Четыре уровня успеха проекта

На сегодняшний день организации все более основываются на проектах, то есть выполняемая работа разделяется на программы проектов, разработанных для предоставления ценностей и следования организационной стратегии. Хорошее управление жизненно важно, если организация хочет преуспеть.

Для успеха каждого проекта также важно выполнение верных процессов. Один из магистров в управлении проектами  как-то сказал: "Верное управление одним проектом обеспечит его успешное завершение. Успешное управление всеми проектами говорит о том,  что вы выполняете верные проекты».

Организации обладают различными уровнями опыта в управлении проектами. Многие организации понимают, что для достижения успеха необходим лучший подход к процессу управления. В результате методологии наподобие PRINCE2 становятся все популярнее, но это всего лишь первый шаг. Чтобы стать профессионалом мирового класса в управлении проектами от вас требуется нечто большее.

На данном этапе вам может помочь матрица зрелости управления проектами (Project Management Maturity Matrix). Она схожа с матрицей                зрелоcти возможностей (Capability Maturity Matrix) , используемой в разработке программного обеспечения, в том, что она помогает организациям улучшить свои процессы управления проектами путем развития их от специальных, неорганизованных процессов к зрелым, более дисциплинированным процессам управления проектами.

В чем заключается матрица зрелости процессов управления проектами

Матрица описывает четыре уровня зрелости управления проектами:

Уровень 1: проекты зачастую предоставляются благодаря личному героизму и усилиям руководителя проекта и его команды. Они скорее выполняются ради организации, чем ею.

Уровень 2: любой может предоставить проекты - не только герои. Все потому, что на данном уровне одобрена методология, которой следуют и которая помогает повторить предыдущий успешный опыт из прошлых проектов. На данном этапе помогают курсы и тренинги.

Уровень 3: суть здесь заключается не только в предоставлении проектов, но и в реализации выгоды. Это включает в себя знания того, какая выгода ожидается и когда проект ее предоставит.

Уровень 4: данный уровень заключается в том, делаем ли мы верные проекты и как с помощью данных проектов мы можем поднять ценность организации и реализацию ее стратегии.

 Рис. 1 - Матрица зрелости управления проектами

Для того, чтобы организации поняли на каком уровне они оперируют необходимо задаться следующими вопросами:

Уровень 1: Успешное управление проектами - затраты, время и качество (Рис. 1 - Project Management Success)
Предоставил ли проект желаемые результаты?

Уровень 2: Повторяемый успех управления проектами - предсказуемые результаты (Рис. 1 - Repeatable Project Management Success)
Постоянно ли проекты предоставляли желаемый результат?

Уровень 3: Успешные проекты - реализация преимуществ (Рис. 1 - Project Success)
Предоставляют ли результаты проекта желаемую выгоду?

Уровень 4: Корпоративный успех - реализация стратегий, получение выгоды (Рис. 1 - Corporate Success)
Имеют ли результаты желаемый эффект по отношению к бизнес-стратегии?

При переходе от одного уровня к другому организация должна разработать процессы в различных областях:

• Необходима методология перехода от первого ко второму уровню
• Необходимо управлять преимуществами - это требуется для перехода от второго уровня к третему
• Управление портфелем проектов необходимо для перехода от третьего к четвертому уровню

Ключевой областью на 2-ом уровне является введение методологии управления проектами. Это может быть выполнено в пределах организации, либо же в открытой публичной среде, как PRINCE2. Важно то, что все руководители проектов обладают структурой, в пределах которой они работают, и организация предоставляет им эти структуры. Как только она будет установлена, у вас будет меньше причин надеяться на личный героизм, и вы можете концентрироваться на повторяющемся и измеримом успехе.

Ключевая область 3-го уровня фокусируется на управлении выгодой. Удивительно, но многие организации не обращают внимания на то, что их проекты предоставили не те преимущества, которые ожидались с самого начала. Успех измеряется только соответственно тому, был ли проект выполнен в указанные сроки, уложился ли в бюджет и отвечает ли критериям качества. Поскольку вся выгода обычно не распознается в конце проекта, то важно вернуться к проекту через некоторый период времени и увидеть, выросла ли выгода. Если этого не наблюдается, то организация должна определить причину, и если необходимо - принять какие-либо меры.

На 4-м уровне область ключевых процессов заключается в управлении портфелем проектов в целях обеспечения того, чтобы они коллективно составляли организационную структуру. Управление портфелем проектов заключается в обеспечении выполнения верных проектов, создании сбалансированного портфеля, который имеет отношение ко всем областям развития бизнеса и в наилучшем использовании ресурсов. Процессы должны быть на своих местах, тем самым могут быть предложены и рассмотрены новые идеи, а также приняты решения о том, принесут ли они прибыль всей стратегии организации.

Каждая область ключевых процессов вносит вклад в улучшение организационной способности к управлению проектами, что в свою очередь удовлетворяет достижение ее целей.

Duncan Haughey, PMP