Пять шагов к успешной проектной группе

Поскольку руководители здравоохранения стремятся повысить продуктивность и сократить расходы в динамической среде здравоохранения, они часто берутся за такие проекты, как внедрение технологии, улучшения эксплуатационных характеристик и процессов и планирование объектов. Эти проекты обычно требуют формирования совместных групп, состоящих из руководства и сотрудников больницы, а также руководителей проектов и вспомогательного персонала из организаций-поставщиков и сторонних консультационных фирм. Руководители должны уметь формировать продуктивные проектные группы, сосредоточенные на коммуникации и сотрудничестве для достижения успеха.

Выравнивание стратегий организаций и людей с различным опытом и подготовкой может быть полезным и трудным. Несмотря на возможные препятствия, успеха проекта можно достигнуть за пять простых шагов.

Шаг 1: Создайте правильную группу

Лучшие проектные группы включают заинтересованных лиц на всех уровнях - от руководителей до передовых сотрудников. Эти люди имеют конфиденциальную информацию, крайне важную для успешной работы технических экспертов из сторонних организаций. Включение передовых сотрудников позволяет руководителям участвовать в проекте, в то время как настоящие конечные пользователи, клинические или доклинические, непосредственно способствуют успеху проекта, включая улучшение действий и результатов здравоохранения. Передовые сотрудники также могут помогать в обучении других сотрудников во время реализации проекта.

Корпоративное руководство крайне необходимо для успеха проекта. Кроме выполнения высокоуровневых административных обязанностей, руководящие сотрудники являются источниками морального духа и мотивации. Успех достигается легче, когда руководство подает пример и поддерживает изменения и нормы поведения, ожидаемые от сотрудников.

Кроме того, важно назначить человека в организации, выполняющего функции руководителя проекта и единой точки контакта на протяжении всего проекта. Этот человек является посредником, через которого происходят все коммуникации, что поддерживает структуру коммуникаций. Руководитель проекта участвует в проекте все время его существования и в конечном счете отвечает за все детали и предоставляемые результаты проекта.

Шаг 2: Способствуйте коммуникациям

Своевременная, точная, полезная и надежная коммуникация очень важна для поддержания сплоченности группы и достижения успеха проекта. Стратегии, цели и информация о проекте должны постоянно передаваться на протяжении всех стадий процесса, что позволяет поддерживать одинаковую информированность всех членов группы. Для поддержания качественной коммуникации совместная группа должна разработать и улучшать групповые нормы, способствующие открытому обмену информацией. Нужно принять подход без неожиданностей, чтобы создать основанную на доверии рабочую среду, благоприятствующую успеху проекта.

Плотные графики и несколько проектов могут затруднить регулярную коммуникацию. Чтобы обеспечить своевременную доставку информации, заранее примите меры по устранению возможных препятствий. Руководитель группы должен запланировать периодические личные встречи, чтобы поддерживать постоянный обмен мнениями и обеспечить получение предоставляемых результатов в заданные сроки. Если личные встречи невозможны, нужно проводить конференции по телефону. Кроме того, Интернет позволяет руководителю проекта передавать информацию о состоянии и успехах проекта заинтересованным лицам. Блоги и размещение информации на веб-сайтах организации делают обмен информацией легким и удобным.

Шаг 3: Поддерживайте сотрудничество

Для достижения успеха руководители проектных групп должны подчеркивать важность совместного планирования и постановки целей. Группы, выполняющие планирование совместно, обычно более успешны, так как планы, предоставляемые результаты и цели проекта четко обозначены, и все ожидаемые результаты представлены и поняты. Совместная структура группы формирует среду обучения, в которой эксперты могут обмениваться знаниями и опытом. Вклад и участие отдельных людей способствует заинтересованности и вовлеченности каждой стороны в проект.

Совместная постановка целей позволяет членам группы достигать личных успехов, при этом внося вклад в достижение общих целей проекта. Поставщик, например, может сосредоточиться на расширении сбыта, в то время как организации настроены на общее сокращение расходов в конкретной области. Совместные проектные группы должны разработать план, мотивирующий всех сотрудников на достижение успеха. Например, поставщик может предоставить организации скидку на увеличенный объем покупок. Если в проекте участвуют консультанты, руководство должно повысить им плату в связи с повышением уровня успешности. Согласование мотивации каждого члена группы с общими целями еще больше мотивирует всю группу на достижение успеха.

Шаг 4: Распознайте и преодолейте препятствия

Есть много возможных препятствий, которые могут возникнуть при работе в групповой среде. Но среда здравоохранения особенно сложная из-за ее своеобразной структуры. Руководству проекта может потребоваться налаживать отношения между людьми с различной подготовкой, но объединенных общей целью предоставления услуг пациентам. Отношения между клиническими и неклиническими сотрудниками и руководством могут быть трудно управляемыми даже при наиболее благоприятных обстоятельствах. Часто отделы привыкают работать в изоляции; но успеха можно достигнуть лишь при их совместной работе. Это особенно важно для клинических и неклинических отделов. Младший медицинский персонал, например, должен работать с руководством по финансам и материальным ресурсам, чтобы обеспечить успешное приобретение и внедрение нового оборудования. Открытые линии коммуникации между отделами – это ключевой шаг к преодолению трудности, связанной с разрозненными отделами.

Руководители группы также должны предвидеть трудности, которые могут существовать в рамках масштаба проекта из-за смешанного состава проектной группы. Возможные трудности могут включать:

• Не выполненные цели и предоставляемые результаты
• Недостаток управления временем и планового учета
• Межличностные конфликты
• Разногласия между экспертами-врачами и техническими экспертами
• Политические проблемы

Факторы, вносящие вклад в проблемы проекта, можно преодолеть путем открытого и эффективного обмена информацией о целях и ожиданиях группы.

Шаг 5: Отметьте ваш успех

Члены проектной группы должны быть достойно вознаграждены по завершении проекта. Празднование успеха может быть источником мотивации для группы. Когда достигнуты контрольные точки проекта, об этом нужно сообщать членам проектной группы и заинтересованным лицам. Небольшие награды для членов группы, отличившихся при выполнении своих обязанностей, также должны быть предусмотрены при хорошем выполнении работы. Эти награды могут иметь различную форму - от похвальных грамот до признания заслуг в информационном бюллетене сотрудников организации или на веб-сайте организации.

Хотя трудности неизбежны на всем протяжении выполнения любого проекта, их нередко можно обойти и ими всегда можно управлять. Эффективное руководство и подходящие члены группы помогут вашей организации успешно выполнять проекты.