Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Пять стадий развития группы: исследование конкретного случая

Каждая группа проходит через пять стадий развития. Сначала опишем историю развития группы. Первые четыре стадии развития группы сначала были разработаны Брюсом Уэйном Тукманом и опубликованы в 1965 году. Его теория под названием "Стадии Тукмана" была основана на проведенном им исследовании динамики группы.

Он считал (это распространенное мнение и сегодня), что эти стадии неизбежны для того, чтобы группа развилась до того уровня, когда она сможет эффективно работать совместно и выдавать результаты высокого качества.

В 1977 году Тукман совместно с Мэри Энн Дженсен добавил пятую стадию к 4 стадиям: "Закрытие". Стадия закрытия наступает, когда группа завершает текущий проект, и члены группы ближайшем будущем перейдут к другой работе, присоединившись к другим группам. У высокоэффективной группы окончание проекта вызывает чувство печали, так как члены группы успешно сплотились в единое целое, а теперь пойдут отдельными путями.

Пять стадий:

  • Стадия 1: Формирование
  • Стадия 2: Штормовая
  • Стадия 3: Урегулирование
  • Стадия 4: Результативная деятельность
  • Стадия 5: Закрытие

В данной статье предложены объяснения каждой стадии и пример группы, проходящей через все пять стадий.

Стадия 1: Формирование

Стадия формирования происходит, когда члены группы впервые встречаются друг с другом. На этом первом совещании члены группы знакомятся друг с другом. Они обмениваются информацией о своем образовании, интересах и опыте и формируют первое впечатление друг о друге. Они знакомятся с проектом, над которым будут работать, обсуждают цели проекта и начинают думать о том, какую роль они будут играть в проектной группе. Члены группы еще не работают над проектом. Они, фактически, присматриваются друг к другу и ищут способ, согласно которому они могли бы работать вместе.

Во время начальной стадии развития группы важно, чтобы руководитель группы очень четко разъяснил цели и дал четкие указания относительно проекта. Руководитель проекта должен обеспечить участие всех членов группы в определении ролей и обязанностей и должен работать вместе с группой, чтобы помочь им установить правила совместной работы ("правила группы".) Группа зависит от руководителя группы, который управляет ими.

Стадия 2: Штормовая

Когда группа начинает работать вместе, она переходит в штормовую стадию. Эта стадия неизбежна; каждая группа – особенно новая, никогда раньше не работавшая вместе – проходит через этот этап развития. На данной стадии члены группы соревнуются друг с другом за статус и за одобрение своих идей. Они имеют разные мнения насчет того, что должно быть сделано и как это должно быть сделано, что вызывает конфликты внутри группы. По мере прохождения через эту стадию под управлением руководителя группы они учатся решать проблемы совместно, работать независимо и вместе, как команда, и приспосабливаются к ролям и обязанностям в группе. Для членов группы, не любящих конфликтовать, прохождение этой стадии становится трудным испытанием.

Руководитель группы должен быть способен облегчить прохождение группы через эту стадию – обеспечить, чтобы члены группы учились слушать друг друга и уважать чужие идеи, даже если они сильно отличаются от их собственных.Следует обеспечить сотрудничество всех членов группы, и ни в коем случае не допускать чтобы один член группы контролировал все разговоры. Руководитель группы должен от некоторых ее членов требовать большей активности, в то время как других членов группы учить быть эффективными слушателями.

Эта стадия подойдет к завершению, когда члены группы начнут лучше принимать друг друга и научатся работать вместе на благо проекта. На данном этапе руководитель группы может передать группе право принятия некоторых решений, чтобы дать ей большую самостоятельность, но при этом он должен продолжать участвовать в работе группы, чтобы разрешать любые конфликты как можно быстрее.

Но некоторые группы не выходят за пределы этой стадии, и весь проект проходит в конфликтах, низком моральном духе и мотивации, что затрудняет завершение проекта. Нередко группы состоят из членов, являющихся профессионально незрелыми, и им трудно выйти за пределы этой стадии.

Стадия 3: Урегулирование

Когда группа переходит в стадию урегулирования, она начинает работать более эффективно как группа. Члены группы больше не ориентированы на свои личные цели, а сосредоточены на разработке способа совместной работы (процессы и процедуры). Они уважают мнения друг друга и ценят свои различия. Они начинают видеть ценность данных различий для группы. Совместная работа в группе кажется более естественной. На этой стадии группа уже согласовала свои групповые правила совместной работы: то, как они будут обмениваться информацией и разрешать конфликты в группе, и какие инструменты и процессы они будут использовать для выполнения работы. Члены группы начинают доверять друг другу и активно просить помощи и информации друг у друга. Вместо того чтобы соревноваться друг с другом, теперь они помогают друг другу в стремлении к общей цели. Члены группы также начинают добиваться значительных успехов в проекте, так как они работают вместе более эффективно.

На этой стадии руководитель группы может не так тесно участвовать в принятии решений и решении проблем, так как члены группы теперь лучше работают вместе и могут взять на себя больше ответственности в этих сферах. Группа имеет лучшую саморегуляцию и способна сама решать собственные проблемы и конфликты. Но иногда руководитель группы может вмешаться, чтобы продвинуть дела вперед, если группа застрянет. Руководитель группы всегда должен обеспечивать совместную работу членов группы и может начать выполнять функцию учителя для членов группы.

Стадия 4: Результативная деятельность

На стадии результативности группы работают на очень высоком уровне. Внимание направлено на достижение общей цели. Члены группы узнали друг друга, доверяют друг другу и полагаются друг на друга.

Не каждая группа достигает этого уровня развития; некоторые группы останавливаются на стадии 3 - урегулирование. Высокоэффективная группа работает без надзора, и ее члены становятся взаимозависимыми. Группа высоко мотивирована на выполнение работы. Члены группы могут принимать решения и решать проблемы быстро и эффективно. Когда появляются явные расхождения во мнениях, члены группы могут проработать это и прийти к согласию, не прерывая прогресс проекта. Если необходимо изменить процессы, группа самостоятельно договаривается относительно изменения процессов, не полагаясь на руководителя группы.

На этой стадии руководитель группы не участвует в принятии решений, решении проблем или иной подобной деятельности, относящейся к повседневной работе группы. Члены группы эффективно работают как одна команда и не нуждаются в контроле, требуемом на других стадиях. Руководитель группы продолжает отслеживать прогресс группы и отмечать с ней достижение контрольных точек, чтобы продолжать формировать дух товарищества в группе. Руководитель группы также выступает в роли шлюза, когда решения должны достигнуть вышестоящих уровней в организации.

Даже на этой стадии есть вероятность, что группа вернется обратно к другой стадии. Например, не исключено, что группа вернется к штормовой стадии, если один из членов группы начнет работать самостоятельно. Или группа может вернуться к стадии формирования, если к группе присоединится новый член. Если происходят значительные изменения, искажающие привычный порядок работы, то группа может вернуться в более раннюю стадию, пока она не справится с изменением.

Стадия 5: Закрытие

На стадии закрытия проект завершается, и члены группы уходят в разных направлениях. На этой стадии группа рассматривается с точки зрения благополучия группы, а не с точки зрения управления группой на протяжении исходных четырех стадий её развития.

Руководитель группы должен позаботиться о том, чтобы у группы было время отметить успех проекта и зафиксировать передовые практики для дальнейшего использования. (Если проект не был успешным, то нужно оценить произошедшее и зафиксировать усвоенные уроки для будущих проектов.) Это также дает группе возможность попрощаться друг с другом и пожелать друг другу удачи в дальнейших начинаниях. Вероятно, любая группа, достигшая стадии 4 - результативной деятельности, будет поддерживать связь друг с другом, так как участники группы стали очень сплоченными, и им будет грустно расставаться и переходить к независимой работе над другими проектами.

Эффективна группа или нет?

Есть различные признаки того, насколько эффективно группа работает вместе. Характеристики эффективных, успешных групп таковы:

  • Четкая коммуникация среди членов группы.
  • Регулярные мозговые штурмы с участием всех членов группы.
  • Согласие между членами группы.
  • Решение проблем выполняется группой.
  • Ориентация на проект и на других членов группы.
  • Регулярные совещания группы эффективны и всесторонни.
  • Своевременная передача управления от членов группы другим, чтобы обеспечить поддержание движения проекта в правильном направлении.
  • Положительные, поддерживающие рабочие отношения между всеми членами группы.

Группы, неэффективно работающие вместе, будут проявлять перечисленные ниже характеристики. Руководитель группы должен активно участвовать в работе таких групп. Чем скорее руководитель группы справиться с проблемами и поможет группе перейти к более эффективному способу совместной работы, тем больше вероятность успешного завершения проекта.

  • Недостаточная коммуникация среди членов группы.
  • Отсутствие четких ролей и обязанностей для членов группы.
  • Члены группы перебрасывают работу другим членам группы, мало беспокоясь о графике или качестве работы.
  • Члены группы работают в одиночку, мало обмениваются информацией и редко предлагают помощь.
  • Члены группы обвиняют других в том, что что-то идет не так, никто не берет на себя ответственность.
  • Члены группы не поддерживают других членов группы.
  • Члены группы часто отсутствуют, что вызывает отставание от графика и появление дополнительной работы для членов группы.

Пример группы, проходящей через пять стадий

Предпосылки и члены группы

Группа была собрана из различных частей большой сервисной организации для работы над новым проектом по совершенствованию процесса, необходимого для улучшения методов, при помощи которых компания управляет и поддерживает свою клиентскую базу. Руководитель группы в этом проекте – Сандра из офиса в Чикаго, имеющая

15- летний опыт работы руководителем проектов/руководителем групп, управляющая проектами по совершенствованию процессов.

Другие члены группы:

  • Питер - 10 лет опыта работы в различных типах проектов, профессиональные знания по разработке графика работ и бюджетному контролю (расположение офиса - Сан-Диего)
  • Сара - 5 лет опыта работы в качестве самостоятельного ассистента в проектах, хорошие навыки программирования, определенный опыт разработки баз данных (расположение офиса - Чикаго)
  • Мухаммед - 8 лет опыта работы в различных проектах, профессиональные знания по управлению прибавочной стоимостью, анализу заинтересованных лиц и решению проблем (расположение офиса - Нью-Йорк)
  • Донна - 2 года опыта работы в качестве самостоятельного ассистента в проектах (расположение офиса - Нью-Йорк)
  • Амейя - 7 лет опыта работы в проектах по улучшению процессов, опыт разработки баз данных, профессиональные знания по управлению прибавочной стоимостью (расположение офиса - Сан-Диего)

Сандра работала в проектах с Сарой и Мухаммедом, но никогда не работала с остальными. Донна работала с Мухаммедом. Больше никто не работал с остальными членами этой группы. Сандра должна была завершить этот проект в очень сжатые сроки.

Сандра решила, что для группы лучше всего встретиться лицом к лицу с самого начала, хотя над проектом они будут работать виртуально. Она организовала встречу всей группы в нью-йоркском офисе (штаб-квартира компании). Они проведут 2 дня, знакомясь друг с другом и узнавая информацию о проекте.

Первая встреча (Стадия 1: Формирование)

День личной встречи в Нью-Йорке наступил. Все члены группы в сборе. Повестка дня включает:

  • Личные представления.
  • Упражнения по сплочению группы.
  • Информация о проекте по улучшению процесса.
  • Обсуждение ролей и обязанностей группы.
  • Обсуждение правил группы для совместной работы.
  • Введение в использование сайта SharePoint, который будет применяться в данном проекте для обмена идеями, мозгового штурма, хранения проектной документации, и т.д.

Члены группы очень взволнованы при встрече друг с другом. Все они слышали друг о друге, хотя до этого не работали вместе как группа. Они уверены, что каждый из них полезен для данного проекта. Упражнения по сплочению группы прошли успешно; все участвовали и казались довольными упражнениями. Хотя были некоторые споры относительно ролей и обязанностей – некоторые члены группы соперничали за ключевые позиции в группе – в целом было достигнуто соглашение о том, что нужно сделать, и кто отвечает за конкретные компоненты проекта.

Встреча на месте проходит успешно. Члены группы знакомятся друг с другом и обсуждают свою частную жизнь за пределами работы - увлечения, семья, и т.д. Сандра думает, что это хороший знак, что они успешно поладят друг с другом – они нашли общий язык (друг с другом) и кажется, что они на самом деле нравятся друг другу!

Начинается работа над проектом (Стадия 2: Штормовая)

Члены группы вернулись в свои малые офисы и начали работать над проектом. Они взаимодействуют через сайт SharePoint, и проект хорошо стартовал. А затем начинаются споры.

Питер составил график проекта на основе разговоров только с Мухаммедом и Амейей из группы. Донна и Сара ощущают, что их вклад в создание графика не учитывался. Они считают, что Питер полностью проигнорировал их соображения относительно графика проекта, так как они младше других в группе. Они поставили под сомнение график Питера, заявляя, что его невозможно осуществить, и что он обрекает группу на неудачу. В то же время Сара спорила с Амейей о том, кто должен руководить проектированием базы данных и проектно-конструкторскими работами по данному проекту. Хотя Сара признает, что Амейя имеет на несколько лет больше опыта в разработке баз данных, чем она сама, она соглашалась быть в этом проекте, только чтобы занять ведущую роль и еще больше развить свои навыки, чтобы продвинуться по службе в компании. Если бы она знала, что Амейя собирается исполнять ведущую роль, она бы не стала присоединяться к этой проектной группе. Кроме того, Мухаммед, по-видимому, вышел из группы и начал работать самостоятельно, не уведомляя других о прогрессе и не поддерживая актуальность своей информации на сайте SharePoint. Никто толком не знал, над чем он работает, или насколько он продвинулся вперед.

Вначале Сандра заняла стороннюю позицию во время этих споров, надеясь, что группа решит их самостоятельно. Но с учетом прошлого опыта управления многими проектными группами она понимает, что должна взять управление в свои руки и провести группу через этот трудный период. Она созывает всех членов группы на виртуальное совещание, чтобы напомнить их роли и обязанности (которые были согласованы на стартовом совещании) и убедиться, что они понимают цели проекта. Сандра приняла ряд решений, так как группа не могла прийти к соглашению. Она решила, что Амейя будет управлять проектированием и разработкой компонента базы данных проекта, работая в тесном контакте с Сарой, чтобы та могла наработать дополнительный опыт в этой области. Сандра также пересмотрела график, который Питер создал с группой, корректируя его в случае необходимости, чтобы учесть соображения Донны и Сары. Она напомнила Мухаммеду, что это групповая работа, требующая работы в тесном контакте с другими членами группы.

В течение виртуального совещания Сандра вновь вернулась к основным правилам группы, установленным во время их личной встречи, и работала с группой, чтобы убедиться, что имеется сформированный план относительно того, как принимаются решения в группе, и кто несет ответственность за принятие решений.

В течение следующих нескольких недель Сандра заметила, что споры/разногласия свелись к минимуму, и когда они возникали, то быстро разрешались группой без ее вмешательства. Но она отслеживала ход работы и регулярно проводила виртуальные совещания, чтобы убедиться, что группа движется в верном направлении. Ежемесячно Сандра сводила группу вместе для личной встречи. Когда рабочие отношения членов группы начали улучшаться, Сандра начала замечать значительный прогресс по проекту.

Все идет гладко (Стадия 3: Урегулирование)

Группа работает вместе уже около 3 месяцев. В группе присутствует определенное ощущение командной работы. Имеется немного споров и разногласий, которые не могут быть разрешены в группе. Члены группы поддерживают друг друга в проекте в таких вопросах, как – разрешение проблем, принятие групповых решений, обмен информацией и обеспечение соблюдения установленных для группы основных правил.

Члены группы помогают друг другу расти и развивать свои навыки. Например, Амейя работает в тесном контакте с Сарой и учит ее многим навыкам, которые она усвоила при проектировании и разработке баз данных, и она теперь способна руководить изготовлением некоторых компонентов их части проекта.

В целом, группа сблизилась. Они наслаждаются обществом друг друга – во время работы над проектом и после работы, во время общения по электронной почте, через мгновенный обмен сообщениями, через Twitter, или по телефону.

Сделан значительный прогресс! (Стадия 4: Результативная деятельность)

Теперь группа считается высокоэффективной группой. Дойти до этой стадии было нелегко, но им это удалось! Они работают эффективно как группа – поддерживают друг друга и полагаются на группу в целом при принятии решений по проекту. Они эффективно решают проблемы сообща и высоко мотивированы на достижение конечной цели как группа. Когда в группе случается конфликт – такой, как разногласия по поводу того, как выполнять задачу, – группа способна проработать его самостоятельно, не полагаясь на вмешательство руководителя группы и принятие им решений за группу. Более молодые члены – Донна и Сара – действительно развили свои навыки при поддержке и помощи других. Они взяли на себя руководящие роли по некоторым компонентам проекта.

Сандра отмечает работу группы – хвалит их за усердную работу и их прогресс. Группа отмечает попутно достигнутые контрольные точки. При необходимости Сандра обеспечивает связь группы с руководством для принятия решений, которые должны исходить от вышестоящих уровней, или когда необходима дополнительная поддержка.

Проект выполняется по графику и в рамках бюджета. Контрольные точки преодолеваются – некоторые даже с опережением графика. Группа довольна тем, как хорошо идет проект, это же относится к Сандре и к руководству организации.

Пришло время завершения проекта (Стадия 5: Завершение)

Проект завершился. Это был огромный успех! Внутренний заказчик доволен, и имеется заметное улучшение в том, как компания поддерживает своих клиентов. Это заняло 8 месяцев совместной работы с некоторыми взлетами и падениями. Каждый участник проекта перейдет в другие проекты в рамках организации, но никто из них не будет в одном и том же проекте. Они будут тосковать по работе друг с другом, но клянутся остаться друзьями и поддерживать связь на личном уровне в надежде вскоре снова работать вместе!

Группа собралась в нью-йоркском офисе, чтобы обсудить проект, включая документирование передовых практик и обсуждение того, что работало эффективно, и что они могли бы улучшить, если бы им выпала возможность сделать это снова. Сандра вывела группу на обед. Они присоединились к спонсору проекта и к некоторым другим руководителям, которые были очень довольны конечным результатом.

Это упрощенное рассмотрение группы, прошедшей через пять стадий развития группы. Надеемся, оно будет полезным для вас.

Помните, что эта группа в любой момент может вернуться к предыдущей стадии. Предположим, что еще один человек присоединяется к группе – группа вернется к стадии формирования, так как они будут учиться работать с новым членом группы: корректировка правил группы, вновь поиск способа работы и обучение группы сплоченной работе в команде. Или предположим, что Мухаммед возвращается к старым методам изолированной работы и не обменивается информацией с группой – это может вызвать возврат группы к штормовой стадии.

Вывод

Важно помнить, что каждая группа – независимо от того, над чем она работает – проходит через эти стадии развития. Задача руководителя группы – помочь группе пройти через эти стадии; довести членов группы до момента, когда они будут работать как можно эффективнее для достижения общей цели.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.