, недоступность ресурсов, плохое качество работы и т.п.