Проведение трудных переговоров

Руководителям проектов часто приходится проводить трудные переговоры, чтобы добиться успеха в проекте. Эти встречи проходят с прямыми подчиненными из проектной группы, а также с иными заинтересованными лицами, не подчиняющимися напрямую руководителю проекта, но крайне важными для успеха проекта. Как часто мы эффективно планируем такие встречи –  не только данные и информацию, но и способ управления встречей и присутствующими на ней людьми?

Есть ряд способов улучшения метода проведения трудных переговоров, чтобы повысить их эффективность, улучшив личную и групповую производительность и деловые отношения.

Основы проведения трудных переговоров:
•    Подготовка
•    Осознание своего эмоционального состояния и предположений
•    Знание вашей цели на встрече
•    Понимание цели других сторон на встрече
•    Четкость
•    Взаимопонимание
•    Контакт
•    Сочувствие
•    Слушание
•    Достоверность

Суть готовности к встрече заключается не только в данных и фактах; она также заключается в понимании других людей на встрече. Знаем ли мы их предпочтительный способ обмена информацией – лично, по телефону, по электронной почте, -  чтобы мы могли создать канал двусторонней связи, действующий до и после встречи? Важно знать предпочтения других людей в обмене информацией, и надо уметь изменять свой собственный стиль при одновременном сохранении своей достоверности.

Осознавайте ваше эмоциональное состояние и любые имеющиеся у вас предположения о человеке, с которым вы встречаетесь, или о ситуации. Ваше состояние и предположения проникнут во встречу, если вы не осознаете и не контролируете их. Их просачивание может происходить через слова или жестикуляцию, поэтому самоанализ до и во время встречи имеет решающее значение для успешного проведения встречи.

Обладание общей повесткой дня для обеих сторон на встрече крайне важно, чтобы вы и они знали цели встречи. Как вы узнаете, что добились вашей цели встречи, по каким параметрам вы будете это оценивать?

Взаимопонимание между участниками встречи не строится только путем разговора о футболе или погоде и т.д. Оно строится, потому что вы интересуетесь другой стороной, задавая вопросы, вникая и, важнее всего, слушая, чтобы вы могли отвечать с помощью подходящих фактов и вопросов по существу, демонстрируя ваш контакт.

Сочувствие является важной частью взаимопонимания и построения отношений: влезание в шкуру другой стороны и признание имеющихся у нее проблем и образа влияния проблем на нее сформирует вашу убедительность и доверие.

Проектные организации имеют системы, процедуры и методики, которые нужно соблюдать, чтобы проект дошел до следующих ворот или контрольной точки. Иногда эти процессы опережают необходимость уметь эффективно общаться с людьми в организации, что после может привести к трудным переговорам.

Умение проводить трудные переговоры приносит пользу организации, так как люди взаимодействуют друг с другом гораздо более эффективно. Повышается производительность, уменьшается противоборство и улучшается сотрудничество.

Люди могут сосредоточиться на проблемах, а не на защите своей позиции или самих себя.