Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Создание структуры декомпозиции работ с помощью Microsoft Project

Структура декомпозиции работ (WBS) является иерархической декомпозицией целей проекта на ориентированные на результат задачи, выполняемые проектной группой для достижения общих целей проекта. WBS образует основу всей деятельности по планированию проекта. WBS делит объем проектных работ на более мелкие, управляемые пакеты работ для сохранения лучшего контроля над операциями проекта.

По мере движения от верхних уровней WBS к нижним уровням определение проектных работ становится более подробным, причем верхние уровни обозначают основные этапы проекта. Нужно помнить, что WBS изображает 100% всех работ, определенных в масштабе проекта. Все, не включенное в WBS, считается не входящим в масштаб проекта.

Назначение WBS

WBS соответствует следующим требованиям проекта:
•    Определение масштаба проекта в категориях предоставляемых результатов и компонентов.
•    Предоставление каркаса, на котором основаны отчеты о статусе и прогрессе проекта.
•    Упрощение обмена информацией о масштабе проекта, графике, риске, производительности, стоимости и т.д. с заинтересованными лицами на протяжении всего жизненного цикла проекта.
•    Предоставление входных данных для других процессов управления проектом, таких как оценка, составление графика, оценка риска и т.д.

При создании WBS важно убедиться, что формат WBS стандартизирован во всем портфеле проектов. Это гарантирует возможность легкого извлечения данных из конкретного проекта и формирование архива данных о проектах на будущее в течение некоторого времени.

Компоненты структуры декомпозиции работ

Существенные компоненты WBS перечислены ниже:
•    Уровни WBS: Вся работа, выполняемая в проекте, группируется в иерархические уровни, причем верхние уровни изображают основные результаты проекта, а нижние уровни изображают мелкие операции, выполнить которые нужно для достижения результата. Число и сложность уровней WBS зависят от размера и особенностей проекта.
•    Словарь WBS: Словарь WBS является важной частью WBS и более подробно описывает каждый элемент WBS. Он дает подробные сведения о выполняемой работе, операциях и контрольных точках, оценках стоимости, требуемых ресурсах, и информацию о договоре для каждого элемента WBS. Основная цель словаря WBS – устранить любую неясность относительно содержания работ.
•    Кодовые числа WBS: Кодовое число WBS является уникальным идентификатором для каждого элемента WBS и должно легко расширяться, чтобы вместить любые последующие изменения WBS.
•    Формат наглядного представления: WBS может быть представлена разными способами, в зависимости от удобства использования для проектной группы и организации. Типовые форматы для представления структуры WBS следующие:
o   Структурное представление: В данном формате WBS изображается с помощью разных уровней отступов, с сопутствующим кодовым числом WBS для каждого элемента.
o   Табличное представление: В данном формате иерархическая структура WBS изображается с помощью столбцов таблицы.
o   Древовидная структура: В данном формате WBS изображается с помощью древовидной структуры, в которой каждый дочерний элемент линией соединен с родительским элементом. Родитель изображает более высокий уровень, разбиваемый на дочерний элемент.
•   Элемент WBS: Каждый компонент WBS и его свойства образуют элемент WBS.
•   Пакет работ: Компонент WBS самого низкого уровня для каждой ветви WBS называется пакетом работ. Пакет работ также включает в себя операции графика и контрольные точки, которые надлежит достигать для выполнения результата пакета работ. Одной из главных проблем, c которой руководители проектов встречаются при создании WBS, является выбор правильного размера для пакета работ. Слишком большой пакет работ означает слабый контроль над операциями. Аналогично, управление слишком маленьким пакетом работ требует много сил. Правило 8/80, часто соблюдаемое руководителями проектов, гласит, что размер пакета работ должен быть не менее 1 часа и не более 80 часов.

Создание WBS в MS Project с помощью нисходящего метода

WBS может быть создана с помощью множества инструментов и методов. Одним из распространенных методов создания WBS является нисходящий метод. Шаги, выполняемые при нисходящем подходе, перечислены ниже:
1.    Определить конечную цель проекта. Это требует детального анализа документа масштаба проекта. В MS Project ввести с клавиатуры имя конечной цели в поле «Имя задачи».
2.    Оценить конечные результаты, которые должны быть созданы для достижения целей, определенных на шаге 1. Ввести список конечных результатов в поле «Имя задачи». Сместить вправо все субрезультаты при помощи клавиши с направленной вперед стрелкой в MS Project. Теперь вы имеете конечный результат, состоящий из субрезультатов в MS Project.
3.    Разбить конечные результаты на операции и продолжать это действие, пока не достигнут уровень (пакет работ), где вы можете контролировать и отслеживать отдельные задачи. Внимательно следить, чтобы каждый пакет работ содержал только один результат. В MS Project для каждого субрезультата ввести список операций. Повторять этот процесс, пока не достигнут уровень пакета работ. Обязательно продолжать смещать вправо каждый уровень. Смещение вправо создает связи между результатами и составляющими их субрезультатами. MS Project автоматически создает коды WBS в поле структурного номера, основанного на общей структуре каждой задачи/операции. Эти структурные номера меняются при перемещении задачи на другой уровень или место.
4.    Переоценить всю WBS после основательного мозгового штурма вместе с проектной группой и ключевыми заинтересованными лицами. Целью должно быть достижение согласия насчет осуществимости успешного планирования проекта, что в свою очередь гарантирует успех вашему проекту.

Нисходящий метод создания WBS обычно применяется, когда руководитель проекта и проектная группа имеют недостаточный опыт в создании WBS, или когда требования к проекту не полностью поняты. Данный метод позволяет руководителю проекта и группе постепенно дополнять WBS после нескольких совещаний и мозговых штурмов.

Встраивание WBS в график проекта

WBS образует основу для ряда действий по управлению проектами. Она дает ценные данные для оценки стоимости, составления графика и оценки прогресса проекта.

Чтобы встроить WBS в график проекта с помощью MS Project, нужно добавить дополнительную информацию в ранее созданную вами древовидную структуру WBS с отступами. Важная информация, которую надо добавить, включает в себя:
•    Длительность: Полное время, требуемое на выполнение каждой задачи, должно быть указано в WBS.
•   Зависимости задач: Указывается связь между задачами. Можно установить зависимость с помощью анализа сетевой диаграммы, построенной на этапе составления графика.
•    Ограничения: Нужно задать ограничения (если они есть) для каждой задачи. Ограничения также устанавливаются на этапе анализа графика.
•    Дата начала задачи и дата завершения задачи: При задании длительности для каждой задачи MS Project автоматически вычисляет даты начала и завершения задачи.
•    Имена ресурсов: Вы можете задать ресурсы путем нажатия на кнопку «Назначить ресурсы».

При встраивании WBS в план проекта необходимо добавить словарь WBS. Словарь WBS помогает объединить другие процессы управления проектом с масштабом проекта и является полезным инструментом для прояснения точных требований к проекту в категориях объема работ, стоимости, контрольных точек и т.д.

Четко определенная WBS может оказать решающее влияние на успешность проекта. Она является главным объединяющим фактором между разными процессами управления проектом и считается основой проекта.

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.