Мудрый руководитель проекта

Ключевыми   качествами мудрого руководителя являются  способность управлять проектом, знание того, что  предпринять, если что-то пойдет не так, а также  умение заручиться  поддержкой  всех участников проекта и сохранить её.

Как выполнить это?

Учет данных ключевых моментов обеспечит успешный проект:

• Используйте вашу методологию управления проекта
• Сконцентрируйтесь на вашей документации инициации проекта, на конкретных продуктах, на поддержании качества, на журнале рисков, на плане работ проекта и всегда применяйте управление изменениями.
• Используйте свой опыт
• Поймите корпоративную культуру, получите знания из предыдущих проектов и соберите лучший состав для вашей команды.
• Руководствуйтесь здравым смыслом

Контролируйте все ожидания клиентов, пользователей и руководства проекта. Включите в документ инициации проекта все предположения.

Что делать если что-то пойдет не так ?

Несмотря на все, что мы указали выше, вы все равно, даже обладая вашим опытом в управлении проектами, встретите на пути проблемы и ошибки. В данном случае важно положиться на методологию проектов:

• Руководство проекта является основной частью вашей страховки. Риски и проблемы будут разделены.
• Журнал рисков также является вашей страховкой. Если ваши риски объявлены и приняты в самом начале, то любые последующие трудности могут быть управляемы и преодолены.
• Предположения и ограничения, включенные в ваш документ инициации проекта, дополнят вашу страховку.

Заручиться поддержкой участников проекта и сохранить её.

Если вы являетесь мудрым руководителем проектов, то у вас уже будут установлены:

• Крепкие отношения с вашими клиентами.
• Равная позиция с руководством.
• Доверительные и крепкие отношения с исполнительным директором проекта, зачастую являющимся  его спонсором.

Также в проекте могут быть другие участники, о которых вы должны быть в курсе и работать с ними во время выполнения проекта. Это могут быть исполнительное руководство, внешние поставщики, торговые ассоциации, профсоюзы, будущие сотрудники или государственные департаменты - все в зависимости от вашей организации и природы проекта.

Если вы не уверены в том, кто является наиболее важным участником проекта, то вам стоит использовать инструменты влияния на участников и матрицу интересов, которая отображает заинтересованность и влияние каждого человека. Индивидуальные участники могут также быть добавлены в таблицу на основании вашей оценки их влияния и заинтересованности в проекте. Построение данных отношений, в частности, с высшим руководством, исполнительным директором и клиентами, ставит в вас в более выгодную позицию.

Правильное завершение проекта

Существует несколько важных шагов, которые вам стоит выполнить для того, чтобы проект был завершен должным образом:

• Заручиться поддержкой клиента относительно финального продукта или результата, желательно в письменном виде.
• По возможности, заручитесь также и поддержкой операционных действий.
• Составьте отчет о завершении для высшего руководства.
• Архивируйте всю документацию проекта для будущего пользования.
• Сохраните полученные уроки и знания.
• Изучите проект относительно начального документа обоснования для того, чтобы удостовериться, что требуемый продукт или результаты были достигнуты.
• Наконец, передайте продукт или результаты клиенту.

Независимо от того, являетесь ли вы выдающимся или же обычным руководителем, вы сможете преодолеть проблемы любой ценой! Примите их как должное и даже подыгрывайте -   так вы заслужите  уважение и поддержку от всех участников и коллег.

Barry De Boer