Упрощение структуры декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ – ориентированная на результаты иерархическая декомпозиция работы, которую должна будет выполнить проектная группа. Это древовидная схема, в которой проект разбивается на результаты и субрезультаты, требуемые для достижения целей проекта. Она походит на организационную структуру компании или генеалогическое древо.

"Не поможете ли вы мне распечатать эту структуру декомпозиции работ? Она не войдет на одну страницу, а у меня совещание по состоянию проекта со спонсором проекта через несколько минут!" - подошел и попросил меня коллега. "Это график проекта в форме иерархической структуры", - ответил я, увидев его рисунок на экране. Он перечислил все предоставляемые результаты проекта, затем разделил каждый из них на соответствующие задачи. Структура декомпозиции работ (WBS) не предназначена для этого. Надо ли спонсору проекта или клиенту знать, как вы собираетесь выполнять каждый результат? Действительно ли вам нужно представлять множество предоставляемых результатов или задач, чтобы заставить спонсора согласиться с вашим масштабом проекта? Конечно, нет.

Данный инструмент управления проектами определяет масштаб проекта, и он должен быть простым, чтобы получить намеченные выгоды. Он показывает границы масштаба проекта. Если он хорошо структурирован и содержит лишь предоставляемые результаты проекта, клиент или спонсор может легко его утвердить. Он гарантирует отсутствие траты сил на ненужные или не входящие в масштаб результаты, то есть, если перечислены лишние компоненты, потребуются дополнительные ресурсы, время и деньги. Также он используется для информирования об изменениях масштаба, тем самым предотвращая расползание масштаба. Чем сложнее структура декомпозиции работ, тем меньше шансов достичь указанных целей.

Назначение данного инструмента отличает его от графика проекта. Структура декомпозиции работ не содержит операции; она лишь перечисляет предоставляемые результаты вплоть до уровня пакета работ, тогда как график проекта перечисляет все задачи, требуемые для выполнения предоставляемых результатов.

С другой стороны, иерархическая декомпозиция работ изображает жизненный цикл, с помощью которого проект развивается от начала до завершения. В проекте разработки ПО, например,  жизненный цикл проекта может состоять из следующих основных этапов:
•    1.1 Анализ
•    1.2 Проектирование
•    1.3 Изготовление
•    1.4 Тестирование
•    1.5 Внедрение

Каждый  из этапов можно разбить на его основные результаты. Например, этап анализа можно разбить на глоссарий и технические требования. Каждый результат затем разбивается на субрезультаты, и так далее. Этап анализа может быть разбит в соответствии со следующей структурой:
•    1.1 Анализ
•    1.1.1 Глоссарий
•    1.1.2 Технические требования
•    1.1.2.1 Варианты использования
•    1.1.2.2 Дополнительные спецификации
•    1.1.2.3 Требования к отчётности

Процесс разбиения должен останавливаться при достижении минимального управляемого компонента проектных работ, называемого пакетом работ. Пакет работ является компонентом самого низкого уровня, стоимость и сроки которого можно достоверно оценить. Например, субрезультат «требования к отчетности» может быть поделен на два пакета работ: «финансовые отчеты» и «оперативные отчеты», каждый из которых может быть оценен в категориях стоимости и сроков, требуемых для завершения их разработки.

Необходимо отметить, что предоставляемые результаты управления проектами являются частью проектных работ, поэтому они тоже должны быть перечислены в структуре. Один из способов включения этих результатов является создание отдельного этапа под названием «управление проектами» и разбиение его на компоненты. Примерами результатов, которые могут быть перечислены в данной фазе, являются план управления проектом, план рисков, формулировка масштаба и график проекта.

Несмотря на то, что структура декомпозиции работ постепенно дополняется, т.е. строится пошагово по мере развития проекта, руководитель проекта должен убедиться, что она полная. Завершенность достигается, когда 100% согласованного масштаба покрыто. Можно проверить завершенность снизу вверх; то есть субрезультаты образуют 100% их родительского результата, результаты образуют 100% их родительского этапа, а фазы составляют 100% масштаба проекта.

Только после завершения и одобрения процесса разбиения создается график проекта. Для каждого пакета работ члены проектной группы перечисляют задачи, требуемые для выполнения пакета. Затем сроки, зависимости, ресурсы и стоимость назначаются для каждой задачи. Когда все детали были оценены, утверждается график проекта и устанавливается базовый график.

В заключение, структура декомпозиции работ является незаменимым инструментом для установки масштаба проекта. Она формирует соглашение между вами и вашим клиентом о том, что входит и что не входит в ваш конечный результат. Но для эффективности она должна быть простой, и, более того, не должна приниматься за график проекта, играющий иную роль в вашем плане управления проектом.