Формирование вашей проектной группы

Предположим, что вас как руководителя попросили сформировать группу для выполнения конкретного проекта. С чего вы должны начать подбор людей и формирование из них хорошо работающей группы?

 Выбор вашей группы

 Постарайтесь выбрать подходящих людей. Проверьте их навыки и способности, когда они подадут заявку на участие в вашем конкретном проекте. Вам не обязательно нужны самые квалифицированные люди в абсолютном выражении, вам нужны люди, наиболее соответствующие требованиям вашего конкретного проекта. Сосредоточьтесь на навыках, наиболее нужных вам для выполнения работы. Не обольщайтесь стопками бумаг о квалификациях, которые вам никогда не понадобятся.

 Вам почти наверняка понадобится комбинация членов группы, каждый из которых имеет различный набор навыков и способностей, а не серия клонов с одинаковыми навыками. Убедитесь, что принятые в качестве группы, они вместе имеют все нужные вам навыки в требуемых вам пропорциях.

 Не пренебрегайте необходимостью выбирать людей, которые могут ужиться друг с другом и работать вместе как группа. Группа примадонн – это последнее, что вам нужно.

 Задайте тон и основные правила

 Сделайте это на самом первом групповом совещании. Проведите его в самом начале проекта. Все члены группы должны присутствовать на совещании. Не опаздывайте сами и не позволяйте опаздывать другим.

 На этом совещании вы должны ясно дать понять, кто за что отвечает, и что вы ожидаете от группы. На нем заново утверждаются иерархии группы и структуры отчетности. Нужно устранить любые неясности или возможные противоречия. Убедитесь, что все четко понимают свои роли и обязанности. Передайте полномочия по задачам в установленном порядке и четко дайте понять, кто имеет делегированные полномочия.

 Установите четкие цели

 Вы должны задать четкие, достижимые цели. Вы должны задать их для группы в целом и для каждого члена группы в отдельности. Они должны быть однозначными и совместно достижимыми. То есть ничья цель не должна противоречить цели другого члена группы. Фактически, вам нужно, чтобы достижение каждым членом группы его собственной цели было в общих интересах. Разработайте соответствующие цели. Вы должны попытаться сформировать группу, работающую совместно с общими намерениями и стремящуюся к достижению одной и той же конечной цели.

 Достижимые близкие цели

 Используйте цели, чтобы укрепить сплоченность и энтузиазм группы. Для этого установите небольшие легкодостижимые цели в начале проекта, пока группа еще срабатывается и привыкает к работе. Это должны быть стоящие, но почти наверняка достижимые цели. Таким образом, ваша группа отметит свой первый успех, который обязательно поднимет моральный дух и даст группе испытать чувство гордости за свое достижение. Следующие цели, которые вы установите, могут (и должны) быть более трудными, но первый успех сотворит чудо для командного духа. Этот дух поможет группе справляться с трудностями в дальнейшем.

 Коммуникации

 Невозможно переоценить важность коммуникаций в рамках любой организации и особенно в рамках проектной группы. Убедитесь, что все в группе понимают смысл происходящего. Убедитесь, что все знают о внешних событиях, влияющих на группу. Убедитесь, что все знают свои собственные цели и цель группы в целом. Убедитесь, что они знают о целях тех, кто с ними связан, и о любых возможных противоречиях. Убедитесь, что о проблеме или задержке в одной области сразу же сообщается тем, на кого она может повлиять.

 Поощряйте сотрудничество, а не соревнование. Убедитесь, что никому не выгодно держать информацию в тайне. Общение станет естественным, если оно будет выгодно всем – это произойдет, если вы задали всем членам группы простые взаимозависимые цели.

 Самих по себе этих указаний недостаточно, чтобы обеспечить формирование полнофункциональной и успешной группы, но следование им играет важную роль в создании такой группы. С другой стороны, если вы не следуете им, ваши шансы на успех будут минимальными.