Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Успех в управлении проектами: семь наилучших практик

Управление проектом может быть весьма  не простым делом. Будь это планирование свадьбы, разработка нового веб-сайта или строительство дома на берегу моря, вам необходимо принимать технику управления проектами для достижения успеха. Мы обсудим семь наилучших практик в центре управления проектами, которые могут помочь вам достичь успеха.

Определение масштаба и целей

Для начала, вам необходимо понять цели проекта. Представим, что начальник попросил вас организовать проведение кампании по донорству крови, то является ли целью получить как можно больше крови? Или же цель заключается в поднятии рейтинга компании? Определение с главными целями поможет вам в выполнении проекта.

Масштаб определяет границы проекта. Является ли организация транспортировки сотрудников в банк сдачи крови частью масштаба? Или же сотрудники должны сами туда добираться? Определение масштаба определит количество работы, которую вам необходимо будет выполнить.

Вам стоит понимать, кто является участниками, каких они ожидают результатов, и получить их поддержку. Как только вы определитесь с целями, вам стоит получить одобрение от участников.

Определение результатов

Вы должны определить, что будет предоставлено посредством проекта. Если ваш проект заключается в рекламной кампании нового шоколада, то одним из результатов может быть графическая реклама. Поэтому вам стоит решить, какие материальные вещи будут предоставлены, и задокументировать их в деталях, что позволит другим верно и эффективно их реализовать.

Ключевые участники проекта должны изучить определение результатов и одобрить их в отношении того, что они действительно отражают именно то, что необходимо получить.

Планирование проекта

Планирование требует определение того, какие сотрудники, ресурсы и бюджет необходимы для завершения проекта.

Вы должны определить, какие действия необходимы для получения результатов, используя такие техники, как структура декомпозиции работы (Work Breakdown Structure). Вы должны оценивать время и усилия, необходимые для каждого действия, а также зависимости между действиями, и составить реалистичный график их выполнения. Подключите проектную команду к оценке длительности действий. Установите контрольные точки, которые отображают критические даты во время проекта. Запишите их в план проекта. Пусть ключевые участники изучат и одобрят план.

Общение

Планы проектов не стоят ничего, если о них не знает проектная команда. Каждый участник команды должен знать свои обязанности. Бывают случаи, когда руководители проектов сидят в офисе, заваленном бумажными графиками и расписаниями. Проблема заключается в том, что никто из его команды не знает о задачах и контрольных точках из-за того, что он не делился ими. В таком случае проект сталкивается с проблемой, когда работники выполняют различные действия, важные, по их мнению, но не делают того, что указал руководитель.

Отслеживание и отчетность по прогрессу проекта

Как только ваш проект начнет свой жизненный цикл, вы должны наблюдать и сравнивать реальный прогресс с запланированным. Вам необходимо будет предоставить команде отчеты о прогрессе. Вы должны записывать различия между реальными и запланированными затратами, графиком и масштабом. Вы должны будете отчитаться о них перед вашим руководителем и ключевыми участниками и применить соответствующие меры в случае, если различия велики.

Вы можете настроить ваш план множеством способов для того, чтобы вернуть проект в русло, но вы всегда будете жонглировать затратами, масштабом и сроками. Если руководитель проекта изменяет что-либо, то обязательно должны будут быть изменены и другие один или оба  элемента. Жонглирование данными тремя элементами, которые также называются «проектным треугольником», является наибольшей головной болью для руководителей!

Управление изменениями

Участники зачастую изменяют свои мнения о том, что должно быть предоставлено. Иногда изменяется бизнес-среда после того, как проект был начат, поэтому предположения, сделанные в начале проекта, уже могут быть непригодными. Если руководитель примет все изменения к проекту, то проект превысит бюджет, опоздает или, возможно, никогда не будет завершен.

Управляя изменениями, руководитель может принимать решения о том, стоит или нет внедрять изменения сразу же или позже, в будущем, или их стоит вовсе отменить. Это увеличивает шансы проекта на успех, поскольку руководитель управляет тем, как изменения будут внедрены, может распределить ресурсы соответствующим образом, и может спланировать, как и когда будут выполнены изменения. Неэффективное управление изменениями зачастую является причиной краха проектов.

Управление рисками

Риски - это события, которые могут неблагоприятно повлиять на успешность проекта. Риски могут включать в себя: нехватку персонала и технических навыков, необходимых для выполнения работы, несвоевременное аппаратное обеспечение и т.д. Риски будут варьироваться от проекта к проекту, но основные риски проекта должны быть определены как можно раньше. Могут быть составлены планы по избеганию рисков, или, если их нельзя избежать, по смягчению уровня опасности риска. Это более известно как управление рисками.

Вы не управляете всеми рисками, поскольку их может быть множество, и не все риски имеют одинаковый уровень влияния. Итак, определите риски и их вероятность возникновения (1 = не великая, 2 = возможно , 3 = велика). Оцените их влияние на проект (1 - низкое, 2 - среднее, 3 - высокое), затем умножьте два числа - и вы получите фактор риска. Высокий фактор риска характеризует наиболее опасные риски. Управляйте десяткой наиболее опасных рисков, постоянно пересматривайте их статус и следите за появлением новых, поскольку они имеют свойство появляться в миг.

Отсутствие управления рисками является распространенной причиной того, почему проекты терпят крах.

Вывод

Следование данным практикам не гарантирует успешность проекта, но оно поможет в предоставлении больших шансов на успех. А отказ от следования им точно приведет к большой вероятности краха.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.