Ускорьте успешность вашего отдела по управлению проектами

Вы находитесь на кухне, в окружении ингредиентов, и вас просят приготовить еду. Осматриваясь, вы обнаруживаете следующий набор продуктов: мука, сахар, яйца, молоко, масло, мясо, овощи и фрукты. Вы думаете: "Не вопрос, я могу быстро что-то приготовить". Затем вы снова осматриваетесь и видите, что отсутствует плита. Отсутствуют также  кастрюли, сковороды, посуда и поваренная книга.

Для приготовления еды недостаточно одних ингредиентов, а для управления проектом недостаточно одних ресурсов. Вам нужно иметь стандарты (температура варки), документацию (рецепты), инструкции (кулинарные шоу), экономить время, отведенное на рутину (ежедневное приготовление еды) и показатели (дегустаторы). Ваша кухня – отдел управления проектами (PMO) среди вашей еды, обеспечивающий соединение ингредиентов способом, постоянно и успешно дающим съедобные (или даже вкусные) результаты.

Разберем, как вышесказанное применяется к управлению успешными проектами! Статистика показывает, что компании, имеющие PMO, неизменно функционируют лучше, чем не имеющие PMO. Исследование, проведенное CIO и Институтом управления проектами (PMI), показало, что чем дольше компания имеет действующий PMO, тем лучше становится коэффициент успешности ее проектов. В ходе исследования CIO и PMI обнаружили, что 37 процентов компаний, имеющих PMO менее года, сообщили о росте коэффициента успешности проектов, тогда как компании, имеющие PMO 4 или более лет, добились 65- процентного повышения успешности проектов. Как большой кусок мяса, чем дольше ваш PMO маринуется, тем лучше получаются ваши проекты.

Какие первые шаги нужно предпринять, когда вы решаете создать PMO?

Выберите ваш тип

PMO могут принимать различные формы. Обновляете ли вы ваш текущий PMO или начинаете с нуля –  обязательно создайте PMO, отражающий нужды вашей организации. Нужно ли вам место, в которое руководители проектов (PM) могут приходить ради обучения, передовых практик и консультаций, или вам требуется центральный узел руководителей проектов, временно переводимых в филиалы для работы над проектами? Задайте себе и своим коллегам эти вопросы перед созданием PMO.

Не забывайте измерять!

Чтобы измерить коэффициент успешности управления проектами с помощью PMO, нужно знать, где вы находитесь сейчас. Это также справедливо, если вы уже имеете PMO и хотите изменить его ради повышения успешности проектов. Какой процент проектов в вашей организации завершается в срок и в рамках бюджета? Какой процент проектов не укладывается в рамки, и насколько они превышают бюджет или отстают от графика? Ведите точный учет коэффициентов успешности ваших проектов, так как это дает вам ясное представление о том, как изменения в PMO могут повлиять на коэффициенты успешности проектов вашей организации.

Создайте сборник рецептов и поделитесь им

Мы все имеем друга, умеющего готовить самые вкусные блюда, но отказывающегося поделиться рецептом, называя его семейным секретом. В то время как это работает в сфере кулинарии, в управлении проектами это не приводит к успеху проекта. В сфере управления проектами, если кто-то имеет тайный рецепт успеха, ваша задача – получить этот рецепт. Сделайте ваш PMO центральным узлом для передовых практик (шаблоны, процедуры, планы проектов, накопленные знания и т.д.), чтобы ваша компания могла экономить время на проекты.

Проверяйте и улучшайте по ходу

Нужно проверять ваш PMO на всем протяжении его создания, а также когда он готов, чтобы убедиться, что ваша организация может эффективно использовать данный вид PMO. Если вы обнаружите, что PMO вызывает слишком много волокиты и тормозит проекты, пересмотрите введенные вами процессы и приспособьте их к стилю и предпочтениям вашей организации.

Начинайте работать!

После того как ваш PMO создан – используйте его! Красивые торты пекутся не для того, чтобы ими любоваться, и PMO не создаются только для вида. Следите, чтобы PMO не был просто символом организации в компании, а был действующей частью ежедневной деятельности и улучшал способ выполнения проектов. Лучшие PMO – те, которые требуют принятия мер, а не просто управляют.