Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Как избежать слепого следования намеченной траектории при управлении проектами

Давайте перейдем сразу к сути - управление проектами не может быть эффективным способом управления, если оно представлено в виде заполнения формуляров. В настоящеевремя стратегия управления многих организаций и индивидуумов упирается в то, чтобы не стать рабом методологии. Не поймите неправильно, существует множество хороших методологий, и у каждой есть своя роль, но управление проектами не заключается только в их применении.

Если вы поручите абсолютному новичку заполнить набор шаблонов по управлению проектами, то он не станет внезапно полноценным руководителем, ведь так? Конечно же, нет - ему будет недоставать навыков работы с людьми и опыта в межличностных отношениях, необходимых для успеха. Так почему же многие организации считают, что введение новой методологии решит их проблемы? Согласно опыту, не существует идеального решения, а есть только те решения, которые помогут руководителю выполнить его работу лучше.

Наверняка ваш худший опыт заключался в работе с организацией, которая слепо следовала какой-то методологии, несмотря на то, что от нее может не быть пользы: «Поскольку на данном этапе методология рекомендует заполнить такой формуляр, то мы так и сделаем». А после форма будет забыта и ни разу не рассмотрена. Это приводит к тому, что многие методологии считаются излишне бюрократичными, хотя, при должном использовании, они таковыми не являются. Вам стоит ратовать за правильное начало проекта - а именно: выделение времени на этапы планирования, определение масштаба, оценки рисков и получение личной заинтересованности и участия со стороны клиентов. Тут простое краткое изложение проекта предоставит большую пользу в установлении ясности со стороны клиентов относительно того, что проект сможет и не сможет предоставить. Одна из проблем заключается в том, сможете ли вы  четко и ясно продемонстрировать всю выгоду от наличия определенного процесса или документа?

Если организация хочет отойти от данной бюрократичной траектории в управлении проектами, то она должна сначала доверять своим руководителям и сделать их ответственными за результаты проектов. Руководители проектов должны использовать свою проницательность, работая отдельно над каждым проектом, учитывая все то, что подходит и не подходит от определенной методологии. Если какой-либо элемент методологии не имеет никакого значения, то его не стоит использовать, но стоит быть готовым к предоставлению стойких аргументов. Методологии - это структуры, в которых необходимо работать, а не решение к управлению проектами. Уделите время на нахождение того, что сработает для вас и вашей организации, избавьтесь о того, что непригодно, и улучшите то, что осталось для того, чтобы оно лучше восполняло ваши нужды. Вот почему вам стоит избегать дополнительных ненужных накладных расходов, что приведет к отказу от вашей методологии, ввиду того, что она неоправданно бюрократична.

Вот некоторые признаки того, что используемая методология не так полезна и не совсем пригодна.

  • Клиенты возмущаются по поводу того, что приходится заполнять множество формуляров
  • Руководители проектов не следуют процессу
  • Затраты на управление проектами непропорциональны общей стоимости проекта
  • Завершение всех шагов и заполнение всех документов является ключевым измерением успеха проекта
  • Следование процессам ценится больше, чем успех проекта

 

Это приводит нас к отделам по управлению проектами. Создание отдела по управлению проектами в настоящее время достаточно модно. Многие организации стараются определить то, что будет выполнять данный отдел. В худшем случае, отдел будет самодержавным полицейским, ролью которого будет простое сидение и ожидание внезапного появления  руководителей проектами, которые  набросятся на них в случае, если они отклонятся от прямой и узкой траектории. В лучшем случае, отдел  управления помогает руководителям и командам путем организации данных проекта, предоставляя статистическую информацию и снижая накладные расходы администрирования.

Если отдел по управлению проектами будет использован в качестве полицейского, то вскоре  следует ожидать  недовольства. Вам стоит активно использовать  отдел в качестве помощи руководителям и их командам, тогда он станет ценным и необходимым ресурсом. Вот некоторые действия, которые должен выполнять отдел по управлению проектами:

  • Составлять и оглашать статистическую информацию
  • Осуществлять поддержку в принятии решений, предоставляя необходимую информацию высшему руководству
  • Сообщать политики и процедуры
  • Обновлять и поддерживать шаблоны
  • Осуществить  начальную организацию проекта
  • Осуществить наполнение проекта
  • Поддерживать лучший опыт
  • Проводить тренинги
  • Осуществлять проверку качества
  • Нанимать необходимых сотрудников
  • Поддержать инвентарь навыков
  • Управлять расписанием

 

Возвращаясь к заголовку данной статьи - «Как избежать  лишних движений при управлении проектами», - организации должны обеспечить руководителей свободой и освободить их от загрузки процессами, которые не предоставляют какой-либо ценности, а используются лишь ради того, чтобы соответствовать какой-либо методологии. Если ваши руководители проектов должны заполнять формуляры, должны подписывать три одинаковые копии и ждать месяц, пока старт проекта будет одобрен, то вы заставляете их следовать узкому пути с препятствиями, тем самым  мешая организации  стать эффективной корпорацией , сконцентрированной на проектах.

Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.