Девять принципов успешного делегирования в управлении проектами

Успешное делегирование крайне важно для успешного управления проектами. Многие люди, участвующие в качестве начальников в управлении проектами, боятся делегирования. Они опасаются, что в случае делегировании работа не будет выполнена правильно, сроки не будут выдержаны. Они не могут доверить сотрудничество и совместную работу другим; они вынуждены делать большинство дел сами и непосредственно контролировать остальные.

Само делегирование должно производиться правильно. Управление проектами зависит от делегирования в силу закона разделения труда: один человек (или группа), сосредоточенный на одной или двух специфических задачах, более эффективен и более продуктивен, чем один человек, пытающийся выполнять несколько задач одновременно. Одиночка не в состоянии делать все дела в проекте или фирме. Пока действует успешное сотрудничество и совместная работа, эти элементы сами заботятся о себе с позиции «независимых свойств», после того как делегирование произведено правильно. Чем более либерален стиль управления проектами, тем лучше. Лучшим руководителем является тот, кто управляет меньше всего.

Ниже рассмотрены девять вещей,  о которых нужно позаботиться при делегировании. Помните: успешное управление проектами зависит от сотрудничества и совместной работы, а правильное делегирование заставляет эти элементы успешно возникать. О чем нужно позаботиться при делегировании, находясь в роли руководителя проекта?

1. Не будьте нечетким. Если вы занимаетесь управлением проектами и делегируете задачи, вы должны предъявлять очень конкретные требования к тому, что каждая задача должна реализовать, как быстро она должна быть выполнена, и чего должны ожидать те, кто выполняют эту задачу. Нечеткие описания приводят к неприятным результатам и срыву сроков.

2. Убедитесь, что установленные вами крайние сроки реалистичны. Сроки должны быть реалистичными и выполнимыми в отношении времени, и они должны быть реалистичными и выполнимыми для людей, которым вы поручаете задачу. Ваше делегирование должно предусматривать выбор правильных людей для правильных задач в той мере, в какой их таланты и навыки годятся. Однако с самого начала нужно убедиться, что люди, которым делегируются задачи, не будут иметь проблем или конфликтов в составлении графика работ.

3. Предоставляйте всю необходимую информацию для каждого делегирования. Также укажите тем, кому вы делегировали задачи, на любые другие ресурсы, которые они могут использовать для выполнения своей работы в срок. Сотрудничество и совместная работа могут иметь место среди этих ресурсов.

4. Убедитесь, что вы доступны как начальник управления проектами. Ваши делегаты должны иметь возможность приходить к вам с любыми вопросами или опасениями касательно проекта или их задач. Более того, вы должны спрашивать с них. Требуйте периодических отчетов о ходе работ от ваших делегатов. Но не относитесь к этому слишком жестко. Еженедельных отчетов о ходе работ должно быть достаточно, при условии, что выполнение проекта занимает время,дольше одной недели.

5. Предполагается, что вы делегируете задачи по управлению проектами, потому что у вас нет времени делать все самостоятельно. Вы можете быть настолько перегружены, что не сможете предоставить подробные инструкции для задач. Если дело обстоит так, вы обязательно должны назначить человека на роль контактного лица и руководителя проекта. Функцией данного человека будет помощь вам и предоставление подробностей участвующим людям, чтобы имело место успешное сотрудничество и совместная работа. Иногда приходится делегировать даже контроль над проектом. Если возможно, делегируйте это человеку с опытом управления проектами или с опытом в том виде работ, которые проект требует от участвующих в нем людей.

6. После делегирования вмешивайтесь как можно меньше. Предоставьте участникам проекта творческое пространство. Позвольте им предлагать свои собственные идеи и даже вносить предложения насчет того, как лучше делать дела. Немаловажно, что вы получаете необходимые результаты и результат проекта. Разумеется, вы должны иметь право окончательного решения при утверждении изменений деталей, но нет необходимости быть деспотичным.

7. В дополнение к наличию еженедельного информирования о состоянии введите систему передачи отчетов о проекте. Важно, чтобы вы имели постоянный доступ к информации о том, как продвигаются вперед дела. Сделайте данную систему непрерывной. Участники проекта должны быть в состоянии легко протоколировать новейшую информацию без необходимости наносить вам визит. Они не прерываются на это, и не нарушают постоянно ваш график.

8. Сами ведите журнал о том, кто и  какую задачу выполняет. Фиксируйте все отчеты о ходе работ и записанные данные о прогрессе в вашем журнале. Ведение журнала позволяет вам быть в курсе новейших данных о проекте, а также перепроверять любые данные.

9. Не забывайте хвалить и награждать, когда задачи выполняются правильно и в срок, или когда делаются большие успехи по задаче. Работникам требуются положительные отзывы, когда они правильно выполняют работу. Работники не только заслуживают положительных отзывов: последние поддерживают их целеустремленность, мотивацию и помогают понять, что они должны делать.

Успешное делегирование крайне важно для успешного управления проектами. Делегирование – непростая задача, требующая внимания, понимания требований проекта и понимания тех, кто работает под вашим руководством. Сотрудничество и совместная работа встанут на место, если правильное делегирование произведено с самого начала. Посредством правильного делегирования вы обеспечиваете получение желаемых результатов проекта. Для этого вам не приходится контролировать каждый шаг или создавать себе проблемы. Все заинтересованные лица более довольны, и проект заканчивается так, как все желают.