Планирование и равномерное распределение ресурсов проекта

Мы все знаем, что в реальной жизни руководителям проектов дается срок на выполнение проекта еще до того, как появится возможность составить план. Это является лишь еще одной причиной того, почему стоит усовершенствовать процесс планирования и использования ограниченных ресурсов.

Конечно, существуют инструменты, которые позволяют нам автоматизировать процесс, но инструмент лишь настолько хорош, насколько хороши знания того, кто его использует. В общем, руководители проектов имеют инструмент и метод, согласно которому они могут составить расписание проекта. Но существуют и общие ошибки, такие как неверные зависимости, излишние ограничения, неадекватный уровень структуры декомпозиции работы, неверные или чересчур четкие прогнозы, перераспределенные ресурсы и т.п.

Наиболее часто используемым инструментом является MS Project (MSP). Мы не будет освещать данный продукт от компании Microsoft - ведь тема статьи совершенно другая. Но стоит упомянуть, что его можно использовать как для составления расписания, так и для планирования использования ресурсов.

Руководители проектов отличаются лишь методом, которым они пользуются. Далее мы приведем обязательные шаги в правильном порядке.

Разработка структуры декомпозиции работ

Большинство организаций обладают иерархической структурой для разбиения работы. Обычно она выглядит следующим образом: стадия, этап, задание/результат/контрольная точка. Таким образом, можно организовать и определить общий масштаб проекта путем декомпозиции работы на задачи, которые может выполнить проектная команда, а затем предоставить результаты по выполнению. Задачи, результаты или контрольные точки являются управляемыми и наблюдаемыми  компонентами, которые могут быть запланированы в расписании,  и затраты на их осуществление могут быть подсчитаны.

Установление зависимостей

Зависимости определяются таким образом, чтобы работа  была выполнена в верном порядке. Вам стоит ознакомиться с предоставленными далее типами зависимостей между задачами до того, как вы будете приниматься за дело - неверные зависимости влияют на конечный срок вашего расписания и создают лишние ограничения:

1. Обязательная (неизменная логика) - такие зависимости являются по своей природе неотъемлемой частью выполняемой работы. Они зачастую включают в себя физические ограничения, к примеру, стоит определить совокупность тестовых данных до тестирования.
2. Необязательные (гибкая логика) - основаны на опыте, желаниях или предпочтениях, например, команда решает, что  нужно  составить руководство для ПО после первого цикла тестирования, хотя это не так уж и необходимо.
3. Внешние - основаны на нуждах или желаниях внешних сторон проекта, к примеру сервер должен быть куплен до того, как будет производиться настройка.

Сетевая диаграмма используется для отображения зависимостей в графическом формате. MSP автоматически создает сетевую диаграмму.

Работа - это количество рабочих единиц (зачастую выраженных в часах, днях или неделях), необходимых для завершения запланированного задания. Прогнозирование эквивалентно успеху. Длительность - это общее число рабочих периодов (зачастую выражено в виде дней или недель), необходимых для выполнения запланированной задачи. При прогнозировании вам стоит помнить о различных типах заданий:

1. Фиксированные единицы (стандарт в MSP) - позволяет расписанию подсчитать срок завершения проекта как можно скорее, основываясь на доступности ресурсов.
2. Фиксированная длительность - используется в тех случаях, когда приоритет установлен на сохранении длительности. Для завершения работы вам стоит распределить ресурсы, необходимые для удовлетворения конечного срока выполнения (вспомните фразу о том, что финальный срок известен до того, как начинается планирование).
3. Фиксированная работа - некоторые системы управления проектами (к примеру, Clarity, в прошлом Niku), которые находятся на уровень выше MSP, не поддерживают данный тип из-за того, что их природа движется усилиями и они могут создать непредсказуемые результаты. Поэтому, я решил не использовать их вообще.

Вот как работают типы задач:

Далее нам стоит рассмотреть ограничения задачи. Вам стоит избегать использования сдержанных и негибких типов. Неправильные ограничения увеличивают уровень риска проекта и продлевают сроки:

1. "Как можно позже" (гибкое; стандартное) - для проектов, распланированных исходя из сроков. Вам стоит планировать как можно позже даты старта и завершения.
2. "Как можно раньше" (гибкое; стандартное) - для проектов, которые рассчитаны с даты старта. Вам стоит планировать как можно ранние даты старта и завершения.
3. "Завершить не ранее, чем..." (сдержанное; избегайте) - для проектов, распланированных с даты старта. Обозначает наиболее раннюю дату завершения задания, и она не может быть завершена до данной даты.
4. "Завершить не позднее, чем... " (сдержанное; избегайте) - для проектов, распланированных на основании даты завершения. Обозначает наиболее позднюю дату завершения задачи, и она не может быть завершена позднее данной даты.
5. "Старт не ранее, чем..." (сдержанное; избегайте) - для проектов, распланированных с даты старта. Обозначает наиболее раннюю дату старта задания и работа не может быть начата до указанной даты.
6. "Старт не позднее, чем ... " (сдержанное; избегайте) - для проектов, распланированных на основании  даты завершения. Обозначает наиболее позднюю дату старта задания, и работа не может быть начата после указанной даты.
7. "Необходимо завершить в..." (не гибкое; избегайте) - обозначает конкретную дату, в день которой необходимо завершить выполнение задания. Другие параметры планирования, такие как зависимости, время выполнения и задержки, а также использование ресурсов второстепенны для данного требования.
8. "Необходимо начать в..." (не гибкое; избегайте) - обозначает точную дату, когда выполнение задания должно быть начато. Другие параметры планирования, такие как зависимости, время выполнения и задержки, а также использование ресурсов, второстепенны для данного требования.

Назначение ресурсов

Ресурсам (обычно человеческим) назначаются задания, результаты и контрольные точки, которые необходимо выполнять и соблюдать. В начале проекта, когда указанные ресурсы еще неизвестны, назначаются роли, которые впоследствии могут быть заменены на имена, к примеру, Аналитику назначается задание во время планирования проекта, а затем данная роль заменяется именем Джон Доу, когда он назначается в качестве аналитика для выполнения задания.

Использование ресурсов

Помогает постоянному распределению ресурсов в проекте, предохраняет от перераспределения ресурсов, помогает руководителю избежать задержек, вызванных плохим распределением, а также помогает ему определить и получить в распоряжение неиспользованное время путем анализа зависимостей. Microsoft Project может автоматически расставить ресурсы, основываясь на календаре, типе задачи, зависимостях и ограничениях, но тем менее не нашелся еще такой руководитель проекта, который был бы доволен таким решением. Рекомендуется распределять ресурсы вручную посредством окна Resource Usage (Использование ресурсов), но если вы решили использовать автоматическую способность MSP, то вам стоит заранее сохранить копию. Если вы определите конфликт между ресурсами (недостаточное распределение или перераспределение), то вы можете:

1. Отложить некоторые задачи.
2. Назначить другой ресурс.
3. Изменить зависимости между задачами.
4. Убрать задачи.
5. Добавить задачи (вместо использования функциональности MSP по разделению задач, которая не поддерживается множеством систем управления проектами, к примеру Clarity).

Определение критического пути

Помогает руководителю проектов определить задачи, которые должны быть под четким наблюдением. Критический путь является наиболее длинным периодом в сетевой диаграмме и является наиболее коротким путем к завершению проекта. Целью процесса планирования должно быть определение критического пути проекта. MSP подсчитывает критический путь автоматически и при помощи диаграммы Ганта (Gantt chart) отображает задачи, которые включены в данный путь. Вам стоит помнить о том, что если задачи в критическом пути будут выполнены раньше или позже запланированных дат, то сам путь претерпевает изменения соответственно. Так же может существовать более одного критического пути, но это лишь увеличивает уровень риска. Если критический путь чересчур отдаляет дату завершения проекта, то вам доступны  несколько методов для сжатия расписания:

1. Ускорение - в данном случае задачи критического пути, которые ранее выполнялись последовательно, выполняются параллельно. Зачастую это увеличивает риск, и в результате может потребоваться некая переработка.
2. Сокращение - задачам в критическом пути назначаются дополнительные ресурсы, при этом масштаб сохраняется. Почти всегда результатом будет увеличение затрат.

В качестве руководителей проектов мы  нередко упускаем из виду очень важный факт: календарь ресурсов влияет на расписание проекта. Публичные праздники или отпуска в календаре ресурсов превращают рабочие дни в нерабочие, при этом MSP этого не учитывает.

Если вы будете следовать основным шагам, описанным в данной статье, то у вас не будет больших проблем с планированием и распределением ресурсов.