Основные вопросы, которые стоит учитывать при выборе решений по управлению проектами и портфелем

Согласно одной из статей в ведущем журнале о передовых технологиях, спрос на решения для управления проектами и портфелем растет соответственно ослабленной экономике. Многие бизнесы выбирают реализацию решений по управлению проектами и портфелей для того, чтобы определить, какие ИТ-проекты являются критическими и как можно больше способствовать их эффективной реализации. Такие клиенты также обнаружили, что решения, предложенные как программное обеспечение в виде услуг, дешевле и их легче реализовать, чем традиционные.

Одной из проблем, которую встречают бизнесы при выборе решения управления проектами и портфелем (УПП), является проход по всей функциональности сложных решений. Бывает очень сложно понять, какая функциональность необходима бизнесу, а также как установить баланс без того, чтобы потратиться на то, что не обязательно. Когда дело доходит до управления портфелем, то многие компании имеют две основные нужды: необходимость  понять свои затраты и прибыль относительно каждого человека, каждого проекта, и кто над каким проектом будет работать. Это означает, что распределение ресурсов и статус проекта, затраты и отслеживание расписания должны быть на верхних строчках заданий в списке УПП.

Решения УПП критичны для организаций, которые управляют проектами и людьми. Тем не менее, выбор правильного решения не так прост, но есть некоторые ключевые критерии, на которых должен концентрироваться бизнес во время процесса выбора.

1. Сколько это стоит?

Это один из первых вопросов, которые задают те, кто покупает услуги. Сколько стоит данное решение? Хватит ли бюджета? Чрезмерно большие организации могут не уделять столько внимания затратам на решение УПП, но для средних компаний высокая общая цена на владение может быть не по плечу. По этой причине вам стоит сравнивать цены поставщиков и их предложений при изучении предлагаемых решений. Более большие поставщики УПП обладают высокими затратами на вход и они могут в таком случае потребовать значительного количества времени, пока появится прибыль от такого дорогостоящего решения. Многие организации не понимают, что на рынке появляются сильные поставщики, с конкурентоспособными ценами на решения УПП. Поэтому стоит досконально изучить рынок до того, как принимать финальное решение.

2. Сколько времени понадобится на реализацию?

Зачастую организации, которые хотят приобрести решение для УПП, не понимают, что они могут потратить 1-2 года на реализацию. Это означает, что финансовые инвестиции, которые вы сделаете сейчас, скорее всего, не принесут такую прибыль ещё достаточно длительное время. Смышленые клиенты могут надавить на поставщиков ради ответов по поводу сроков на реализацию. Также хорошей идеей является попросить устроить интервью с другими клиентами для того, чтобы спросить про их опыт в приобретении решения, чтобы убедиться в том, что поставщик предоставит то, что обещал.

3. Какова ожидаемая кривая обучаемости?

В дополнение к реализации, результаты могут также быть задержаны из-за чрезмерной кривой обучаемости для вас и вашей команды. Если решение просто-напросто слишком сложное для нужд вашей организации, то вам понадобится взвесить нужды с выгодой, которую вы получите от такой сложной функциональности. Мы позже обсудим то, что при подходе к решениям для УПП вам стоит концентрироваться на том, что вам реально необходимо, а не на получении всего, чего можно. Если ваше новое решение требует практически бесконечного процесса обучения вас и ваших сотрудников, то как это повлияет на ваши критические проекты? Некоторые поставщики предоставляют реализацию и тренинги в качестве части своего решения. Это является преимуществом, которое может потенциально сэкономить вашей компании время и деньги, и это стоит учитывать в процессе поиска.

4. Функциональность какого объема будет получена?

Функциональность - это другая область, о которой стоит спросить клиентов вашего поставщика. Поставщик УПП может пообещать вам всякого рода незаменимую функциональность, но при подсчете изучите, будет ли вся предлагаемая функциональность использоваться в вашей организации? Разговор с парочкой клиентов поставщика должен помочь вам ответить на данный вопрос. Вы не должны платить 100% цену ради решения, и получить при этом 50-80% функциональности.

5. Являются ли данные исполнители профессионалами в управлении портфелем проекта?

Большинство поставщиков утверждают, что они являются экспертами в своей индустрии, но как вы можете в этом убедиться? Спросите у себя следующее: утверждает ли ваш поставщик то, что его решение делает абсолютно все? Здравый смысл подсказывает, что те, кто делают Все, не всегда делают это хорошо. А те, кто специализируется на нескольких центральных компетенциях, являются гораздо более производительными. Когда вам приходится слышать, что поставщик сделает все, то вам стоит отобрать ту функциональность, которая вам нужна больше всего (к примеру, синхронизация расписания проекта, управление ресурсами и т.д.) и задать конкретные вопросы по данным областям.

В дополнение, многие поставщики пошлют свой ИТ-персонал для реализации программного решения. С технической стороны - это хорошая идея, но в качестве руководителя проектов вам, скорее всего, кажется, что программист, у которого нет опыта в управлении проектами, не сможет реализовать и настроить решение, которое будет восполнять все ваши нужды. Стоит разузнать у поставщиков о персонале, который будет предоставлять услуги, и постараться выбрать поставщика, который является экспертом как в технологиях, так и в  управлении проектами.

6. Является ли решение программным обеспечением в виде услуг?

Существует множество причин для того, чтобы спрос на программное решение для УПП рос. Во-первых, ПО в виде услуг имеет значительно низкую цену и меньше риска, чем у локально установленных решений. Также ПО в виде услуг гораздо меньше нагружает и так уже значительно загруженных ИТ-работников компании. В дополнение, если вы выбере те правильного поставщика, то вы сможете чувствовать себя спокойнее, ведь данные будут под лучшей защитой, чем если бы они были в ваших руках. Поставщики ПО в виде услуг предоставляют безопасную среду данных, в противном случае они бы не существовали. Данные должны быть сохранены в резервном хранилище, и при этом сохранность имеет наивысший приоритет. Клиенты должны быть уверены, что сохранность их данных выше в случае с нанятым решением, чем наоборот.

В качестве вывода можно сказать, что при поиске решения по управлению проектами и портфелем, клиенты должны задать некоторые сложные вопросы и тщательно взвесить все варианты для того, чтобы получить решение, которое будет наилучшим для их компании. К сожалению, многие бизнесы зачастую ведутся на красивые демо-версии и раздутые обещания, которые невозможно предоставить. Зная, что нужно спрашивать, вы можете снизить риск реализации "мультимиллионного расписания".