Достижение результатов организации при помощи отдела по управлению проектами

Государственные органы постоянно пытаются предоставить лучшие результаты - они постоянно работают для того, чтобы быть более эффективными и лучше расходовать деньги налогоплательщиков. Печально, но текущие опросы демонстрируют, что больше половины проектов выходили за рамки бюджета, не успевали в указанные сроки и не соответствовали исходным бизнес-целям.

Одним из решений данной проблемы, медленно набирающим популярность, является организация отдела по управлению проектами. Посредством включения успешного отдела в общую стратегию управления проектами, государственные агентства могут снизить уровень затрат, улучшить качество результатов проектов, оптимизировать управление ресурсами и добиваться более эффективных результатов.

Отдел по управлению проектами - это уникальный и значимый инструмент успеха любого агентства. Отдел предоставляет обзор всего управления программами и проектами в организации. Хотя ответственности и услуги различаются среди агентств, объединение всех проектов под одним стандартом поможет улучшить эффективность, затраты и предоставление результатов проектов. Существующие в настоящее время различные варианты стандартов, процедур и принципов выполнения проектов, которые меняются от проекта к проекту, вносят некоторую путаницу в деятельность государственных сотрудников. В то время как организация отдела по управлению проектами избавит их от подобной путаницы, объединив все стандарты, процедуры и политики, сделав их унифицированными, и тем самым улучшит процесс выполнения проектов.

Существует четыре общие характеристики, которые определяют отдел управления проектами. Таблица 1 освещает те преимущества, которые будут получены от каждой характеристики. К примеру, отдел управления может помочь в удержании проектов в пределах бюджета, так как он координирует корпоративное управление бюджетными ресурсами.

После того, как вы примете реализацию отдела по управлению проектами в качестве важного фактора в общем успехе агентства, следующим вопросом будет то, как данный отдел может быть создан в пределах государственного учреждения.

Следуя за частным сектором, многие эксперты соглашаются, что существует трехступенчатый процесс для успешной реализации отдела по управлению проектами в любой организации. Данные три шага, которые мы исследуем далее, заключаются в оценке, планировании и реализации.

Таблица 2 демонстрирует поток трех этапов и разделяет их на действия, связанные с каждым.

Этап оценки является наиболее коротким из всех относительно реализации отдела - во время данного этапа агентство подтверждает свои цели и определяет, где отдел будет располагаться в пределах организационной структуры. Лидеры агентства должны подтвердить логистику отдела управления проектами посредством таких вопросов, как: "Перед кем будет отчитываться отдел по управлению проектами?", "Какие типы методологий управления проектами установлены в организации на данный момент?" или "Какую поддержку стремится предоставить организация отделу в течение пяти лет?". Важно понять, что установление отдела по управлению проектами - это само по себе проект.

После должной оценки отдела по управлению проектами в учреждении, руководители затем начинают задумываться о роли и ответственности отдела. Зачастую в сроки, диктуемые сжатыми бюджетами и ограниченными ресурсами, агентствам необходимо продемонстрировать необходимость в кадрах. Исходя из данной информации, будет создан "план реализации проектов". Данный план будет являться ключевым переходом между вторым и третьим этапами. План реализации проектов определяет масштаб проекта, используя структуру декомпозиции работы (WBS). План также описывает работу, которая должна быть выполнена, и оценивает ресурсы, которые понадобятся для выполнения данной работы. Используя данные описания, план предложит сроки и бюджет проекта. Когда все будет завершено, организация сможет с легкостью перейти к последнему этапу - реализации.

Последний этап реализации отдела по управлению проектами заключается в гарантировании успеха отдела путем установления долгосрочных измерений и метрик, используемых для оценки результатов. Эти результаты будут направлять руководителей для определения будущей роли отдела и решать вопрос о том, стоит ли продолжать сего развитием и внедрением в организацию. Методология управления проектами, реализованная на данном этапе, должна включать в себя язык и практику, которая демонстрирует ценности, полученные от отдела по управлению проектами, а также осветить организационные цели улучшения результатов и снижения уровня рисков.

Отделы по управлению проектами - это нетронутый инструмент, который необходим государственным учреждениям для улучшения качества и производства лучших и более эффективных результатов. Организация отдела по управлению проектами может предоставить агентствам улучшенные оценки бюджетов и успешное выполнение проектов, что обеспечит разумные расходы денег налогоплательщиков.

Matthew Sheaff