|
 Как руководитель или лидер, вы будете нести ответственность за проект. Это может быть внедрение новых компьютерных систем, строительство нового здания, запуск нового оборудования, продукта или услуги.
В рамках своей роли, вы захотите проверить, что проект прогрессирует, как и ожидалось, и что нет никаких вопросов. Проектные собрания – это самый обычный способ сделать это. Что поможет вам убедиться в том, что ваши собрания эффективны? 1. Определите цели Были ли вы когда-нибудь на собрании, которое занимало два часа вашего времени и не имело никакого смысла? Если да, то, возможно, не было четкой цели собрания. Перед тем как созвать собрание, удостоверьтесь, что у вас есть четкие цели, которые вы можете определить. 2.Определите повестку дня Собрание без повестки дня дрейфует, занимает больше времени, чем должно, и не имеет результатов. Предоставьте и распространите повестку дня заранее, минимум за день-два до собрания, а не за тридцать минут до запланированного времени. Дайте ориентировочные сроки для каждого пункта и учитывайте задержки. 3. Доклады должны быть короткими Горы бумаг, страница за страницей переполненных деталями, - самый большой демотиватор, не говоря уже о напрасной трате ресурсов тех, кто посещает собрания. Постарайтесь сделать каждый доклад не более одной страницы. Рассмотрите использование шаблонов, которые могут включать в себя простую систему светофора, чтобы указать зеленым - где вещи идут хорошо, желтым - где есть какие-то вопросы, и красным выделить наибольшее количество вопросов. 4. Собрание должны посещать верные люди Существует ядро проектной команды, но время от времени требуются решения кого-то постарше. Если вы знаете это, заранее убедитесь, что вы взяли человека, способного принимать решения, а иначе в ваших руках будет несостоявшаяся команда. 5. Убедитесь, что среда комфортна Случалось ли вам в летнюю жару быть на собрании, где нет кондиционера, и председатель собрания даже не позаботился о наличии холодной воды? Эффективные собрания могут состояться только в том случае, если посетителям комфортно, поэтому позаботьтесь об этом самым должным образом. 6.Начинайте и заканчивайте вовремя Весьма неприятно, когда люди приходят на пятнадцать минут позже запланированного времени, и собрание затягивается на полчаса. Убедитесь, что всем понятно, что вы начнете и закончите в установленное время. Пусть они уделят по 30 минут до и после собрания, чтобы все пришли вовремя и смогли уделить время на разрешение чего-то серьезного. В итоге, проведение эффективных собраний почти спланировано. Убедитесь, что вы позаботились об этой жизненно важной области.
Newer news items:
Older news items:
|
