Социальные навыки работы с виртуальными группами, важные для всех проектов

Один из наиболее важных аспектов лидерства в управлении проектами – это эффективное использование коммуникации для облегчения группового процесса. Эффективная коммуникация – это один из ключевых инструментов формирования сплоченных групп, также крайне важный для успешного управления основными заинтересованными лицами.

Вероятность нарушения коммуникаций увеличивается в виртуальной среде. Подумайте о том, что большинство виртуальных проектных групп никогда не встречаются лично. Так как более 50 процентов коммуникаций невербальные, мы теряем значительный объем содержания сообщения, если не можем видеть другую сторону, с которой пытаемся общаться. Можно собрать важную информацию, обращая внимание на жестикуляцию и мимику во время общения.

В значительной степени из-за сокращения штатов корпораций, стратегического привлечения сторонних ресурсов и перераспределения кадров организаций из-за слияний и поглощений виртуальные проектные группы становятся скорее правилом, чем исключением. Когда мы думаем о виртуальной среде работы групп, наши мысли обычно тяготеют к глобально-распределенным проектам. В глобальных средах проектирования навыки управления виртуальными группами абсолютно необходимы руководителю проекта и группе.

Культурное разнообразие некогда было одним из самых больших отличий между традиционной проектной группой и виртуальной проектной группой. Сейчас культурное разнообразие является частью нормального состава группы, что привело к большей степени терпимости среди людей, понимающих, что человек, с которым они имеют дело, может знать или не знать их культурные нормы. Следовательно, стали возникать куда более серьезные проблемы, так как сейчас они вышли за рамки израсходованного предела терпимости. Даже если группа не разбросана географически, вполне вероятно, что она будет состоять из членов группы, представляющих множество культур и происхождений. Различающиеся происхождения и опыт – это большое преимущество, которое разнородные группы имеют перед другими группами, так как разнообразие ведет к разнообразию мыслей и творческой деятельности. Это также является трудностью для руководителя проекта. Трудность заключается в том, что каждого члена группы нужно выслушивать, уважать и серьезно рассматривать его предложения.

Навыки работы с виртуальными группами становятся крайне важными для управления проектами, даже если проектная группа располагается в пределах одного и того же географического региона или даже если группа располагается по соседству. Мы участвовали в нескольких проектах в больших организациях, где большая часть проектной группы размещалась в одном здании, а оставшаяся часть – на расстоянии одного или двух зданий. Это отсутствие непосредственной близости может привести к тому, что члены группы будут чувствовать себя изолированными и неправильно понятыми, что приведет к значительным проблемам для руководителя проекта. Когда члены группы осознают, что их не принимают во внимание, они склонны прекращать обмениваться данными, и информация часто становится закрытой для доступа.

Признание особенностей личности и выделение времени на рассмотрение всех точек зрения - это основной принцип формирования конструктивного сотрудничества и доверия. Доверие, которое члены группы испытывают к своему руководителю и друг к другу, крайне важно для эффективной работы проектной группы. Доверие – это один из элементов, побуждающий к действию и вдохновляющий каждого члена группы. Чем дольше данный цикл повторяется, тем более сплоченной становится группа.

Когда речь идет о формировании доверия, рассмотрение расположенной по соседству группы как виртуальной группы может быть очень эффективным способом ускорения процесса. Удаленные члены группы обычно не встречаются лично, что важно для формирования взаимопонимания, понимания особенностей личности и улучшения взаимоотношений. Чтобы преодолеть этот барьер, удаленные группы должны проявить уважение и научиться удерживаться от  вынесения предположений или необдуманных выводов. Группы с мультикультурным составом более склонны делать необдуманные предположения. Виртуальные группы способны более легко преодолеть этот барьер, так как они, по сути, еще больше осознают данную динамику при участии в групповых обсуждениях. Сколькими проектами вы руководили или были их участниками, в которых данный способ использовался более эффективно?

Все предыдущие обсуждаемые вопросы были трудностями, над преодолением которых виртуальная группа должна работать, а расположенные по соседству группы принимают их как само собой разумеющееся, хотя они сталкиваются со многими из тех же трудностей. Хотя существует ряд особых преимуществ, связанных с данными трудностями, которые виртуальная группа имеет перед связанной группой.

Во-первых, в дополнение к содержанию передаваемого сообщения, жестикуляция и выражение лица человека также помогают сообщать социальное положение, особенности характера и положение в иерархии организации. Эти признаки с меньшей вероятностью влияют на виртуальные группы. Это означает, что виртуальные группы могут быть менее напуганными, когда дело доходит до обсуждения того, что у них на уме, или постановки под сомнение идеи, выдвинутой высокопоставленным человеком в организации. Здесь важно то, что обычные иерархии, формальные и неформальные, менее выражены в виртуальной среде. Если руководитель проекта правильно этим управляет, то "менее выраженная" иерархия теоретически может превратить каждое взаимодействие в синергетический мозговой штурм. Это может принести немалую пользу каждой группе.

Другое преимущество виртуальных групп заключается в том, что члены группы с меньшей вероятностью будут оцениваться на основе пола, расы, религии, национального происхождения, класса или возраста. Несмотря на то, что нам не хочется в это верить, но  в данном случае, люди все еще судят сначала по внешности, а затем по содержанию. В основном так происходит из-за прошлого опыта, нашего детства и других внутренних убеждений. Наличие возможности устранить данный субъективный фильтр – это очень значительное преимущество и одно из тех, от которого мы все можем выиграть, если мы потратим время на его активное устранение, то есть поймем, что мы на работе, и уменьшить его влияние.