Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Ключевые показатели эффективности отдела: показатели успешности

Это часть 2-я серии из 2-х частей. Часть 1-я  данной серии рассматривала созависимые отношения между руководством и отделом управления проектами. 2-я статья описывает конкретные ключевые показатели эффективности, которые вновь создаваемый PMO может использовать для оценки себя, чтобы обеспечить соответствие нуждам организации.

Отдел управления проектами (PMO) - отдел, способный вводить широкий спектр положительных изменений в компании. Многие организации понимают созависимость между руководством и PMO, и предпринимают действия по созданию PMO лишь по этой причине. К сожалению, данный отдел организации чаще всего неверно управляется и недоиспользуется. Данные, представленные на Gartner ITxpo 2010, показывают, что около половины всех PMO приводят к неудаче. Возникает вопрос, почему столь большое число фирм считает, что их PMO не приносят прибыль?

Есть много ответов, нуждающихся в изучении, но, с учетом крайне независимой сущности каждого PMO, трудно составить полный список критических точек. Почти всех PMO касается проблема показателей. Слишком многие PMO не измеряют свою успешность с помощью подходящих ключевых показателей эффективности (KPI), и из-за этой оплошности высшее руководство легко может усомниться в ценности PMO, особенно ориентированный на результат финансовый директор. PMO, ориентированный на измерение процесса и протоколы, может не уделять большого внимания KPI, относящимся к общему прогрессу фирмы. Из-за отсутствия надлежащего документирования своей успешности многие в целом продуктивные PMO закрываются.

Ниже приведен список важных потенциальных KPI, с помощью которых PMO может измерять свою эффективность применительно к общему успеху компании. Данный список был взят из исследования 2002 года, проведенного центром деловых практик и зафиксированного в книге "Обоснование ценности управления проектами". Данные конкретные KPI особо важны для руководителей и доказали свою полезность в улучшении практик управления проектами.

Нужно помнить два фактора. Первый, как отмечалось выше, -  роль PMO очень специфична для нужд конкретной компании. Нельзя применять указанные KPI непосредственно. Их нужно адаптировать, чтобы они отражали установленную роль PMO. Второй –  слишком много KPI могут испортить понимание того, где находится истинная реализация. Подобно наличию излишнего количества датчиков на приборной панели машины, измерение слишком многих показателей успеха может быть трудным и путаным. Лучше выбрать KPI, хорошо подходящие вашей компании, и сосредоточить внимание на них, а не измерять множество показателей, приводящих к неясным результатам. Учитывая данные факторы, рассмотрим несколько KPI, которые можно применять для демонстрации эффективности PMO:

1. Срок вывода продукта на рынок

  • Срок вывода продукта на рынок = Время, прошедшее от возникновения замысла до выпуска продукта
  • Альтернативный срок вывода продукта на рынок = фактическое время завершения – плановое время завершения

PMO может сократить срок вывода продукта на рынок двумя способами. Во-первых, он может повысить скорость выполнения проектов. Выгоды очевидны, так как проект, выполняющийся быстрее, означает большее удовлетворение заказчика и компании, поскольку его продукт раньше будет распределяться. PMO также сокращает срок вывода продукта на рынок путем продвижения лучшего соблюдения графиков проекта. Такой подход повышает удовлетворение заказчика, улучшает доверие в проектной группе и повышает точность прогнозирования жизненных циклов будущих проектов. Более того, он гарантирует, что зависящий от времени продукт, такой как видеоигра с предрождественской датой выпуска, не сорвет сроки, что могло бы привести к резкому снижению или отсутствию продаж. PMO, постоянно сокращающие срок вывода на рынок, могут упрощать процессы. Например, проекты могут развертываться в срок без необходимости торопливо пропускать этапы в процессе разработки.

2. Доступность сервиса

 

  • Доступность сервиса = фактическое время запуска – оптимальное время запуска

Доступность сервиса относится к времени, требуемому для запуска проекта, в сравнении с желаемой датой запуска. Она двояко отличается от срока вывода на рынок: во-первых, она может измерять время, отводимое на конкретные задачи, в отличие от отнесения лишь к дате завершения готового продукта. Во-вторых, она может измеряться в многочисленных точках в ходе разработки проекта. Она нужна фирме в качестве контрольной точки, потому что она измеряет способность выполнять больше проектов или выделять больше времени на важные проекты. Наличие надежного показателя доступности сервиса позволяет PMO переводить ресурсы на задачи критического пути при возникновении необходимости. PMO специализируется на повышении доступности сервиса путем ускорения задач и точного составления графиков будущих проектов. Чем меньшее число дает вышеуказанная формула, тем выше доступность сервиса. Однако слишком большая величина доступности приводит к выводу ресурсов из игры.

Растраченные ресурсы могут выкачивать столько же денег из фирмы, как и плохо управляемый график обслуживания.

3. ROI (доход на инвестиции)

 

  • ROI = (Доход - Инвестиции)/Инвестиции*100

PMO вносит вклад в ROI компании, обеспечивая успешное выполнение проектов согласно спецификациям, разработанным компанией-учредителем и иными ключевыми заинтересованными лицами. Поэтому проверка ROI в роли KPI дает неполное представление о продуктивности PMO. Дело в том, что PMO не влияет на доходы напрямую. Он создает основу для построения успеха. ROI нужно рассматривать в сочетании с другими показателями, чтобы определить характерное влияние PMO на общую эффективность компании. ROI можно использовать для оценки успешности, но его нужно рассматривать для каждого отдельного проекта, чтобы определить реальное влияние PMO.

4. Рост объема продаж

 

  • Рост объема продаж = (Текущий объем продаж – Прежний объем продаж)/Прежний объем продаж

PMO вносит вклад в рост объема продаж почти так же, как он влияет на ROI. Он делает это путем предоставления среды, позволяющей объему продаж расти играючи, часто путем улучшения других показателей в списке, таких как срок вывода на рынок и доступность сервиса. Однако измерение роста объема продаж не определяет точно роль PMO в улучшении данного роста. Все же улучшение роста объема продаж понравится высшему руководству, особенно финансовому директору, так как данный показатель компании оценивают грамотные инвесторы. Несмотря на свои явные ограничения, рост объема продаж является важным показателем, так как его улучшение дает больше финансовых возможностей компании и способно убедить сомневающихся в важности PMO.

5. Использование сервиса

 

  • Использование сервиса = Включаемые в счет часы/Общие часы

Наряду с ускорением задач путем повышения доступности сервиса, использование сервиса позволяет PMO обеспечивать рациональное использование времени. Использование сервиса означает анализ ресурсов, отведенных проекту, особенно кадровых ресурсов. Продвинутый PMO не только сможет уменьшить число людей, недостаточно нагруженных или перегруженных работой, но и сможет назначить людей на задачи, с которыми они лучше всего справляются, максимально повышая ценность их времени. Повышение качества использования сервиса означает более качественный конечный результат проекта за одинаковое количество времени. Это оптимизирует удовлетворение заказчика и работника и гарантирует получение компанией максимальной пользы от своих наемных работников.

Демонстрация улучшения перечисленных KPI помогает показать успешность PMO в компании. PMO пока не признается обязательным компонентом во многих компаниях, и поэтому самому отделу приходится доказывать приносимую им пользу. Следует ещё раз отметить, что, так как каждый PMO уникален, перечисленные KPI нужно рассматривать с учетом конкретных нужд компании. Тем не менее, вооружившись приведенными показателями успешности, PMO может добиться поддержки руководства, необходимой для выживания в условиях коммерческой конкуренции.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.