10 правил успешного управления проектами

Институт управления проектами определяет управление проектами как "приложение знаний, навыков, инструментов и методов к действиям проекта для того, чтобы восполнить его требования" (Свод PMBOK, 3-е издание, Институт управления проектами, 2005). В общем, управление проектами заключается в успешном завершении проекта. Это дисциплина инициации, планирования, выполнения и управления ресурсами с целью завершения определенных результатов в срок и в пределах бюджета.

Успешный руководитель проектов - это тот, кто может предвидеть весь проект от старта до завершения и обладает мастерством реализации данного видения. Чтобы идти в ногу с бизнесом и информационными технологиями, руководители проектов должны сделать свой опыт управления более гибким.

1. Будьте гибкими

Традиционный метод управления проектами демонстрирует себя как чересчур неподатливый, бюрократичный и требует много времени в нынешней динамической бизнес-среде. Более того, данные методы могут препятствовать работе ИТ-отделов. Сегодня вы должны реагировать быстро и с гибкостью на появившиеся проблемы и изменения. Формальная документация и процессы, которые включены в традиционное управление проектов, могут отяготить вашу работу.

2. Не вмешивайтесь в детали

Идеальные руководители проектов - это лидеры, не обладающие манией контроля. Некоторые руководители могут быть слишком аналитическими и вкладывать слишком много времени в совершенствование деталей,  в то время как они на самом деле могут сосредоточиться на достижении контрольных точек и завершении проекта. Гибкое управление проектами требует наличия как лево- так и правостороннего мышления, как профессиональных, так и личностных навыков.

3. Совершенствуйте ваш опыт управления проектами

Технологии постоянно развиваются для того, чтобы удовлетворять вечно изменяющиеся нужды пользователей. Таким же образом ваш подход к управлению проектами должен развиваться в ногу с бизнесом и ИТ-процессами. Общайтесь с вашей командой, клиентами и бизнес-партнерами, тем самым прилагая усилия к улучшению своего опыта управления проектами.

4. Постоянно планируйте

Единственная, наиболее важная работа руководителей проектов - это планирование. Планирование должно быть детальным, организованным и требовать участия команды. Аналогично реальному миру, планы всегда меняются и меняют приоритеты ситуаций. Для этого вам стоит продолжать планировать, планировать и еще раз планировать.

5. Работайте с некоторой степенью срочности

Разве не было бы хорошо, если бы вы могли работать с неограниченными сроками, бюджетом и ресурсами? Тем не менее, у нас есть всего 24 часа, 7 дней в неделю, и нас учили тратить как можно быстрее ресурсы, если в этом есть необходимость. Поскольку проекты имеют ограничения по времени, бюджету и ресурсам, очень важно постоянно двигать процессы проекта к завершению. Постоянные обновления, встречи и дополнительные данные жизненно важны.

6. Визуализируйте и сообщайте все действия и результаты проекта

Вкратце, руководитель проекта и его команда должны иметь четкую картину результатов, представленную всем участникам проекта. Такое требование ведет всех в одном направлении. Избегайте неясных описаний всеми возможными мерами, будьте конкретны, рисуйте графики и диаграммы, и пусть все одобрят их.

7. Достигайте результатов шаг за шагом

Мысль о покорении горы на одном дыхании невообразима. Но вам стоит рассматривать это действие как последовательность шагов и вершин, ведь это менее пугающе и более достижимо. Таким же образом вы не должны окунаться в проект с надеждой предоставления всех результатов одним махом - работайте с каждым элементов шаг за шагом, получите одобрение и рассмотрение процессов и всегда поддерживайте чувство направленности.

8. Используйте здравое управление рисками

Назначайте риск-менеджера, который будет ответственен за определение потенциальных проблем проекта. Вам нужен кто-то, кто обладает здоровой долей скептицизма.

• Все участники команды не должны медлить с отчетностью или препятствиями.
• Поддерживайте базу данных рисков проекта, которая следит за всеми проблемами и решениями.
• Не будьте одержимы. Оценка рисков не должна быть вашей главной задачей. Последней вещью, на которую стоит тратить время и ресурсы, это управление рисками, поскольку оно будет удерживать вас от завершения проекта, не говоря о том, что может лишить вас храбрости в старте проекта. Помните, вам необходима здоровая доза управления рисками, а не пугающая.

9. Открыто общайтесь

Общение жизненно важно во всех аспектах управления проектами. Придерживайтесь политики открытого общения, вдохновляйте всех участников на оглашение их мнений и забот. Это сократит время ожидания и значительно снизит риск ошибок, сохранив вам драгоценное время и деньги.

10. Не упускайте из виду 3 фактора: время, бюджет и качество

В то время как опыт управления проектами становится более гибким и открытым, основы остаются такими же. Успех проекта происходит тогда, когда он предоставлен в срок, в пределах бюджета и с такими результатами, которые удовлетворяют клиента. Основная роль руководителя проектов заключается в осведомлении всех о данных трех важных факторах - сроках, бюджете и качестве.