Как избежать неудачи проекта благодаря планированию и эффективному восстановлению проекта

Вот и все, вы руководитель совершенно нового проекта, вы завершили планирование проекта и начали его реализацию. Сейчас вы продумываете, что же сказать вашим коллегам на следующем совещании, создаете удивительный расчетный документ, чтобы избежать неудачи проекта и полностью изменить управление проектом, и изучаете новый чудесный пакет программ, только что купленный вами. И вдруг вы оказываетесь в трудной ситуации - проект потерпел неудачу, и вы не смогли ее предвидеть!

Ваш проект в плохом состоянии, и он с большой вероятностью пополнит статистику неудачных проектов, если не предпринять безотлагательных мер. Никакие пустые мечты, молитвы или битье головой о ближайшую кирпичную стену не смогут повернуть время назад, поэтому сейчас нужно начать процесс восстановления проекта.

Обычная основа для восстановления

Помните сериал M*A*S*H? Всегда, когда они получали много раненых, сначала они делали их сортировку, что по определению означает "процесс определения очередности больных или раненых людей для лечения, в зависимости от тяжести их состояния или травмы". В сущности, они не пытались поспешно вылечить первую же увиденную ими травму – они производили общую оценку того, насколько серьезна была каждая травма, затем сначала решали самую серьезную проблему, прорабатывая список очередности, пока все не были вылечены.

С точки зрения реализации проекта, в плохом состоянии может быть множество аспектов, таких как отставание от графика, перерасход бюджета, нехватка ресурсов, или плохое качество предоставляемых результатов, ведущее к их непринятию. Как можно спасти неудачный проект?

Предотвращение неудачи проекта

Первым делом при восстановлении проекта нужно оценить весь проект – рассмотреть и проверить проект путем использования серии стандартных вопросов, которые должны выявить ключевые проблемы и серьезность каждой из них. Это позволит установить очередность планирования и действий по восстановлению проекта, чтобы вы могли сначала взяться за самые серьезные проблемы, а затем прорабатывать их дальше по списку. В ходе данной проверки вы можете обнаружить некоторые сферы, в которых можно устранить проблемы - например, если масштаб неустойчивый и постоянно меняющийся, введение жесткого процесса контроля изменений как минимум поможет закрепить и стабилизировать масштаб.

Степень планирования проекта для восстановления проекта различается для разных проектов – некоторые проекты могут потребовать полной анестезии (прекращения всей работы), чтобы можно было выполнить операцию (переопределить масштаб или даже заново составить план проекта). Другим проектам может потребоваться «гипсовая повязка» для фиксации сломанной части (чтобы предотвратить любые изменения масштаба, пока проект не стабилизируется), некоторые области могут потребовать «перевязки» (некоторые корректирующие меры, которые могут ограничить прогресс, но не остановить проект), некоторым понадобится только «лейкопластырь» (незначительные корректирующие меры, минимально влияющие на общий прогресс), а некоторым понадобится только сглаживание небольших проблем.

Если неудачный проект нельзя восстановить

В результате оценки проблемного проекта вы можете определить, что хорошее экономическое обоснование для восстановления проекта отсутствует, поэтому необходимо списать убытки со счета и двигаться дальше, а не тратить время и деньги на планирование восстановления проекта. В случае провала проекта нужно позволить ему умереть как можно более безболезненно и достойно.

Неудачный проект нуждается в помощи хорошо обученного специалиста по планированию проектов, также называемого руководителем по восстановлению проекта, чтобы свести к минимуму сроки и затраты на восстановление и остаточные дефекты, если проект можно спасти, или понять, когда следует прекратить проект.

Реализация плана восстановления и мотивирование заинтересованных лиц

Как только профессионал по планированию проектов выполнил «сортировку раненых» и предотвратил провал проекта, он должен создать и передать приоритетный план восстановления всем заинтересованным лицам. Коммуникация очень важна для любого проекта, но она жизненно необходима во время восстановления проекта, когда имеется деморализованная группа, взбешенный заказчик, беспокоящееся руководство, и недовольные бухгалтеры.

Когда план принят и начато восстановление проекта, профессионал по планированию проектов должен суметь мотивировать группу на достижение успеха, успокоить заказчиков и дать им уверенность в успешном завершении, и представить бухгалтерам реальный план, который можно регулярно измерять, и по которому можно составлять отчеты. Прогресс нужно тщательно отслеживать, контролировать и отчитываться по нему на протяжении всего восстановления, а реакции на незапланированные события (риски) должны быть решительными, быстрыми и эффективными, иначе можно вновь столкнуться с неудачей проекта.

В конечном счёте, в течение периода восстановления важно поддерживать положительный настрой группы – установить контрольные точки, позволяющие оглашать и восхвалять даже небольшие достижения. Сформируйте основанный на успехе стиль работы, чтобы для группы и заинтересованных лиц стало нормальным выполнение контрольных точек, и в отличие от этого, пропуск контрольной точки был необычным и выделяющимся среди всех остальных успехов.

Заключение

Неудачу проекта можно предотвратить при помощи хорошего планирования проекта, основанного на хорошо составленной, основанной на предоставляемых результатах, структуре декомпозиции работ и надлежащих средствах управления. Но когда проект начинает двигаться к провалу, нужно выявить это при помощи специальных методов, минимизировать степень неудачи проекта и сделать восстановление проекта как можно более успешным. При этом возможны попутные потери, такие как сокращение масштаба, дополнительное время, и/или дополнительные расходы, но хорошее планирование проекта и своевременное вмешательство при необходимости могут свести их к минимуму. Хороший руководитель проекта должен не только уметь восстанавливать неудачные проекты, но, что более важно, уменьшать вероятность появления неудачных проектов в дальнейшем!