Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Полезные техники для точной настройки расписания вашего проекта

В вашей команде есть такие сотрудники, которые сидят без дела в то время как другие заняты делами? Эта ситуация говорит о том, что расписанию вашего проекта необходима дополнительная настройка.

Одна из наиболее частых проблем, о которых говорят руководители проекта, это нереальные сроки - обычное следствие высоких ожиданий клиента еще до старта проекта. Но бывают случаи, когда во время проекта кто-то из команды сидит без дела и ждет, пока его коллега закончит, и он сможет начать свою работу. Стоит ли руководителю в такой ситуации обвинять других людей? На самом деле ему как руководителю проекта стоит пересмотреть график проекта.

Но чему стоит уделить внимание, чтобы выполнить это?

Основа управления проектами заключается в создании эффективного и реалистичного графика проекта. Во время планирования проекта руководитель проекта имеет шанс немного настроить план. Это лучшее время для его креативности, поскольку он определяет наилучшую стратегию завершения проекта. Учитывая то, что многие проекты нацелены на не слишком длинные сроки, задача руководителя проекта состоит в том, чтобы  создать наиболее короткий план, сохранив при этом  масштаб и качество.  

Критический путь

Знание критического пути проекта значительно увеличивает качество определения графика. Если вы хотите предоставить товар в срок, или даже раньше срока, вам стоит сфокусироваться на критическом пути. Когда критический путь будет сокращен, то проект будет завершен заранее. Когда критический путь учитывается, проекты завершаются вовремя, а в случаях, когда его игнорируют, проекты задерживаются. Можно отметить, что задачи, которым руководитель проекта должен уделить пристальное внимание, как правило,  это те, которые содержатся в критическом пути.

Определение критического пути вашего проекта требует дисциплины и зрелости. Его точность зависит от того, как он будет составлен. Стоит заметить также, что некоторые руководители проектов просто добавляют время ко всем блокам в диаграмме Ганта, чтобы они все завершались в одно время, но это никак не поможет графику и не предоставляет никакой информации руководителю. Разработка правильных задач и правильное их выполнение является двумя важными составляющими успешной реализации критического проекта.

Вот некоторые правильные задачи, выполненные правильно:

  • Выполнение оценки индивидуально для каждого задания. Для начала создайте список, но вам не стоит сразу же вводить его в диаграмму Ганта, поскольку это будет влиять на ваши прогнозы, как только вы начнете составлять график. В ваш список вам стоит внести только прогнозы, основанные на работе, необходимой для выполнения задачи.
  • Определение зависимостей между задачами. Некоторые задачи не могут быть начаты до завершения других, ведь совершенно очевидно, что вы не можете установить крышу на дом, у которого еще нет стен.
  • Создание собственной диаграммы Ганта. При создании диаграммы Ганта вам стоит убедиться, что вы используете оригинальный прогноз (из первого шага) и модифицируете задачу, основываясь на зависимостях (из второго шага). При этом вам не стоит делать все параллельно, вы ведь не строите стену и крышу одновременно.
  • Определение критических путей. Найдите наиболее длинную критическую цепь задач в диаграмме Ганта. Это определит критический путь вашего проекта. Возьмите на заметку, что у вас может быть более одного критического пути, но не все задачи могут принадлежать критическому пути.

Так как же использовать критический путь для настройки вашего графика?

Время простоя

Время простоя - это когда сотрудник может отдохнуть, отложить задание, но при этом проект будет завершен вовремя. Более формальное понятие, данное сводом знаний по управлению проектом (PMBOK) - "количество времени, на которое может быть отложена определенная задача, при этом  задание, идущее далее, не будет отложено". Время простоя является настолько неприятно звучащим словосочетанием, что руководители стараются удалить это время из графика и хотят удивить своих начальников графиком, в котором отсутствуют такие простои. Хотя, на первый взгляд, это выглядит хорошо, однако  исключение такого времени является неверным шагом, так как может иметь неприятные последствия. 

Начинающим стоит принять во внимание тот факт, что время простоя является нормальным феноменом в графике проекта. Роль руководителя проекта заключается в определении и минимизации количества такого времени. Путем определения времени простоя руководитель будет осведомлен и сможет составить аккуратные прогнозы и зависимости. Как только график будет одобрен, вы можете начать думать над сокращением времени простоя для улучшения продуктивности. Определение лучшей стратегии отличает опытного руководителя от новичка, но одни из стандартных способов - это:

  • Задание новых задач тем, кто будет находиться в ожидании.
  • Просьба к сотруднику помочь другим разобраться с критическими задачами.
  • Разделение ресурса\сотрудника с другим проектом.

Сокращение

Сокращение - это процесс настройки вашего графика проекта, приводящий к сокращению сроков предоставления товара. Это решение возможно, когда заказчики просят завершить проект скорее, не сокращая при этом масштаб работ. Так как же работает данный способ? Все просто - вам нужно сократить время, выделенное на задачи, которые входят в критический путь. Заметьте, что сокращение сработает только в тех случаях, если задачи включены в критический путь, поскольку сокращение времени некритических задач не повлияет на срок предоставления товара. Не тратьте время на сокращение некритических задач - вместо этого сократите критические задачи, чтобы получить скорейшие результаты.

Есть несколько способов сократить задачу. Вы можете выделить больше ресурсов для параллельной работы, и тогда задача будет выполнена в два раза быстрее. Или же вы можете назначить более продуктивные ресурсы, которые позволят закончить работу быстрее. Существуют задачи, которые не могут быть выполнены двумя людьми, к примеру, установка ПО или забивка гвоздя. Также убедитесь, что вы не перегружаете своих лучших сотрудников работой, поскольку их производительность может быть максимум на 100% , а все сверх уровня будет лишь губительно. Лучшие сотрудники никогда не смогут работать 16 часов в день 3 недели подряд.

Ускорение

Другим способом сокращения сроков является ускорение. Ускорение является процессом перестроения графика таким образом, чтобы задачи, которые должны были быть выполнены поочередно, теперь выполнялись параллельно. Как и метод сокращения, ускорение работает с задачами, которые включены в критический путь. Если вы перестроите расписание двух задач, и теперь они будут идти параллельно, то вы сможете практически на 50% сократить время на выполнение задачи. Аналогично сокращению, ускорение может внести усложнения в расписание - для некоторых задач вы не сможете составить параллельное выполнение. Ведь нельзя 1 стену параллельно покрасить дважды. Повторную покраску можно выполнить лишь после первой. К счастью, существуют такие задачи, которые могут быть выполнены параллельно, такие как построение стены и обработка пола - все это выполнимо при должном подходе.

При настройке вашего графика проекта вы должны быть креативны, но только убедитесь в том, что вы просчитали все риски заранее.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.