Как стать руководителем проекта

Какой бы ни была область специализации вашей организации, важно понимать это различие.

• Специалисты используют свои навыки и опыт для создания профильных продуктов (предоставляемых результатов). Эти продукты могут быть чем угодно из аппаратного обеспечения, программного обеспечения, дорог, документов, предоставления услуг, авиации, зданий, плотницких работ, и правил управления кадровыми ресурсами… Список бесконечен.
• В то же время руководителям проектов, наряду с умением решать проблемы, необходимы общие управленческие навыки. Руководители проектов должны планировать и управлять работой, а не делать ее!

1. Будьте лидером и руководителем

Лидеры сообщают общие перспективы (некоторого будущего состояния); они добиваются согласия и устанавливают направление вперед. Они мотивируют других. Руководители стремятся к получению результатов и сосредоточиваются на выполнении работы относительно согласованных требований. Хороший руководитель проекта будет постоянно переключаться от лидера к руководителю, как того требуют ситуации.

2. Будьте формирователем и руководителем группы

Так как проекты нередко многофункциональны, они используют людей, которые могли не работать до этого вместе. Руководитель проекта должен задавать тон группе и вести ее через различные фазы развития до того момента, когда члены группы будут работать как одна команда. Нередко люди из группы имеют своих непосредственных начальников, и руководитель проекта не имеет подразумеваемых полномочий – однако он должен мотивировать человека. Это особенно верно в матричной организации.

3. Будьте решателем проблем

Это навык, который можно освоить: это всего лишь требует проведения небольшой "сыскной" работы заранее! Сначала нужно определить возможные причины, приведшие к появлению проблемного симптома. Причины могут происходить из множества источников, в числе которых:

• Межличностные проблемы
• Внутренние источники
• Внешние источники
• Технические источники
• Административные источники
• Коммуникация
• Мнения или восприятия

и так далее. Следующий шаг после выявления основных причин – анализ возможных вариантов и альтернатив, и определение лучшего метода действий, которые следует предпринять. Тщательно согласуйте, что в данном случае означает «лучший» на самом деле!

4. Будьте переговорщиком и источником влияния

Переговоры – это работа вместе с другими людьми с целью прийти к совместному соглашению. Это не обязательно должно быть силовое противоборство глаза в глаза, о котором вы могли подумать! Например, необходимость убедить одного из группы работать допоздна, чтобы успеть закончить работу к предельному сроку, в то время как он хотел бы пойти на бейсбол. Для этого вы должны иметь определенные навыки влияния. Влияние – это способность заставить события произойти, убеждая другого человека, что ваш метод – это лучший метод, даже если это его не устраивает. Сила влияния – это способность заставлять людей выполнять вещи, которые они не стали бы делать в противном случае.

5. Будьте отличным коммуникатором

Быть коммуникатором, означает понимать то, что это улица с двусторонним движением. Информация поступает в проект, и информация выходит из проекта. В общем, все коммуникации в вашем проекте должны быть четкими и исчерпывающими. Как руководитель проекта, вы должны иметь дело с письменными и устными коммуникациями. Некоторые примеры - документы, совещания, обзоры, отчеты и оценки. Хорошее мнемоническое правило - "кому нужна эта информация, кто собирает и передает ее, когда или как часто она им нужна, и в какой форме я дам ее им".

6. Будьте хорошим организатором

Давайте обдумаем аспекты, которые вам придется организовывать: систематизация проекта, включая всю документацию, контракты, электронные письма, записки, обзоры, совещания, профильные документы, требования и спецификации, отчеты, изменения, проблемы, риски и т.д. Практически невозможно поддерживать организованность, не имея навыков управления временем, так что добавьте их в ваш список!

7. Будьте компетентным и последовательным планировщиком

Навык планирования нельзя недооценить, и это же относится к навыку оценки! Имеются известные илогичные этапы создания планов. Как руководитель проекта, вы непременно будете обладать планом проекта, но могут быть и другие планы, зависящие от проекта. Например, планы стадий, планы исключений, групповые планы, планы передачи контроля, планы реализации выгод, и т.д. Не беспокойтесь, если вы не слышали о некоторых из этих планов, так как они могут и не понадобиться, просто осознавайте, что планирование должно стать вашей второй натурой. Здесь нужно отметить два аспекта:

1. Планы – это всегда документы. Не впадайте в заблуждение, что, например, диаграмма Ганта является планом – это только лишь календарный график.
2. Успешные проекты выполняются успешными группами. Всегда используйте помощь группы при создании плана, если только нет веской причины не делать этого, такой как коммерческая тайна или условия контракта.

8. Создавайте бюджеты и управляйте ими

В основе всего этого лежит навык оценки, особенно оценки расходов. Почти всегда руководителю проекта необходимы определенные знания финансовых методов и систем вместе с принципами бухгалтерского учёта.

Частью плана проекта будет нечто под названием план расходов. Он будет показывать запланированные расходы по отношению к временной шкале. Руководитель проекта будет участвовать в закупках, назначении цен, согласовании счетов, табелей учёта рабочего времени, расходов на зарплату, и т.д. Затем руководитель проекта должен установить, что на самом деле произошло по сравнению с тем, что было запланировано, и предсказать ожидаемую конечную стоимость. Обычно помогают инструменты учета и управления проектами, но помните правило "мусор на входе - мусор на выходе"!

Были кратко рассмотрены основные сферы. Если вы новичок в управлении проектами, то пусть все написанное здесь не сбивает вас с толку. Существуют широко распространенные методологии, инструменты, руководящие принципы и процедуры, которые помогут вам в развитии важных навыков управления проектами.