Самое сложное слово в словаре управления проектами

Для руководителей проектов слово "нет" зачастую является наиболее сложным в их лексиконе. Мы часто прибегаем к классическому методу руководителей в виде "Да, но..." , поскольку он является мягкой, щядящей, спокойной альтернативой. "Нет" звучит грубо, немногословно, упрямо и негативно. Тем не менее, многие из нас откладывают в сторону фразу "да, но..." и прибегают к слову "нет".

Мы упомянули это потому, что можно заметить увеличивающуюся частоту того, что клиенты не принимают "да, но..." в качестве ответа. Мы не предлагаем им ответ в виде "да, мы можем это сделать, но вам это будет стоить еще один миллион", поскольку клиент слышит только первую часть предложения. Они чаще интересуются возможностями, чем ценой. В результате, когда все садятся за стол подсчитывать затраты, они удивляются.

Бывают случаи, когда клиенты просят о более высоком количестве обзоров и проверок, а также более высокой степени вовлеченности в вашу консалтинговую работу, чем вы привыкли за многие годы работы. Если вы соглашаетесь на одно рассмотрение, то вы можете увидеть, что это, скорее всего, повториться не раз. Они могут захотеть все большей вовлеченности в вашу работу. Итак, в конце первой конференции вы можете попробовать применить подход "да, но...".

"Да, мы может устроить дополнительные обзоры, но тогда должны быть внесены изменения в наш договор для того, чтобы они были учтены".

Если они ответят, что считали эту работу уже включенной в контракт, то вы поймете, что это уже не ситуация "да, но...". Вам придется принимать действия.

"Нет. Я не могу продолжать данные обзоры, поэтому нам необходимо разработать стратегию выхода, поскольку я не могу предоставить требуемое число обзоров и при этом достичь моих финансовых целей".

Клиенты будут в тупике. Им будет интересно узнать, почему вы резко сменили отношение. Им будет интересно узнать, почему вы решили отойти от дел в такой критической ситуации. Им будет интересно узнать, почему вы решили отменить долгосрочный договор из-за такой мелкой проблемы. Вы можете объяснить, что вы попытались привести здравые аргументы, но вы уже не можете предоставить требуемые результаты при такой дополнительной стрессовой отчетности.

Клиенты могут начать ворчать, возникать и угрожать, что они расторгнут контракт. Но со временем они сдадут позиции и вернутся к оригинальному уровню проверок и отчетности.

При первом возражении отношения с клиентами могут стать натянутыми и слабыми. Услышав "нет" единожды, они могут стать более кооперирующими, поддерживающими и более чувствительными к нуждам организации. И теперь вы сможете опять быть консультантом!

В реальности, бизнес-отношения - это улица с двусторонним движением. У нас есть возможность создать поддержку наших клиентов, но во многих случаях мы сможем получить ее, лишь установив четкие границы. В руководство к своду знаний об управлении проектами (3-е издание) был добавлен термин "границы проекта", определяющий то, что Не должен делать и чем Не является проект. Факт того, что институт управления отметил такую необходимость в определении того, чем не являются проекты, уже говорит о том, что руководителям стоит бить тревогу, поскольку теперь им необходимо определять то, что не является их работой.

Попробуйте сами - определите три вещи, которые не являются частью вашей работы, но которые каким-то образом стали ее частью. (Электронную почту вы не можете включить в этот список - кто-то должен этим заниматься). Но когда вы определите эти три элемента, не принадлежащих вашей работе, вашей производительности или вашим отношениям с клиентом, подумайте о том, как вы можете от них избавиться при следующей встрече.

Но что вы можете сказать, если клиент требует?

Теперь вам стоит попрактиковаться отвечать "нет". Начните с парочки "да, но...", но вам стоит акцентировать внимание на том, что если клиент не хочет принимать ваше "но", то вы будете готовы прибегнуть к ответу "нет".

"Нет, я не могу выполнить это, потому, что оно превышает [возможности, полномочия, условия контракта, нормы, что-либо]. Я высоко ценю наши отношения, но я не могу идти дальше оговоренного".

Далее, после того, как вы попрактикуетесь в этом несколько месяцев, вы будете готовы просто ответить "нет" в необходимой ситуации.

Ожидайте вспышку гнева, препятствия - нежелание услышать ответ "нет" является одним из аспектов, которым обладают клиенты. Но если запрос с самого начала был чем-то выше того, что вы можете выполнить, то, дав такой ответ, вы сделаете первый шаг на пути к более здоровым отношениям.

Но что, если клиент отвернется и уйдет?

Если их просьба была с самого начала неразумной и могла привести вас к плохим результатам или поведению бизнеса, то вы сделали своей организации одолжение. Некоторые клиенты (или некоторые части их работы) заслуживают того, чтобы их отпустили. Но убедитесь в том, что климат подходит ситуации. Если у вас есть полномочия отпустить их, и если то, что они делают, не представляет интересов организации, то вы станете на один шаг ближе к становлению более здравой, крепкой и подвижной организации, при этом освобождая ресурсы, которые можно использовать для более полезных и прибыльных целей.

Стоит ли часто прибегать к такому ответу? Скорее всего, нет. Необходимо ли нам так поступать часто? Конечно, нет. Во многих корпоративных средах работы существуют несколько клиентов, которые используют организацию и сотрудников до последней капли. Но те, кто так себя ведет, наносят огромный вред - вред, который со временем становится все хуже и дороже .

Если вы хорошо подготовите почву и будете иметь четкое понимание того, что у вас есть возможность, власть и разум для предоставления ответа "нет", то вам стоит его опробовать в действии. Но помните - навык делает мастером. И если это слово не было частью вашего словаря, то вам стоит немного потренироваться до того, как вы сможете открыто его использовать в жизни.