Построение надежных отношений в проектных группах

Первоочередная задача руководителя проекта – всегда сдавать проект в срок и в рамках бюджета (или раньше и за меньшие средства!). Управление проектами имеет много граней, частями которых являются процессы и стандарты; однако без людей в группе и более широкой организации проект никогда не будет сдан.

Проектные группы являются организацией в миниатюре, принося с собой противоречия нескольких культур, зачастую из разных частей света и непременно из других частей организации, различные умения, опыт, знания и разные уровни иерархии.

Построение надежных и гибких рабочих отношений для создания эффективных рабочих условий начинается с проектной группы, но не заканчивается ей. Их нужно строить и с другими, например, со спонсором, группой управления, поставщиками и с внутренними коллегами. Руководителю проекта придется влиять на различных людей, иногда без необходимых полномочий, чтобы получить информацию, участие и отдачу от них.

При построении отношений применяется много навыков, таких как чуткое слушание, взаимопонимание, контакт, но перед использованием этих навыков следует узнать индивидуальные типы людей в группе и свойства, привносимые ими в нее. Понять их бывает сложно и, как следствие, выработать лучший способ управления ими бывает столь же сложно: вам придется упорно трудиться, чтобы узнать и понять их.

Сначала рассмотрим четыре типа характера людей, на которые можно разделить группу и руководителя проекта, что помогает понять, как они работают отдельно и в составе группы. Руководитель проекта также сможет распознать типы людей, с которыми ему придется менять свой стиль управления, что улучшит отношения и ограничит вероятность конфликта.

- Аналитические типы больше всего ценят факты, могут выглядеть необщительными, ценят точность, время, способности и логику выше мнений и часто стремятся уйти от риска. Обычно отзывчивы, если имеют право организовывать свою работу. В отношениях они сначала более осторожны и сдержанны, но как только доверие заслужено, они становятся верными и лояльными.

- Дружелюбные типы больше беспокоятся о близких отношениях, чем о результатах или влиянии. Они обычно кажутся сердечными, приветливыми и отзывчивыми, минимизируют риск и часто используют личные мнения для принятия решений. Они наслаждаются пребыванием в составе группы и любят получать признание. Они предпочитают достигать целей за счет понимания и взаимоуважения, а не силы и власти. Управляемые силой без отношений, они вначале будут сотрудничать, но, вероятно, не будут верны целям и могут позже противиться реализации.

- Экспрессивные типы мотивируются признанием, одобрением и престижем. Они кажутся общительными и доступными, часто делятся своими чувствами и мыслями. Они могут непрерывно вдохновляться следующей хорошей идеей, но они часто не придерживаются конкретных планов и не доводят дела до конца. Они принимают риск и больше полагаются на мнения видных или успешных людей, чем на логику или анализ. Хотя они считают отношения важными, они склонны к соперничеству, что заставляет их искать более спокойных друзей, поддерживающих их мечты и идеи.

- Ведущие типы нацелены на результат, начинают работу и дают четкие распоряжения. Они стремятся контролировать свое окружение. При принятии решений ведущие типы хотят знать примерный результат каждого варианта. Они охотно принимают риски, но хотят двигаться быстро и иметь право окончательного решения. В отношениях они могут казаться необщительными, независимыми и соперничающими. Ведущие типы сосредотачиваются на эффективности или продуктивности, а не уделяют время и внимание повседневным отношениям. Они редко делятся личными побуждениями и чувствами.

Легко понять, почему разногласия, плохие отношения и конфликты развиваются, если мы не понимаем вышеприведенные типы характера и поэтому не можем изменить наш стиль, чтобы приспособиться к ним.

Установление того, какие типы людей входят в проектную группу, - превосходное занятие для совещания. Оно может вызвать личные откровения и уровни понимания в группе очень быстро, что поможет успешно построить надежные отношения.

Данная методика даст вам хорошую отправную точку для построения отношений с вашей группой, но не забывайте, что руководитель проекта все же должен подробно знать и понимать, что заставляет людей действовать, регулярно проводя беседы и обмениваясь важными мнениями с ними. И конечно, в социальных условиях!

Рассмотрим свойства, которые люди привносят в группу, и как их можно использовать на благо группы и проекта.
Высокопроизводительные группы обычно имеют ряд свойств, общих для них и в силу этого общих для людей и руководителей, составляющих группу. Пример списка приведен ниже:

Опробуйте упражнение с вашей группой, чтобы установить основные свойства, которые они считают важными для совместной слаженной работы, чтобы построить отношения и сдать проект.
•    Каждый член группы записывает четыре или пять свойств, которые он считает важным, объединяются списки с удалением копий, чтобы получить основной список.
•    С помощью основного списка попросите группу оценить требуемую степень обладания группы каждым из свойств, создав цель для группы. Используйте шкалу от 1 до 10, где десять – хорошо, а единица - плохо.
•    С помощью основного списка попросите членов группы написать по отдельности, какова, по их мнению, степень обладания группы свойствами сейчас. Используйте шкалу от 1 до 10, где десять – хорошо, а единица - плохо.
•    Объедините результаты и разберите их вместе с группой.

Во время анализа результатов упражнения часто выясняется, что члены группы имеют разные мнения о текущей степени обладания группы свойствами, что отражают даваемые ими оценки, и они могут сильно отличаться от ранее установленных целей. Раннее выявление отличающихся мнений поможет группе быстро разобраться с ними, тем самым избежав вероятных конфликтов позже.

В относительно короткой статье вы знакомитесь с некоторыми методиками, которые руководители проектов и члены групп могут использовать для установления типов людей и свойств, привносимых ими, и как это может влиять на их отношения. Использование собранной информации даст вам основу для использования вышеуказанных навыков в построении отношений.

Все мы являемся кипучей массой эмоций, несем с собой большой груз прошлого ( комплексы, мнения, ценности, желания и мотивации) и воспринимаем мир иначе, чем другие коллеги. Руководители проектов должны уметь вникать в суть всего этого и выяснять, что заставляет людей в группе работать на благо отдельного человека, группы и проекта.