5 условий успеха проектной группы

Чтобы максимально увеличить вклад проектных групп, нужно понять несколько важных условий. Условия успеха группы не дорогостоящи, не требуют больших затрат средств. Самая большая проблема в том, что единственное изменение, которое нужно произвести, чтобы реализовать условия успеха проектной группы, - это стиль работы.

Каковы 5 условий успеха группы?

1. Состав и роли группы
2. Цели и ожидания группы
3. Ресурсы группы
4. Спонсирование группы
5. Признание и поощрение группы

Рассмотрим каждое из 5 условий более подробно, чтобы разработать перечень того, что нужно сделать:

1. Состав и роли группы

Наиболее важное в составе группы – успешная совместная работа группы. Навыки сотрудничества и коммуникации – два самых важных личных навыка, требуемые от всех членов. Способность и готовность признавать и ценить различные роли и вклады членов группы крайне необходимы. Люди, имеющие различные требования к успеху группы, имеют разные стили поведения, и результатом их взаимодействий может стать конфликт. Формирование группы в самом начале проекта должно включать тренировку коммуникативных навыков и признание и оценку различных стилей поведения, ценностей и личных навыков, необходимых для успеха группы.

Сколько людей должно входить в костяк группы – ядро группы? Не более 5—7 ключевых членов. Проблемы с координированием и коммуникацией растут экспоненциально, если в костяк группы добавляется больше людей. Когда требуются дополнительные ресурсы, используйте их по мере необходимости. Если согласно требованиям вам нужно больше 5 – 7 человек, сократите отдельные цели группы до масштаба, который могут охватить 5 – 7 людей, – или создайте больше групп.

Роли, которые должны быть представлены в группе, включают ответственного исполнителя/спонсора, руководителя, организатора, технического эксперта, координатора, летописца, коммуникатора/докладчика и кого-либо, обеспечивающего сосредоточенность всей группы на цели. Один человек может выполнять более одной роли, роли могут меняться по очереди или разделяться, но они должны выполняться – отсутствие любой из них снизит эффективность работы группы.

2. Цели и ожидания группы

Задание конкретных, измеримых, достижимых и реалистичных целей, определенных по срокам, крайне необходимо для успеха группы. Если изначально группе не заданы цели, соответствующие пяти данным критериям, то первая цель группы – разработка целей и получение их одобрения от спонсора. Невозможность сделать это – основная причина неудач групп. Задание целей и их разъяснение – лучший метод определения ожиданий и управления ими, и создания основы для измерения прогресса и вклада.

3. Ресурсы группы

Здесь имеет смысл выражение "дела звучат громче слов". Ресурсы, необходимые группе для выполнения своих целей, сильно различаются на основе любого числа элементов. Два ресурса, говорящих любой группе, насколько их цели важны для организации, - это время и способности.

Если членский состав группы просто делится на уровни вслед за существующими обязанностями, если совещания постоянно задерживаются или отменяются из-за иных проблем, если эксперты не доступны в рабочих зонах, так как они слишком загружены другой работой, если инструктивные совещания со спонсорами и руководством сложно запланировать, или их постоянно переносят, если вопросы и опасения группы не получают быстрого рассмотрения и ответа, то цели группы не особо важны, независимо от того, что было сказано.

4. Спонсирование группы

Спонсор должен быть высокопоставленным, постоянно активно взаимодействующим с группой, способным добиваться результата, чтобы группа могла двигаться вперед к своим целям, лично заинтересованным в работе, и должен иметь доступ к самому главному руководителю в рабочем порядке. Если эти критерии выполняются, группа имеет реальный шанс на успех – без этого группы могут добиваться успеха, но его достижение требует больше времени, при этом группе может недоставать эффективности и энтузиазма.

5. Признание и награды группы

Исследования показали, что две основные вещи, которые люди хотят видеть в своей работе, - это признание их ценными сотрудниками в достойной компании, и признание и награда за их достижения.

Ценный сотрудник в достойной компании. Люди хотят отождествляться с компанией. Они хотят знать, что продукты их деятельности имеют ценность на рынке и имеют ценность для успеха их организации. Организация должна говорить, что каждый сотрудник повышает эффективность – некоторые могут быть более тривиальными, чем другие, но подход и философия всеобщего совместного участия в работе приводит к высокой продуктивности.

Признание и награды могут иметь разные формы. Завершение группового проекта должно быть предано огласке, и отдельные достижения внутри групп должны вести к действиям, которые ясно дают понять, что участие и успех групп влечет за собой благоприятные возможности. Про награды и признание могут забыть в суете, возникающей при спешном выполнении проекта. Выделяйте время для регулярного пересмотра как минимум ежемесячно, чтобы определить, кого нужно признать и похвалить, и сделайте это публичным мероприятием. Если вы не можете быстро назвать людей, заслуживающих награды, вам на самом деле нужно посмотреть на то, как работает группа.

Изучите условия и сравните их с положением дел в вашей организации, затем осуществите необходимые изменения для улучшения успеха или для внедрения в группы в вашей компании.