Вы решили стать руководителем проекта: приобретение необходимых навыков

В прошлой статье мы изучили шесть ключевых навыков, необходимых успешному руководителю для управления проектами, а также то, почему они настолько важны.

В данной статье мы рассмотрим, как можно овладеть данными навыками, изучить или улучшить их для того, чтобы стать более успешным в управлении проектами.

Шестью ключевыми навыками являются:

• Способность быть организованным.
• Обладание концентрацией на целях.
• Хорошие навыки общения.
• Возможность быть плохим парнем.
• Сохранение спокойствия в тяжелых условиях.
• Врожденные навыки лидерства.

Итак, можете ли вы овладеть ими, или же они являются природным даром, мы рассмотрим далее.

Организованность

Это определенно навык, который можно приобрести, хотя если вы уже являетесь неорганизованной личностью, то вам придется потрудиться. Навык организации - это нечто большее, чем  умение просто расположить все по своим местам. Организация означает также дисциплину и умение выполнять несколько задач одновременно, при этом не  теряя из поля зрения данные задач.

Для начала вы можете использовать список дел, которые вам необходимо выполнить, и разукрашивание скоординированных папок на работе. В начала каждого дня вы должны изучать свой список дел и решить, что должно быть сделано сегодня. Создайте четыре папки - красную, желтую, зеленую и простую. Все, что должно быть выполнено сегодня, должно быть расположено в красной папке. Все, что имеет высокий уровень приоритета и должно быть выполнено в случае наличия свободного времени, должно быть вложено в желтую папку. Все, что может подождать своего времени, укладывается в простую папку, а все остальное вкладывается в зеленую.

Для вас особую значимость должна иметь красная папка, поэтому вы должны стремиться завершить все, что в ней находится, несмотря ни на что. Не ленитесь и стремитесь перейти к желтой папке. Изучайте свой прогресс в конце каждого дня. Если вы не завершили все, что в красной папке, то вам стоит спросить себя, почему так вышло. Вы часто "срочно" отвлекались? Или же вы позволили себя отвлечь?

Почему бы не заблокировать один-два часа в вашем дневнике на вашу работу, отключить почтовый ящик и не отвечать на телефон, относиться к себе как будто вы на собрании. Убедитесь в том, что ваша команда знает о том, что вас не стоит беспокоить в течение данного часа.

Также вам стоит изучать то, что вы берете на себя - не много ли это? Должны ли вы выполнять эту работу? Многие неорганизованные люди на самом деле организованы, но они берут на себя слишком много работы и не могут нести эту ношу, поскольку они не могут передать работу на выполнение другому - они надеются только на себя. Смиритесь с этим! Если вы не можете эффективно передать работу, то вы никогда не будете руководителем проекта, и вы не сможете "вырастить" членов своей команды. Конечно, вы можете помочь им немного в начале, когда вы передаете работу новичку, но впоследствии они смогут научиться.

Концентрация на целях

Это немного более сложный навык, которым вы можете овладеть в случае, если вы им ещё не обладаете. Концентрация - это способность разглядеть деревья среди леса, возможность обработать внешнюю информацию и вычерпать суть проблемы или цель, суметь  четко передать ее другим, чтобы они ее тоже увидели. При этом делать это надо быстро!

Представьте, что вы только что начали новый проект, и что вы уже опросили спонсора проекта и ключевое руководство с целью получить их видение того, что должен предоставить проект. Каждый будет иметь свою точку зрения - консенсуса достигнуть не так легко. Один из методов –постоянно спрашивать себя "но почему" - почему этот менеджер имеет другое видение, чем другие - есть ли что-то такое, что необходимо проверить, либо же это просто нехватка видения? Это также поможет вам расписать все на чистом листе, вы можете использовать формат карты, или записать в свободном стиле - главное увидеть то, что вы можете сконцентрироваться на основной проблеме или цели.

Другой ключевой вещью является постоянное сохранение концентрации команды на результатах проекта. Принцип дисциплины заключается в том, чтобы вы не позволяли никому, даже себе, отвлекаться от достижения цели. Если необходимо, запишите ее на стене.

Способность хорошо общаться

Не так важно, насколько увлекательный вы оратор, но вы должны уметь четко передать свои мысли другим на понятном им языке. И вы должны уметь общаться с любыми уровнями в организации - от самых неопытных до высшего руководства. Это означает, что вы должны обтесать каждое сообщение различными способами, в зависимости от вашей публики. Вы должны выглядеть уверенно.

Отличным способом приобрести большую уверенность при презентации является помощь социальных групп - к примеру, спикеров, местных драматических обществ (действующих групп), а также посредством чтения вслух самому себе или семье. Тренируйте уверенность в голосе!

При составлении презентации вам стоит учитывать свою публику. Высшее руководство не хочет знать обо всех деталях - им нужно лишь резюме плана. Если вы общаетесь с теми людьми, на которых повлияет проект, то вам стоит говорить с ними на их языке и объяснить им, как на них повлияет проект.

Способность быть "плохим парнем"

Если вы такой человек, которому не нравится преподносить плохие новости, то вам стоит ужесточить себя. Это не значит, что вы должны стать агрессивным, вы просто должны стать убедительным. Если вам необходимо преподнести плохие новости, будь то высшему руководству или же команде, просто поставьте себя на их место, подумайте о том, как данные новости на них повлияют, и составьте соответствующее сообщение.

А иногда вам придется отстаивать свою власть. Иногда вам придется принимать сложные решения, и вы должны уметь принимать такое решение, которое поддержат не все. Если вам неловко или же вы тот, кто мучается после от принятия неверного решения, то управление проектами не для вас. Это не тот навык, которым вы сможете овладеть.

Способность сохранять спокойствие в тяжелых условиях

Концентрация, концентрация, концентрация. Люди, которые сохраняют спокойствие под давлением тяжелых ситуаций являются теми, кто может сконцентрироваться на проблеме, а не отвлекаться на потенциальные результаты или на то, чья это вина.

Если вам необходимо улучшить данное качество, то вам стоит попробовать метод, который мы описали выше говоря о концентрации на целях, используйте графическую схему связей или школьную доску для того, чтобы добраться до сути проблемы и сконцентрироваться на ее решении.

Обладание врожденными навыками лидера

Врожденное лидерство - дано от природы и оно присуще определенным людям. Мы все встречали людей, которые независимо от того, что они делали, всегда оказывались на вершине, будь то школьный праздник, день рожденья или другое мероприятие. Эти люди просто проявляли уверенность и компетентность и мы по своей природе позволяли им брать верх (не доминировать, поскольку хороший лидер обеспечивает равноправие каждому члену команды) - они просто выглядят как натуральные лидеры.

Врожденный лидер обладает определенным уровнем уверенности, а также многими другими качествами, перечисленными выше.

Это противоречит мнениям о том, что лидерству можно научиться - ведь оно бывает врожденным качеством. С какой-то стороны можно утверждать, что ему можно научиться, но это сложно тем, кто не обладает данным качеством, и это не выучишь за школьной партой.  Гораздо чаще люди, которые пытаются быть лидерами, зачастую становятся властными и надоедливыми, что приводит к сомнениям в их власти.

Представьте себе тренировку собаки. Если у вас есть собака, то вы понимаете, что вам необходимо быть "лидером стаи", "альфа псом" в вашем окружении. В противном случае, собака будет управлять вами, а не вы ею. Некоторые люди думают, что для того, чтобы управлять собакой, нужно на нее орать (или того хуже) в случае, если она не повинуется - это не то, что должен делать лидер. Лидер честен и убедителен, ему не нужно показывать, насколько он силен.

Итак, если вы не тот человек, который всегда оказывается на вершине, кто обладает врожденными навыками лидерства, то вам стоит серьезно подумать о том, а можете ли вы стать таким. Вам необходим высокий уровень уверенности в себе, основанной на достаточном уровне собственной компетентности. Поэтому для того, чтобы развить свои навыки лидера, вам нужно развивать свою компетентность и уверенность в себе.