Как вернуть контроль над вашим проектом

Проект, вышедший из-под контроля в отношении бюджета или графика, не вернется на правильный путь без серьезных усилий и отдачи со стороны людей, участвующих в проекте, и организации, выполняющей проект. К счастью, есть три простых способа восстановления контроля над проектом и спасения его от провала.

1. Определить текущее состояние

Изучите все задачи и операции, чтобы определить, где именно проект находится относительно фактического графика и фактического бюджета. Игнорируйте любые ранее оцененные расходы и сроки и сосредоточьтесь на определении фактического состояния. Изучите все имеющиеся отчеты и поговорите с членами группы, чтобы объяснить, что вам нужно узнать, какой именно прогресс был сделан, независимо от любых прежних оценок, обещаний или обязательств. Восстановление контроля над проектом начинается с известного базового плана. Такое перепланирование дает максимальные шансы на успех, позволяя предотвратить провал проекта.

Если вы не определили и не задокументировали все допущения, явные и неявные, на ранних этапах проекта, сделайте это сейчас. Не время быть в восторге от конечного результата, так как вероятно всем заинтересованным лицам ясно, что у проекта есть большие проблемы. Но сейчас очень важно проявлять настойчивость и убедиться, что все допущения известны и задокументированы.

Не только заново оцените состояние проекта в категориях сроков и бюджета, но и заново оцените доступные ресурсы в категориях навыков и людей. Остались ли сильные и слабые стороны группы такими же, как и в начале проекта? Если нет, учтите это при перепланировании и изменении графика. И обязательно дайте всем знать, что вы намерены сделать проект успешным, не позволяйте верить в провал проекта, иначе он действительно случится.

2. Вновь подтвердить цель проекта

Вначале должен был быть замысел, обеспечивавший верность проекту, гарантировавший финансирование и позволявший проекту успешно начаться. Руководитель проекта обязан напомнить людям об исходном замысле и постараться снова разжечь некоторую часть энтузиазма, с которым начался проект. Коммерческая цель должна была быть четко сформулирована и задокументирована в начале проекта, но если это не было сделано, то сейчас пора исправить эту конкретную ошибку. Это напомнит людям о выгодах завершенного проекта, для каждого человека в отдельности и для всей организации.

Вовлеките людей в проект и убедитесь, что они знают о важности каждой выполняемой ими задачи для общего успеха проекта. Воодушевляйте группу и заставьте каждого члена группы чувствовать свою ценность. Это может звучать как банальная побудительная речь, но в действительности крайне необходимо для сохранения контроля над проектом и успешного его завершения.

3. Выбрать метод достижения цели проекта

Вы тщательно оценили, где проект находится относительно бюджета, графика, людей и их навыков. Вы знаете, и разъяснили и укрепили, коммерческую цель, замысел завершенного проекта всем членам группы и иным заинтересованным лицам. Следующий шаг – спланировать метод перехода из нынешнего состояния к завершенному и успешному проекту.

Некоторые из факторов, изначально сбивших проект с курса, могут все еще существовать, поэтому при перепланировании завершения проекта может быть мало причин для оптимизма. Но вы должны планировать - при необходимости может понадобиться повторно оценить и перепланировать состояние проекта через несколько недель или месяцев. Но чтобы успешно двигаться вперед, вы должны спланировать полный график сейчас.

В ряде отраслей, таких как ИТ, которые быстро меняются и отличаются высокой текучестью кадров, практически невозможно спланировать проект от начала и до конца так, чтобы его не пришлось заново оценивать и перепланировать на разных этапах на протяжении всего проекта. Не позволяйте данному обстоятельству внушить группе чувство неудачи. Это нормально в ряде отраслей, и крайне подробный план вряд ли пройдет гладко для сложного проекта. Деньги и иные ресурсы могут меняться в течение длительного проекта, и руководитель проекта должен знать, как вернуть контроль над проектом, затронутым непредвиденными обстоятельствами. Рассматривайте такие обстоятельства как возможность заново вызвать энтузиазм группы и напомнить всем исходный замысел проекта, затем двинуться вперед к его успешному завершению.