Шесть ключевых советов для эффективного проведения проектных собраний

Как руководитель или лидер, вы будете нести ответственность за проект. Это может быть внедрение новых компьютерных систем, строительство нового здания, запуск нового оборудования, продукта или услуги.

В рамках своей роли, вы захотите проверить, что проект прогрессирует, как и ожидалось, и что нет никаких вопросов. Проектные собрания – это самый обычный способ сделать это. Что поможет вам убедиться в том, что ваши собрания эффективны?

1. Определите цели

Были ли вы когда-нибудь на собрании, которое занимало два часа вашего времени и не имело никакого смысла? Если да, то, возможно, не было четкой цели собрания. Перед тем как созвать собрание, удостоверьтесь, что у вас есть четкие цели, которые вы можете определить.

2.Определите повестку дня

Собрание без повестки дня дрейфует, занимает больше времени, чем должно, и не имеет результатов. Предоставьте и распространите повестку дня заранее, минимум за день-два до собрания, а не за тридцать минут до запланированного времени. Дайте ориентировочные сроки для каждого пункта и учитывайте задержки.

3. Доклады должны быть короткими

Горы бумаг, страница за страницей переполненных деталями, - самый большой демотиватор, не говоря уже о напрасной трате ресурсов тех, кто посещает собрания. Постарайтесь сделать каждый доклад не более одной страницы. Рассмотрите использование шаблонов, которые могут включать в себя простую систему светофора, чтобы указать зеленым - где вещи идут хорошо, желтым - где есть какие-то вопросы, и красным выделить наибольшее количество вопросов.

4. Собрание должны посещать верные люди

Существует ядро проектной команды, но время от времени требуются решения кого-то постарше. Если вы знаете это, заранее убедитесь, что вы взяли человека, способного принимать решения, а иначе в ваших руках будет несостоявшаяся команда.

5. Убедитесь, что среда комфортна

Случалось ли вам в летнюю жару быть на собрании, где нет кондиционера, и председатель собрания даже не позаботился о наличии холодной воды? Эффективные собрания могут состояться только в том случае, если посетителям комфортно, поэтому позаботьтесь об этом самым должным образом.

6.Начинайте и заканчивайте вовремя

Весьма неприятно, когда люди приходят на пятнадцать минут позже запланированного времени, и собрание затягивается на полчаса. Убедитесь, что всем понятно, что вы начнете и закончите в установленное время. Пусть они уделят по 30 минут до и после собрания, чтобы все пришли вовремя и смогли уделить время на разрешение чего-то серьезного.

В итоге, проведение эффективных собраний почти спланировано. Убедитесь, что вы позаботились об этой жизненно важной области.