Как не стать "накладным расходом" при управлении проектами

В настоящее время мы переживаем экономический упадок, который заставляет многие компании сократить затраты для того, чтобы выжить. Существует множество способов сократить расходы и, к сожалению, популярным способом является увольнение сотрудников, закрытие проектов и даже целых отделов. Следовательно, почти все в мире бизнеса ищут способ оправдания своей работы перед высшим руководством и участниками для того, чтобы сохранить свое положение.

Многие руководители не понимают настоящего значения отдела управления проектами в их организациях, тем самым ставя под удар существование данного отдела, когда придет время сокращений. Более того, недавно был проведен опрос руководителей проектов, отразивший следующие результаты:

• 27% испытали на себе сокращения зарплат
• 14% были уволены
• 11% испытали финансовые проверки проектов 
• 10% испытали сокращения сотрудников проекта.

Решением данной проблемы является то, что руководители отделов управления проектами должны сначала сконцентрировать ресурсы на правильных проектах, затем обеспечить то, что данные проекты будут успешно выполнены, и, наконец, эффективно сообщать ценность данных проектов высшему руководству.

Шаг 1: Пересмотр фокуса

Основной ответственностью отдела управления проектами является управление и выполнение проектов, которые являются центральными для целей организации. Это требует понимания как бизнес-стратегии, так и проектов, которые попадают в данный список. Кроме этого, важно знать, какие проекты являются краткосрочными, средне- или долгосрочными. Во время рецессии долгосрочные проекты будут отложены надолго, но, с другой стороны, если вы будете работать только над краткосрочными проектами, то вы уже не будете нужны по их завершении. Поэтому для отдела управления проектами лучше всего фокусировать свои усилия на комбинации средних и краткосрочных проектов, которые соответствуют стратегии компании.

Шаг 2: Выполнение проектов в срок и в пределах бюджета

Расстановка приоритетов важна, а успешное завершение проектов - обязательно. Никакой организации не нужен отдел управления проектами, который не может достичь данных целей и выполнить все. Существует несколько ключевых компонентов, которые помогут выполнить это. Во-первых, руководители проектов должны разумно распределять ресурсы для того, чтобы избежать перерасхода или перегрузки членов команды. Это обеспечит то, что ни один проект не будет начат, если не будет хватать ресурсов. В дополнение, члены команды должны отслеживать затраты своего времени относительно каждого задания для того, чтобы предоставить фактические данные, помогающие руководителям проекта понять истинные затраты проектов и оценить будущие проекты с большей точностью.

Если руководители проектов смогут понять, какие ресурсы участвуют, и сравнить фактические данные с предсказанными сроками, то они получат больше контроля над проблемами проекта, что позволяет им решить их быстрее и с большим успехом.

Шаг 3: Передача результатов руководству

Как только у вас будут в наличии позитивные результаты проектов, вам необходимо обеспечить полное осведомление высшего руководства об этом. К счастью, некоторые решения для управления ресурсами и проектами имеют отчеты, которые помогают сделать данную информацию более ясной. Это предоставит вам возможность сказать директорам о выполняемых вами проектах, которые  помогают достичь организационных целей, и предоставить данные, которые доказывают, что вы успешно их выполняете. Они не смогут возразить таким свежим данным, ведь так?

Согласно статистике в журнале Project Times, 35 миллионов руководителей используют в качестве своего основного инструмента управления Microsoft Excel, а 20 миллионов - Microsoft Project. Данные инструменты могут быть очень полезными по-своему, но они  конечно не смогут предоставить такой тип данных, который необходимо предоставить руководству. Вместо этого, решение, которое включает в себя планы и расписания относительно каждого проекта (позадачно), необходимо реализовать для того, чтобы помочь руководствуувидеть то, за что борется отдел управления проектами и как хорошо  он выполняет работу по отношению к данным целям.

В 2008 Gantthead.com опубликовал статью, в которой говорится о том, что компании давно борются за то, чтобы иметь возможность измерить выгоду от отдела управления проектами. Читателям дается совет, заключающийся в том, что если вы измерите финансовую выгоду от отдела управления проектами, то вы увидите, что руководство  рассматривает его с большим уважением. Такое уважение, очень ценное в прошлом, теперь практически жизненно важно. Ведь вы бы не работали над проектом, если бы какой-то руководитель не видел в нем выгоды, поэтому руководителям нужны эти выгодные результаты. Если вы можете доказать, что вы привносите значительную прибыль, при этом ваши затраты минимальны, то вы не будете считаться излишком, избавление от которого не будет иметь последствий. Руководители, которые понимают и используют это на выгоду себе, имеют больше шансов выжить, чем те, которые этого не понимают.

Доказательства

Наконец, наилучшим способом доказать то, что вы не являетесь излишком, является предоставление реальных ценностей организации, что означает успешное выполнение проектов. Мало просто составить планы проектов - назначение отдела управления проектами заключается в выполнении проектов и помощи бизнесу в движении к своим целям. Если вы усвоили доступность ресурсов, и члены вышей команды следят за своими фактическими показателями и данными, вы сможете следить за проектом, а также будете знать что сказать, если вы встретите препятствия на своем пути. Оповещение высшего руководства обо всем этом также важно.

Нынешние отделы по управлению проектами имеют выбор между оправданием своего существования путем освещения своих достижений и демонстрации своего истинного значения, или же потерпеть неудачу и сокращения. Управление проектами, которое способно комбинировать мониторинг проекта и финансовые отчеты, позволит отделу управления проектами общаться на языке высшего руководства, тем самым преуспеть, пока другие терпят крах.