Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Создание отдела по управлению проектами

В нынешней сложной бизнес-среде постоянно создаются новые проекты, поскольку организации ищут новые пути снижения затрат, улучшения процессов, увеличения производительности и получения своей чистой прибыли. Управление такими многоплановыми проектами, в которых участвуют люди, ресурсы, технологии и способы коммуникации - это сложная задача, для которой риск, связанный с крахом проекта, зачастую слишком велик. Эффективным решением, которое установит более централизованную структуру управления для больших групп проектов, является отдел по управлению проектами (Project Management Office - PMO).

Данный отдел предоставляет организациям такую инфраструктуру сотрудников, процедур и инструментов, которая поможет в достижении эффективного управления путем применения многих стандартов управления, распределения ресурсов, установления статических мер измерения производительности и снижения количества продублированной работы.

Существует множество преимуществ в установлении эффективного отдела по управлению проектами. Во-первых, данный отдел предоставляет структуру для постоянного управления проектами посредством стандартной методологии, обеспечивая этим соответствие проектов корпоративным целям и стратегиям. Руководители проектов обладают четкими линиями ответственности во время координирования персонала, процессов и инструментов между собой, поэтому они могут избежать накладок и прорех между проектами, а также могут снизить дублирование усилий. Стандартизация и воспроизводимость позволяют организации применить лучшие каналы сообщения, снизить затраты проектов, улучшить управление ресурсами, увеличить отчетность, улучшить качество и снизить уровень накладок.

1. Перечисление поддерживающего руководства

Заручиться поддержкой исполнительных директоров и высшего руководства – это первый шаг на пути создания отдела по управлению проектами.  Данный этап в основном зависит от политики управления изменениями организации, поскольку она потенциально требует значительного сдвига в организационной структуре, а также среди ролей и ответственности. Несмотря на все трудности и противостояния изменениям, данный шаг является фундаментом, на котором будет построен успешный отдел по управлению проектами. Как и с любыми другими изменениями в структуре организации, в политике или процедурах исполнения, предпочтение всегда отдается четкой аргументации рациональности изменений относительно эффективности затрат и окупаемости.

2. Определение структуры и составление команды

Следующим шагом будет определение структуры и составление команды. Не существует какого-либо определенного шаблона структуры отдела по управлению проектами, поскольку каждая организация учитывает свои переменные и значения. Некоторые люди управляют всеми аспектами назначенного им проекта, такими как планирование, управление бюджетом, ресурсами, сотрудниками, мониторингом и коммуникациями. Другие могут строго придерживаться тактики координации данных аспектов, используя поддержку смежных отделов. Ключом к определению правильной структуры и членов команды отдела является понимание наиболее эффективного способа сосуществования с организацией и нахождение правильного баланса между отделом, организационной культурой, ролями и ответственностью, а также стилем управления. Для установления структуры и составления команды отдела вам стоит учесть следующее:

  • Доступность ресурсов.
  • Существование стандартов и методологий управления проектами.
  • Текущие роли и ответственности.
  • Политики организации.
  • Размер и объем проекта.
  • Текущие проблемы в управлении проектами.

3. Разработка и документация стандартов

Как только вы определите структуру и членов команды, вам стоит разработать и документировать стандарты, опыт и методологии управления проектами вашего отдела. Данные стандарты позволят установить постоянство среди организации и ее портфеля проектов. Они также будут составлять большую часть тренингов, которые понадобятся руководителям и сотрудникам на первом этапе. Стандартизация также является важной частью, позволяющей организации сравнивать различные проекты и своевременно перераспределять ресурсы на те участки, где они необходимы.

4. Определение навыков и тренинг сотрудников

Как только разработка стандартов и методологий будет завершена, отдел должен определить уровни профессионализма и набор навыков руководителей и сотрудников для того, чтобы определить необходимые тренинги. Некоторая информация будет очевидна, исходя из статусов текущих проектов. Большинство тренингов также может быть основано на стандартах, опыте и методологиях, которые были определены на третьем шаге. Отдел по управлению проектами также должен установить программу продолжительного тренинга. Уход и приход сотрудников из отдела, а также изменение и развитие стандартов организации неизбежно. Программа тренинга обеспечит вам постоянное осведомление текущих сотрудников об организационных стандартах, а также своевременное обучение новых.

5. Измерение успеха и продолжительное совершенствование

Теперь, когда структура отдела завершена, стандарты управления проектами составлены и распространены, а сотрудники обучены, отделу стоит сконцентрироваться на оценке и измерении успеха. Данный этап означает начало процесса отчетности об успехе и производительности, основываясь на стандартизированных инструментах, шаблонах и методологиях. Тем не менее, он в то же время означает начало процесса продолжительного цикла улучшения процесса, а также перехода от старта работы отдела по управлению проектами до поддержания операций. По мере развития отдела, члены проектной команды должны быть постоянно осведомлены о метриках, по которым их проекты будут оценены, и как будет определена эффективность процесса. Должны существовать согласованные усилия по определению тех процессов, которые необходимо улучшить. Как только они будут определены, необходимо разработать и реализовать меры по улучшению процесса.

Установление эффективного отдела по управлению проектами выгодно любой организации, которая управляет своим портфелем проектов. При планировании и создании отдела важно учесть, что это стоит выполнять в таком виде, который будет дополнять текущую структуру организации. Это позволит компании получить максимум преимуществ, следовательно, отсутствие такого отдела будет только во вред. Поскольку каждая организация уникальна, оптимальная структура отдела должна быть разработана на основании множества аспектов и значений. Способность отдела управлять проектами посредством постоянных и однотипных стандартов и методологий подразумевает множество преимуществ. Организация получит большую отчетность, целостность, упрощенный контроль и возможность измерить успех проекта более эффективным способом. Таким образом эффективный отдел может ускорить получение большей производительности, поскольку он позволяет организации выполнить больше работы в условиях наименьшего риска и при этом затратить меньше ресурсов. Результат данных преимуществ в организации значительно увеличит степень успешности проектов.
 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.