Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Проверка проекта на реальных данных

В какой-то момент каждый руководитель проекта должен задать несколько важных вопросов в середине проекта, которые позволят всем проверить статус проекта на реальных данных.

Имеется несколько верных признаков для руководителей проектов, что проект нуждается в проверке на реальных данных. Первый – изменение структуры плана проекта с 70-часовыми рабочими неделями при одновременном наличии избыточного распределения ресурсов. Второй – планирование рисков, отнимающее больше времени, чем планирование проекта. И третий – когда руководитель проекта потерял счет, сколько раз устав и требования проекта изменялись, пересматривались и снова изменялись.

В ходе любого начинания бывают ситуации, когда проверка на реальных данных помогает всем в группе сосредоточиться на важном. В повседневной жизни проекта есть  много отвлекающих факторов; они мешают проектной группе достигнуть цели. Нужно выделить время на обдумывание, чтобы убедиться, что проект по-прежнему основан на реальных данных и не сбился с пути в ходе его выполнения.

Проверка на реальных данных не должна потреблять много времени или ресурсов. В зависимости от масштаба проекта она может быть неофициальным мероприятием, направленным на помощь всем, кто работает над проектом. Это мероприятие предназначено не для поиска виноватых и не для переработки устава проекта, а для размышления о произошедшем и последующей оценки будущего и определения, что предстоит делать дальше. В ходе данного размышления руководитель проекта и группа могут решать проблемы, решать, что работает, а что нет, и наконец, прокладывать путь к концу проекта, или как минимум к следующей важной фазе.

Помните, что проверку на реальных данных нельзя провести и забыть. Наоборот, возможно, будет необходимо повторять её и улучшать на протяжении всего жизненного цикла проекта. Бывают ситуации, когда проект требует официального документа "полученного опыта", и другие ситуации, когда деловой обед можно использовать для обсуждения нескольких проблем, досаждающих проекту. Независимо от того, как проводится проверка, приведенные ниже вопросы дадут руководителю проекта основу для проведения проверки проекта на реальных данных.

Вопрос 1. Изменился ли масштаб?

Первый вопрос рассматривает масштаб проекта и объем изменений, которым подвергся масштаб. Суть данного вопроса заключается не только в "расползании масштаба" или в нормальных изменениях, обнаруженных путем проверки требований. Речь идет о проверке того, изменился ли полностью масштаб или конечный результат проекта. Например, исходный проект требовал программной системы, позволяющей персоналу регистрировать время, затрачиваемое на различные рабочие задания. Однако сейчас проектная группа работает над онлайновым приложением, регистрирующим заявки клиентов и связывающим эти заявки с системой отслеживания временных данных персонала. Это не расползание масштаба, а новый проект, похитивший текущий проект, который будет уничтожен, если не остановить новый проект. Может быть, имеется веская причина для изменения, и, может, имеется истинная потребность в новом масштабе, но всем нужно считаться с действительностью, что исходный проект не содержит дополнительной работы, и с этим нужно что-то делать.

Вопрос 2. По-прежнему ли ресурсы преданны?

Истощение персонала в проектах опасно, если отсутствует план замены персонала без потери времени на обучение и вывода новых людей на требуемый уровень. Поэтому нужно следить за тем, по-прежнему ли преданны  проекту работающие над ним люди. Несмотря на то, что со стороны организации и её руководства существует заинтересованность, это не значит, что все по-прежнему могут выполнять работу и заканчивать ее в срок.

Руководитель проекта должен знать, является ли общий настрой следующим: "Да, мы можем выполнять данную работу и завершить ее в срок", или "Мы никак не сможем завершить данный проект, поэтому придется искать новую работу". Независимо от того, что руководитель проекта или заинтересованные лица думают о проекте, если люди, действительно выполняющие работу, сомневаются, то необходимы изменения.

Вопрос 3. Может ли проект завершиться в срок?

Если на первый вопрос был дан ответ «да», или на второй вопрос был дан ответ "нет", то, скорее всего, ответ на третий вопрос - "нет". В какой-то момент в ходе проекта нужно оценить, по-прежнему ли дата окончания проекта является реалистичной. Если нет, то руководитель проекта и проектная группа должны переоценить происходящее и дать рекомендации по новому исходному плану заинтересованным лицам и лицам, принимающим решения. Проведение такой проверки на реальных данных ослабляет любые отрицательные влияния, вытекающие из проблем, вызывающих задержки в проекте.

Хотя есть много других факторов, которые нужно учитывать, и много других вопросов, которые нужно задавать, три приведенных вопроса помогут руководителю проекта и проектной группе оценить реальное состояние проекта. После того как все оценили, что происходит, можно принимать решения, и все могут вернуться к усердной работе над обеспечением успеха проекта. Следует надеяться, что теперь появится реальный шанс добиться успеха в проекте.

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.