Управление портфелем проектов

Для множества отделов по предоставлению услуг требование к выполнению новых проектов зачастую превышает возможности. Будь то по причине финансовых ограничений или истощения ресурсов - вам когда-нибудь придется сказать "нет".

Сказать "нет" легко, а вот принять решение сказать "нет" бывает  очень сложно.

Проекты, которые предоставляют наибольшую прибыль при разбросанных доступных ресурсах, должны быть выполнены в первую очередь. Проекты, которые истощают ресурсы и съедают весь бюджет, должны быть отклонены, в крайнем случае - приостановлены.

Так как же решить - какие проекты стоит оставить, а какие стоит отклонить?

Расстановка приоритетов или ранжирование проектов

На данном уровне решение будет зависеть от компании, и ранг каждого проекта может измениться в будущем, скорее всего, в кратчайшие сроки. Но важно  сделать акцент на сокращении большого списка проектов и восстановить более четкую концентрацию на малом числе.

Оценка клиентов

Насколько важно данное новое ПО по набору сотрудников? Если процесс выборки длителен, и сотрудники набираются не так часто, то, скорее всего, проект может подождать. Но если процесс набора новых кадров объемен, и с каждым днем компания получает множество различных резюме, то разработка данного ПО станет весьма приоритетной.  Однако при этом  вас могут начать беспокоить  отдел финансов, а также отдел продаж.

Тенденции рынка

Может  статься, что новые правила привнесут необходимость в новых процессах, а следовательно, в новых проектах. К примеру, когда управление по финансовым услугам (FSA) начало  в 2005 г. регулировать ранее саморегулируемую индустрию страхования, многие брокеры должны были реализовывать новые методы отчетности для того, чтобы соответствовать стандартам. Несоответствие же данным стандартам могло привести к большим штрафам.

Если вы пройдете по данным шагам, то вы увидите, что проекты станут делиться на группы, будь это потому, что они имеют одинаковый приоритет, того же клиента, или же являются результатом текущих тенденций рынка.

Управление данными группами или любой группой множества проектов называется управлением портфелем проектов. Ясно, что это нелегко. Но обладание верным программным обеспечением по управлению проектами, которое вам поможет, может оказаться бесценным.

Ваше ПО должно позволить вам увидеть влияние каждого проекта на ваши способности. Управление множеством проектов с большим количеством людей - это опасно, поэтому умение отслеживать прогресс сотрудников и подрядчиков жизненно важно.

Но при неизбежном появлении ограничений и необходимости в перестановке ваших ресурсов расстановка условия 'если' в вашем ПО поможет вам оценить ваши возможности, и тем самым вы сможете повторно сбалансировать ваши рабочие силы.

Электронные расписания помогут вам запечатлеть время, потраченное на проект, тем самым точно предсказать время, которое потребуется на его завершение. Когда прогресс невозможно оценить, можно привлечь дополнительные ресурсы и затем переоценить затраты проекта.

Интеграция расписания реализации ПО и бюджеты помогут производительности, а также помогут вам определить и излечить проекты, которым необходимы действия по корректировке.

Даже управление одним единственным проектом может быть сложным действием, не говоря уже об управлении множеством проектов, что никогда не будет легкой задачей. Но если у вас есть в наличии разумное ПО по управлению проектами, оно вам предоставит значительную помощь, и вы наверняка сможете сделать процесс управления портфелем проектов еще легче.

В конце концов, вам может и не понадобится говорить так часто слово "нет".