6 способов правильно управлять проектом

Сегодня много вещей влияет на управление проектами. Когда мы сравниваем сегодняшние проекты с тем, что было 15 или 20 лет назад, мы замечаем большие изменения. Раньше начальник мог даже не просить предоставлять входные данные, но сейчас участие группы крайне важно. В группе людей поощряют генерировать идеи и принимать решения.

Данное изменение обусловливает то, как проекты выполняются сейчас. Устарел традиционный метод выполнения проектов, когда начальник принимал решения, вычислял сроки и устанавливал все цели. Сейчас нужно все больше членов группы, которые будут осуществлять необходимое руководство и двигать проект вперед. Это превращается в борьбу между ожиданиями и культурой. Это становится еще более трудным для организаций, имеющих сильных правительственных, военных или влиятельных бюрократических руководителей, которые могут усложнить проекты.

Управление проектами теперь очень важно. Это означает, что больше полномочий на принятие решений должно перейти к переднему уровню. Когда полномочия распространяются на проектную группу, это значит, что нужно формировать людей, принимающих решения, а не принимающих приказы. Сотрудников следует научить принимать решения. Потребность в данных навыках не изменится в будущем. Сегодня ожидается, что сотрудники могут и хотят принимать эти важные решения.

Некоторые консервативные руководители будут бороться против передачи своих полномочий. Они неверно думают, что теряют управление и отдают свою работу другим людям. Но в нынешней корпоративной культуре данный образ мыслей заменяется передовым, упреждающим стилем управления проектами – силой проекта.

"Все поднимается и падает при управлении". Данная цитата особенно верна по отношению к выполнению успешных проектов. Вы должны иметь сильное руководство, или вы потерпите неудачу. Каждый человек должен серьезно делать то, о чем он сказал, что будет это делать.

Есть 6 способов правильно управлять проектом, если вы создаете проектную группу.

Создавайте атмосферу доверия

Успешные проектные группы чувствуют доверие и поддержку в течение всего проекта. Доверие нельзя потребовать, как некоторые ошибочно думают. Доверие зарабатывается. Вы должны заработать доверие и всякий раз подтверждать слова делом. Обращайтесь с людьми вежливо. Люди, с которыми плохо обращаются, вряд ли будут лояльны и сговорчивы. Избегайте и препятствуйте лжи и клевете. Они убивают доверие и побуждают людей отвергать руководство. Люди могут справиться с ошибками и неудачами, но они не могут справиться с ложью и неуважением.

Формируйте подходящую группу

Некоторые проектные группы переживают битвы за место под солнцем. Люди спорят и отказываются сотрудничать; они просто не нравятся друг другу. Коммуникации и хороший тон могут предотвратить причинение вреда проекту. Многие люди могут преодолеть свою личную антипатию и по-прежнему работать вместе. Но руководитель группы отвечает за решение любых неразрешенных проблем, ставящих под угрозу успех проекта. Если тщательно выбирать членов группы вначале, то некоторых из этих проблем можно избежать.

Разъясняйте все вашей группе заранее

Руководители иногда пытаются применять к своим группам подход ненавязчивой пропаганды. Они обращаются с группой с настроем, что проект не будет долгим и не потребует тяжелой работы. Как только группа начинает серьезно работать над проектом, на них как бомба падает понимание того, чего именно проект потребует от них. Доверие к руководителю разрушено, и в дальнейшем предупреждающие знаки будут появляться, когда будет предлагаться другой проект. Всегда лучше говорить людямправду. Объяснение сложности проекта и того, сколько времени, по вашим оценкам, займет его выполнение, повысит доверие к вам. Создайте правильную основу, объясняя процесс для решения проблем, запросов о внесении изменений и назначений. Давая группе информацию заранее, вы создаете атмосферу уважения и вежливости.

Отслеживайте и давайте отзывы

Предоставление точных отзывов о плюсах и минусах проекта очень важно. Руководители иногда ошибочно думают, что если они не могут дать поощрение своей группе, то они не смогут ничего сделать. Никогда не недооценивайте ценность похвалы вроде "хорошая работа". Если вы думаете, что люди отлично выполняют работу, скажите им это. В некоторых случаях руководители восхваляют людей в начале проекта, но забывают сообщать им отзывы в течение долгой работы над проектом. Помните, что похвала ничего не стоит. Отмечайте положительные действия комментариями. Это положительное подкрепление помогают людям оставаться сосредоточенными на верном пути. С другой стороны, вы должны быть готовы обсуждать, когда члены группы опаздывают с проектом. Должна присутствовать готовность говорить обо всем, что нужно для продвижения проекта вперед.

Поддерживайте коммуникации открытыми

Поддерживайте текучесть коммуникаций; это способствует продуктивности и эффективности проекта. Избегайте односторонней коммуникации, когда она происходит только по нисходящей линии от высшего руководства. Коммуникация необходима для обеспечения взаимодействия отделов и поддержания всеобщей информированности и нахождения в курсе дел. Создание коммуникационных планов, как обсуждалось раньше, может помочь здесь.

Четко помните конечную цель