Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Как вы заставляете членов группы приходить на совещания подготовленными?

Все мы бывали на совещаниях, на которых участников просили прочитать документ, выполнить определенное исследование, или выполнить любую другую домашнюю работу перед совещанием, но очень немногие люди в действительности ее выполняли. Цель назначения предварительной работы - обеспечение подготовленности всех участников, что должно дать в результате быстрое и продуктивное совещание.

Но нередко некоторые участники не выполняют назначенную работу согласно просьбе, что вредит всей группе. Перед тем, как вы будете руководить следующим совещанием, изучите следующие советы относительно назначения предварительной работы.

Рассмотрите следующие советы:

  • Предоставьте группе выбор того, как выполнять подготовку (вне или в рамках совещания). Вы можете сказать: "Все должны просмотреть документ требований перед обсуждением его анализа. Мы можем сделать это всей группой и запланировать совещание на весь день, или каждый может рассмотреть его самостоятельно, и в течение 2-3 часового совещания группы будут обсуждаться изменения. Какой вариант предпочитает группа?" Многие группы выберут более короткое совещание. Этот метод имеет тенденцию работать, так как группе был предоставлен вариант рассмотрения документа во время совещания, и они решили не делать этого.
  • Поручите конкретным членам группы управление определенными частями совещания (это может потребовать от них выполнения предварительной работы). Когда участники знают, что их попросят управлять обсуждением, они с большей вероятностью выполнят свою домашнюю работу. Никто не хочет выглядеть неготовым!
  • Старайтесь сделать предварительную работу краткой и легкой. Чем она сложней, тем меньше вероятность того, что участники ее выполнят.
  • Просите членов группы отправлять вам по электронной почте список вопросов или комментарии относительно предварительной работы за несколько дней до совещания. Это выполняет функцию подтверждения того, что они действительно рассмотрели документ. Если вы не получаете информацию от какого-либо члена группы, как можно скорее свяжитесь с ним по телефону, чтобы попросить его передать информацию.
  • Дайте участникам достаточно времени на выполнение предварительной работы. Если выпросите их просмотреть громоздкий документ за 3 дня до совещания, они могут не сделать этого. В идеале, позвольте группе выбрать установленный срок завершения предварительной работы. Это участие значительно повышает вероятность ее выполнения.
  • Обсудите проблему не подготовившихся участников в ходе совещания путем проведения опроса и содействуйте тому, чтобы группа определила подходы к решению данной проблемы (например, поощрения, "наказания", и т.д.).

Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.