Что такое график выполнения работ и сетевой график (диаграммы Gantt и Pert)

График выполнения работ и сетевой график являются очень полезными инструментами визуализации и сообщения информации о проекте, но они также обладают некоторыми ограничениями. В дополнение, та легкость, с которой они могут быть созданы, используя все доступные программные пакеты, делает их уязвимыми и подверженными неправильному толкованию.

Декомпозиция проекта

Часть проблемы заключается в том, что нет четкого понимания того, как стоит разбивать проект на части с самого начала. А использование приложений по составлению диаграмм Ганта для этого не является лучшим вариантом принимаемых действий.

Стандартным методом разбиения проекта является использование структуры декомпозиции работ (WBS). Она концентрируется на анализе масштаба проекта соответственно результатам и конечным продуктам. Данный метод разбиения работы не обязательно подразумевает какие-либо зависимости (логические) или последовательность действий, а потому диаграмма Ганта, или сетевой график не являются подходящими инструментами для этого.

Методологии управления проектами, такие как PRINCE2, также ищут способ анализа проекта относительно его результатов, продукта, хотя в определении этапов вовлечено нечто большее, чем просто последовательность. В частности, существует процесс одобрения каждого этапа подписью до того, как проект может продолжать переход к другому этапу.

Использование диаграмм

После  определения  структуры декомпозиции у вас должен быть список задач. Их необходимо завершить для того, чтобы получить планируемые результаты. Данные задачи имеют параметры зависимости и длительности, а потому их можно распланировать. Вот тут вам и пригодится программное обеспечение по составлению сетевой диаграммы. Вы можете сконцентрироваться на логике отношений между задачами, при этом ПО должно выполнить все планирование за вас, включая подсчет критического пути.

Как только логика была определена и график был подсчитан, результат может быть отображен в диаграмме Ганта. Вам лучше отображать зависимости (ссылки) на данной диаграмме, особенно в том случае, если у вас огромное число задач и сложных связей между ними. Также вам может пригодиться дополнительная диаграмма Ганта для различных уровней структуры декомпозиции работ или этапов/продуктов, поскольку они будут иметь определенный набор задач, связанных с их выполнением. Общие диаграммы Ганта, демонстрирующие верхние уровни структуры, также могут быть полезны.

Обновление прогресса

Диаграммы нужно рассматривать как снимки текущей ситуации в проекте: они должны быть динамичными и изменяться по мере изменения обстоятельств, в частности по ходу выполнения задач.

Мы видели несколько случаев, где руководитель создает красивую диаграмму Ганта, демонстрирующую выполнение проекта в срок, с соответствующе оформленными  отношениями между ними, отсылает все это вовлеченным людям – а они все так и оставляют. Когда их спрашивают о том, как продвигается проект, они говорят, что все идет по плану. Но они не уделяют внимания обновлению диаграммы, в соответствии с внесенными изменениями и прогрессом проекта.

Если некоторые задачи необходимо выполнять дольше, чем было запланировано, то как же они будут умещаться в график, а также какой эффект это будет иметь на оставшуюся часть плана? Вам необходимо все пересмотреть, а план проекта переоформить.

А что случится, если какие-то задачи будут выполняться быстрее, чем запланировано? Эффект относительно ресурсов не будет заметен при одном взгляде на диаграммы – вам будут необходимы другие инструменты, такие как гистограммы ресурсов, которые определяют пики и низшие точки использования ресурсов.

Вывод

Диаграммы и графики являются всего лишь инструментами в помощь руководителю при управлении  - они не предоставят вам ответов, а вы должны в свою очередь держать их в курсе дел.