Отдел управления проектами

Во время спада и плохих экономических перспектив компании всегда стремятся контролировать затраты, между тем как доходы остаются одинаковыми. Неудивительно, что вспомогательные подразделения первыми страдают от мер финансового директора по рационализации затрат. Во время этого беспорядка PMO всячески стараются избежать сокращения затрат и вынуждены сокращать ресурсы и уменьшать масштаб обслуживания.

Компании тратят много времени и сил на создание PMO и разработку проектных методологий, позволяющих им реализовывать свои стратегические инициативы. Часто такие инициативы охватывают организацию вдоль и поперек, являются комплексными по характеру и очень многофункциональными в реализации.

Немало PMO страдают от острого кризиса самоопределения и постоянно борются с другими отделами, чтобы доказать свою ценность. Обычный виновник неудач PMO – отсутствие поддержки руководства – не является главной причиной. Общей причиной неудач PMO является роль, которую играют управленческие консультанты в создании PMO.

Это часть 2-я серии из 2-х частей. Часть 1-я  данной серии рассматривала созависимые отношения между руководством и отделом управления проектами. 2-я статья описывает конкретные ключевые показатели эффективности, которые вновь создаваемый PMO может использовать для оценки себя, чтобы обеспечить соответствие нуждам организации.

Это часть 1-я из серии из 2-х частей. Первая статья разбирает созависимые отношения между руководством и отделом по управлению проектами. В части 2-й описываются конкретные ключевые показатели эффективности, которые вновь созданный отдел может использовать для оценки себя, чтобы обеспечить соответствие нуждам организации.

Потенциальные выгоды отдела управления проектами (PMO) многочисленны и тщательно зафиксированы. Однако многие из этих выгод никогда не реализуются. Ознакомьтесь с отделами управления проектами за все годы, и вы узнаете, что многие были реорганизованы, расформированы или были вынуждены постоянно оправдывать свое существование во время экономических спадов и периодов быстрого роста.

Вы находитесь на кухне, в окружении ингредиентов, и вас просят приготовить еду. Осматриваясь, вы обнаруживаете следующий набор продуктов: мука, сахар, яйца, молоко, масло, мясо, овощи и фрукты. Вы думаете: "Не вопрос, я могу быстро что-то приготовить". Затем вы снова осматриваетесь и видите, что отсутствует плита. Отсутствуют также  кастрюли, сковороды, посуда и поваренная книга.

Сперва опишем обстановку компании, в которой работал конкретный отдел управления проектами. Это была средняя компания разработки программного обеспечения, подразделявшаяся на четыре отдельных канала бизнеса. Отдел управления проектами управлял всеми проектами. Специалисты из каждого отдела подчинялись непосредственно функциональным руководителям, и отдел управления проектами работал в тесном контакте с функциональными руководителями.

Иногда кажется, что гибкая (Agile) среда разработки всегда будет в противоречии со структурой и ограничениями отдела по управлению проектами.

Всего лишь треть всех отделов по управлению ИТ-проектами работают, как следует. Для тех, кто умеет считать, это явно означает, что две трети отделов по управлению ИТ-проектами (или отделы по управлению программами) терпят крах. В данных числах нет ничего научного, и никакие исследования этого не подтверждают - данные цифры являются результатом наблюдений, и вы всегда можете попробовать изучить данную область самим.

Существует три основных типа отделов по управлению проектами (PMO) в организациях, и каждый тип зависит от степени контроля и влияния, которыми обладают отделы над проектами. Вам нужно определиться с необходимым типом для того, чтобы установить эффективный отдел по управлению проектами.

Государственные органы постоянно пытаются предоставить лучшие результаты - они постоянно работают для того, чтобы быть более эффективными и лучше расходовать деньги налогоплательщиков. Печально, но текущие опросы демонстрируют, что больше половины проектов выходили за рамки бюджета, не успевали в указанные сроки и не соответствовали исходным бизнес-целям.

Существуют различные способы выполнения задачи и получения результатов. Многие крупные организации имеют отдел управления проектами (PMO - Project Management Office), который может определить процессы и выбрать оптимальный  способ выполнения задач.

Если вы хотите воспользоваться помощью консалтинговой компании для создания отдела по управлению проектами (ОУП), то вам стоит учесть несколько важных факторов для выбора подходящей компании.

Множество моделей отделов управления программами (ОУП) стремится к бесконечности. Бывают компании, которые уже установили их, помогали в организации данного отдела для другой компании или даже консультировались с более мелкими компаниями, которые сами пытались наладить свои процессы управления проектами.

В настоящее время мы переживаем экономический упадок, который заставляет многие компании сократить затраты для того, чтобы выжить. Существует множество способов сократить расходы и, к сожалению, популярным способом является увольнение сотрудников, закрытие проектов и даже целых отделов. Следовательно, почти все в мире бизнеса ищут способ оправдания своей работы перед высшим руководством и участниками для того, чтобы сохранить свое положение.

В нынешней сложной бизнес-среде постоянно создаются новые проекты, поскольку организации ищут новые пути снижения затрат, улучшения процессов, увеличения производительности и получения своей чистой прибыли. Управление такими многоплановыми проектами, в которых участвуют люди, ресурсы, технологии и способы коммуникации - это сложная задача, для которой риск, связанный с крахом проекта, зачастую слишком велик. Эффективным решением, которое установит более централизованную структуру управления для больших групп проектов, является отдел по управлению проектами (Project Management Office - PMO).