Управление виртуальными проектными группами

"Наши электронные коммуникации могут быть очень быстрыми, но если одна сторона не знает, о чем говорит другая сторона, вы быстро окажетесь в тупике". Закон Брюса

Настали интересные времена для управления проектами разработки систем. В старые времена (в 1980-е), всегда, когда запускался проект разработки, необходимо было формировать проектную группу в централизованном географическом местоположении, чтобы упростить коммуникацию между членами проектной группы. Но сейчас мы живем в эпоху электронных коммуникаций, которые предоставляют большую свободу в плане позволения сотрудникам работать почти где угодно; некоторые – в главном офисе, некоторые - дома, некоторые – сторонние консультанты, некоторые – за границей в Тимбукту. Благодаря таким вещам, как ПО для организации совместной работы, Интернет, сотовые телефоны и т.д., группы разработчиков так же распределены, как и системы, которые они пытаются создать. Если раньше группа разработчиков лично знала всех людей, участвующих в проекте, то сейчас для людей стало обычным делом не иметь возможности сопоставить лицо с именем, будь то UserID или адрес электронной почты.

Хотя электронные коммуникации полезны для мгновенного обмена сообщениями и обмена проектной документацией и файлами, межличностные отношения при этом часто приносятся в жертву, и это является жизненно важной частью любого проекта. В конце концов, если мы ничего не знаем о человеке, мы с меньшей вероятностью будем ему доверять и работать с ним эффективно. Следовательно, руководители проектов и руководители разработки систем просят нас посоветовать, как управлять виртуальными проектными группами. Мы можем дать три совета на данный счет:

1. Установите действующих лиц – для всех членов проектной группы определите инфраструктуру проекта в виде административной подчиненности наряду с именным списком. Такой список должен определять каждого человека по настоящему имени, псевдониму и фото. В нем также должны быть контактные данные (включая действительное местонахождение), обязанности каждого человека и краткий биографический очерк, описывающий каждого человека. Такой очерк способствует пониманию и доверию между участниками проекта.
2. Определите стандартные методы, алгоритмы и инструменты. Так как существует столько интерпретаций разработки системы, сколько существует участников проекта, важно выработать стандартный и единообразный подход, позволяющий получать закономерные и предсказуемые результаты. Это означает, что процессы (фазы работы) нужно определить в виде стандартных предоставляемых результатов и моментов проверки, чтобы подтвердить завершенность, и в процессе разработки следует использовать стандартные методики и инструменты. Такая стандартизация устраняет путаницу и значительно помогает проектной группе в обмене информацией на общем уровне, независимо от того, где они расположены географически.
3. Установите стандартные и текущие циклы отчетности по проекту. Для этого хорошая система управления проектами будет бесценной. Отчеты о состоянии проекта должны предоставляться как минимум еженедельно. Если невозможно лично провести совещание по анализу проекта на рабочем месте, попытайтесь провести совещание в режиме онлайн. В этой связи сетевые чаты и видеоконференции могут быть очень эффективны. Хотя единственная проблема здесь – знание того, действительно ли участники совещания концентрируют свое внимание на нем. Приватный блог проекта или дискуссионная группа также могут быть полезны для отчетности о проблемах и состоянии проекта, а также для составления перечня недоработок и обеспечения информационного центра для решений.